Что делать если нет закрывающих документов

Содержание

Что входит в закрывающие документы от контрагента

Что делать если нет закрывающих документов

В бухгалтерии одним из наиболее важных типов документации выступают закрывающие документы, которые должны предоставлять контрагенты при совершении любой сделки. В этой статье будет рассмотрено, что же собой представляют закрывающие документы, а также как и когда их надлежит получать.

Закрывающая документация представляет собой специальные бумаги, которые подтверждают акт осуществления сделки обоими сторонами по факту выполнения деловыми партнерами предмета этой сделки. Такая документация в обязательном порядке ведется бухгалтерией и регистрируется.

Поэтому, при проведении абсолютно любой сделки, следует уделять особое внимание не только предоставлению такого рода документации, но и правильности ее оформления.

В данном случае можно проверять не столь внимательно только банковские выписки, квитанции и платежки, хотя их наличие тоже должно быть обязательным.

Чтобы избежать в будущем недоразумений или неприятных ситуаций с контрагентами, необходимо заранее в контракте прописывать все особенности и нюансы по проводимым процедурам. Там рекомендуется указать весь перечень документов, необходимых для того, чтобы закрыть сделку по факту выполнения партнерами своих обязательств.

Каждая организация требует от бухгалтерии строгого учета и отслеживания всех проводимых процедур, а также наличия соответствующих бумаг.

Любая операция, связанная с денежными переводами, должна быть задокументирована и взята на бухгалтерский учет. Наличие соответствующих бумаг подтверждает факт поступления денег на счет фирмы.

При этом организация-контрагент обязана закрывать процедуру перевода денежных средств аналогичными документами.

Наличие закрывающих документов необходимо для того, чтобы у бухгалтера были на руках подтверждение того, что с юридической стороны сделка завершена, а также оплачена. Именно физическим (письменным) подтверждением этого факта и является подобного рода документация.

Поскольку сделки носят самых разнообразный характер, то и документы их закрывающие могут быть самыми различными. Чаще всего в стандартный список закрывающих бумаг к выставленному счету входят:

  • акт, свидетельствующий о факте оказания или выполнения определенных видов работ или услуг;
  • счет-фактура;
  • товарная или товарно-транспортная накладная. Она необходима только в определенных ситуациях. К таковым, например, относятся перевозка или доставка определенных товаров.

При заключении сделок на поставку различных товаров, контрагент должен передавать накладную. Она в обязательном порядке должна содержать в себе следующие реквизиты:

  1. наименование документа и дата его выдачи;
  2. перечень и описание передаваемого товара;
  3. единица измерений и количество товара (приводятся в денежном и натуральном эквивалентах);
  4. наименование поставщика;
  5. подпись лица, ответственно за доставку. Также должны быть указаны его инициалы и должность.

В законодательстве не прописана обязательная форма для оформления накладной. Поэтому любая организация может разработать для себя свой собственный бланк. Но все вышеуказанные реквизиты должны отображаться в нем.

В случае, если предметом сделки выступали определенные виды работ и услуг, тогда контрагент должен предоставить акт. При оказании услуг появляются определенные нюансы. Они заключаются в том, что закрывающие бумаги на обслуживание, не включенные в обязательные условия в заключенном договоре, могут не предоставляться в оригинале.

Тогда в бухгалтерские регистры допускается подшивание копий актов. Такая ситуация возможна при заключении договоров оферты или аренды.Акт, как закрывающая документация, подтверждает не только факт совершения сделки, но и отсутствие претензий у заказчика. Посредством акта можно включать расходы по совершенным сделкам в налоговые декларации.

Акт выдается в двух экземплярах и хранится у обоих участников сделки.

Форма акта не стандартизирована, но в ней должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • его нумерация;
  • наименование заказчика и исполнителя;
  • перечень проведенных действий;
  • указание стоимостных и натуральных показателей;
  • подпись всех участников сделки с указанием инициалов и должностей.

Также по завершению сделки контрагенты могут передавать первичные документы. При этом любая сделка всегда должна подтверждаться счетом-фактурой и соответствующим актом.

Когда должны передаваться закрывающие документы

Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке.

Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале.

В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:

  1. задержка бумаг поставщиком;
  2. задержка покупателем первичной документации;
  3. недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.

Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:

  • из рук в руки;
  • по электронной почте;
  • по обычной почте.

Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.

Как получить

О вариантах получения подобного рода бумаг немного говорилось в предыдущем пункте. Здесь мы детально рассмотрим условия получения, и кто может передавать подобную документацию.

Предоставлять подобного рода документацию могут только юридические лица и частные предприниматели, которые оплатили счет посредством наличных средств прямо в офисе. Также частный предприниматель может осуществить оплату безналичным переводом.

Закрывающая документация получается на руки в следующем месяце (в начале или до 15 числа) после поступления оплаты.

Датировка на бумагах должна стоять последним числом месяца, в котором осуществлялась оплата.

Закрывающая документация является обязательной для бухгалтерской регистрации и учета. Она должна соответствовать установленным правилам оформления и не содержать ошибок. В противном случае у предприятия могут возникнуть проблемы с налоговой службой. Поэтому к ее оформлению следует подходить ответственно.

«Как оформить закрывающие документы с помощью интернета»

инструкция о том, как выписать счет и получить закрывающие документы в системе Директ Менеджер.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. – Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.nalog.ru/

Источник: http://dokymenta.ru/biznes/chto-vhodit-v-zakryvayushhie-dokumenty-ot-kontragenta-2283/

Что делать если нет закрывающих документов – Бухгалтерия

Что делать если нет закрывающих документов

Июнь 25, 2010

zar_me02:49 pm — Получение закрывающих документов после оказания услугиПриветствую! Прошу вас о помощи с следующей ситуацией:В феврале-апреле 2010 г. ООО (сеть торговых точек) оказало услугу по размещению рекламных материалов, срок акции указан в приложении, последний день оказания услуги — 15 апреля. Из-за задержек со стороны подрядчика (потери документов, смена менеджера, исправление ошибок в документах) договор подписывали задним числом в мае, датирован февралем, на следующий день после подписания оплатили счет. Подрядчик отказался предоставлять закрывающие документы по проекту до оплаты счета. При этом в апреле он был предупрежден о том, что акт и счет-фактура нужны от 15.04. В итоге в мае (после оплаты счета) подрядчик отказался предоставлять счет от апреля, объяснив это тем, что по внутреннему регламенту компании «апрель» уже закрыт в бухгалтерии.Закрывающие так и не были подписаны.Наш бухгалтер требует закрывающие от апреля, ссылаясь на статью 168 части 2 Налогового кодекса РФ, которая гласит следующее: «При реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав». Юрист сказал,что закон не предусматривает наказание за несоблюдение данного пункта. Закрывающиеся за апрель критичны((Можем ли мы вообще каким-то образом повлиять на подрядчика и получить необходимые нам документы?Надеюсь на вашу помощь!Заранее спасибо)
From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 03:20 pm
(Link)

«уменьшающие налогооблагаемую базу» — из-за расходов на рекламу? (прошу прощения, я профан в налогах) Мы — рекламное агентство.
Спасибо в любом случае за совет!

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 03:50 pm
(Link)

Забейте и делайте документы маем. Последний день акции, последним днем. А подрядчик Вам ТАК документы выставил. ТАК договорились расчитатся. Подрядчик Вам подарил услугу в апреле. Расчёты вы провели в мае.

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 04:04 pm
(Link)

У нас зеркальные документы с клиентом, для которого осуществлялась акция. Ему выставили акты апрелем. Подрядчик был предупрежден об этом и о том, что нужно выставить апрелем, обещал сделать как положено.

Клиент теперь требует предоставить акт.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 04:07 pm
(Link)

а) апрель еще можно переиграть ( я сама бухгалтер)Если только это не бюджетный контракт. б) ни кто не может помешать вашему подрядчику подаривать вам услуги. НДС считают за квартал. Налог на прибыль тоже.(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 04:20 pm
(Link)

Не бюджетный.Они «вредничают», ссылаясь на «европейскую» систему работы, т.к. кто-то там в верхушке этого ООО находится в Европе. Поясните. пожалуйста, относительно «подаривать».

Квартал, как я понимаю, заканчивается через 3 рабочих дня? Если мы не успеем решить вопрос за них, то ничего не исправить? Т.е. им может быть выгодно тянуть время?

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 04:44 pm
(Link)

Квартал по НДС закрывается» до 20 июля. По Прибыли до 28 июля. Если под вашим клиентом не бюджет, всё можно переиграть. Бухгалтера поматерятся:), но переиграть можно. Акт более поздней датой с состороны вашей фирмы подписан? Если нет, грозите не исполнением договора .

Акт это ЮРИДИЧЕСКОЕ подтверждение выполненных работ, и тем что вы отзовете деньги, так как работы не выполнены. Кстати, с кем вы общаетеся? Если с рядовым менеджером, то тот может просто не ХОТЕТЬ идити в бухгалтерию и что-то исправлять.Я вот не давно развлекалась общаясь с Нестле. Мы им за воду задолжали.

Так вот на просьбы прислать реквизиты менеджеры не реагировали.

Только когда я спустила всех собак на девочку из коллекторского агентства:)) тогда мы получили реквиты для оплаты долга.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 05:15 pm
(Link)

Нет, акт не подписан, его даже не высылали нам, кроме того, наши возражения зафиксированы в эл. почте в тот же день, когда нам сообщили о дате акта. Общалась со всеми возможными должностными лицами, кроме фин.директора. В данный момент подбираю аргументы, готовясь к встрече с ним.Менеджеры как раз и накосячили — от и до.

Уходили в отпуска, не отвечали на письма, звонки, допускали ошибки в документах и проигнорировали прямую просьбу заранее предупредить бухов, что акт нужно выставить текущим месяцем. По историям: мне так одна нехорошая кампания 4 месяца отказывалась переделывать акт. Дошла до и.о. генерального — все в отказ, мол, нам не страшно.

Вроде как они не белые совсем. А вчера набрала младшенькой из бухов, а та: «У нас сервер как раз полетел, документы стерлись, мне так лень перепечатывать их вручную с бумаги! Вот если бы Вы мне скинули по почте договора с приложениями, я бы вам в обход начальства подмахнула акт от нужного числа».

Что и было сделано)(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 05:35 pm
(Link)

А потом придет налоговая и организует встречную проверку.И ваш гл. бух получит массу удовольствия.Фин. директору так и говорите, акт не подписан, подтверждения выполненных работ нет.

Отзываем деньги.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 05:39 pm
(Link)

Встречная проверка — это касательно второго абзаца? Там как раз все нормально провели, акт верен для обеих сторон, другого варианта не имелось.

Ок, поняла, спасибо!

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 05:16 pm
(Link)

Одно дело — оплата, с ней проблем нет. Другое дело акт о принятии работ.По статье, на которую дана ссылка, он выставляется в течение 5 дней со дня оказания услуги.

Т.е. даже если счет не оплачен, акт должен быть выставлен, пусть и с указанием о долге по выплате.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 05:37 pm
(Link)

а на 4ый день вы нашли недоделки и 2 месяца их устраняли:))) акт
выставили после устранения.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

zar_me
Июнь 25, 2010 05:41 pm
(Link)

Разве это не должно быть где-то зафиксировано? Я о недоделках.
Как же все сложно-то! И как Вы с этим работаете постоянно?

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

osa_mayor
Июнь 25, 2010 06:12 pm
(Link)

А у меня гл. бух хорошая девушка. Она отделы постоянно дергает за чувствительные места. А на будующее. В критических случаях делайте сами акты, номер и дату в крайнем случае от руки впишите и приезжайте сами подписывать к подрядчику.

Вы, кстати, имеете полное право сделать акт сами.

(Ответить) (Parent) (Thread)

From:

Date:

kraiukhin
Июнь 25, 2010 04:43 pm
(Link)

Надо смотреть договор.Если в договоре не предусмотрена предоплата, то направить официальное письмо с просьбой сообщить — оказали ли они предусмотренные договором услуги. Указать, что вы готовы составить акт приемки услуг и оплатить на основании выставленного счета.

Ну, а если в договоре предусмотрена предоплата — на будущее читать документы.

Источник:

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг :

При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.

Закрывающие документы — это бумаги, в которых обеими сторонами подтверждается факт завершенности сделки в части выполнения партнерами самого предмета договора.

Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.

Для чего нужны закрывающие документы

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним. Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их. И наоборот, фирма-контрагент такими же документами закрывает у себя операцию по приходу средств и подтверждает, за что именно ей заплатили эту сумму.

Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.

Подтверждение выполнения договора поставки

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Обязательные реквизиты накладной

При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:

  • название и дата документа;
  • наименование поставщика;
  • описание передаваемых ценностей;
  • количество и единица измерения (в натуральном и денежном эквивалентах);
  • подпись ответственного лица, с указанием его должности и инициалов.

Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.

Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до 2013 года.

Пример

Для образца можно рассмотреть такую накладную:

НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.

Отправитель: ООО «Чип».

Получатель: ООО «Астра».

Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.

Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.

№ п/пНаименованиеЕд. изм.Кол-воЦена,руб. коп.Сумма,руб. коп.
1Картриджшт.13000,003000,00
ИТОГО3000,00

Всего отпущено одно наименование

На сумму: Три тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____________________ А. А. Сергеев

Товар получил _______________________

М.П.

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Обязательные реквизиты

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Источник: https://buchgalterman.ru/dokumenty/chto-delat-esli-net-zakryvayushhih-dokumentov.html

Какие документы нужно собирать и что будет, если этого не делать

Что делать если нет закрывающих документов

Эта статья — про то, как документы влияют на налоги и кому обязательно нужно их собирать. Спойлер: нужно почти всем.

Что такое первичные документы?

Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.

Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчетного счета. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.

Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно чем их больше, тем меньше налог.

Какие бывают первичные документы?

В законе «О бухгалтерском учёте» нет закрытого перечня первичных документов. Закон также не определяет их форму — теоретически каждый может придумать свои первичные документы.

Но зато он говорит, какие реквизиты обязательно должны быть в документе, подтверждающем сделку: это название, дата, наименование контрагента, единицы измерения (суммы или штуки), а также ФИО ответственных лиц и их подписи, если необходимо.

И, конечно, в таком документе должен быть указан факт хозяйственной жизни — что именно произошло и было оплачено.

Самые распространенные виды первичных документов – это акт об оказании услуг или выполнении работ, универсальный передаточный документ, кассовый ордер и товарная накладная. Кассовый чек — тоже первичный документ, хотя на нём и не расписываются.

Те, кто работает на общей системе налогообложения, вместе с актом и накладной также выписывают счёт-фактуру. Это тоже важный документ и притом специфический: с его помощью можно уменьшить налог — принять НДС к вычету.

А вот счёт на оплату таковым не является — это всего лишь информация о том, что надо оплатить, сколько это стоит и куда перечислять деньги.

Также на налоги и отчётность не влияют такие документы, как, например, путевой лист или погрузочный ордер — они нужны для внутреннего учёта.

Почему первичные документы важно собирать и хранить

Только первичные документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это — отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдёт.

Кроме того, это то, что ждёт налоговая при проведении встречной проверки: например, когда вы в своей отчётности указали одни цифры, а ваш контрагент — другие. В этом случае налоговая присылает требование — на него нужно ответить, дать пояснение и прикрепить сканы документов. На это обычно даётся 5-10 дней. Если срок пропустить, то налоговая заблокирует расчётный счёт.

Поэтому акты, накладные и прочие документы желательно собирать сразу же — это не только здравый смысл, но и требование закона. Если ваш контрагент далеко, то договоритесь хотя бы об электронных копиях, потому что потом времени может не быть, мало ли что.

О том, как оформить обмен актами по электронной почте, мы писали в этой статье. Но лучше всего настроить ЭДО — электронный документооборот, на сегодняшний день это самый быстрый и надёждый вариант. Налоговая и суды документы из ЭДО тоже принимают без проблем.

Как наличие первичных документов влияет на налоги и дивиденды

Немного аббревиатур на всякий случай. УСН — упрощённая система налогообложения. ЕНВД — единый налог на вменённый доход. ОСНО — общая система налогообложения. Те, кто её применяет, выставляют счета с НДС — налогом на добавленную стоимость.

ИП на УСН «доходы», ЕНВД и патенте — в этом случае первичные документы на налог не влияют. Для всех остальных это очень важно, потому что если документов нет, то налоги будут больше, а дивиденды заплатить не получится.

ООО на УСН «доходы»: для расчёта налогов первичные документы тоже не важны, но они влияют на учёт и отчётность. Например, если у покупателя нет накладной, то считается, что поставщик должен деньги.

В этом случае расходы покупателя не учитываются, а баланс получается недостоверный. Если он при этом ещё и убыточный, то выплатить дивиденды не получится. Про кредит тоже можно забыть: банк не одобрит, опытный специалист такой проблемный баланс увидит сразу.

Для других систем налогообложения это тоже справедливо.

ООО на ЕНВД: налоги от наличия первичных документов тоже не зависят, но для баланса это важно — всё как в предыдущем пункте. Кроме того, часто ЕНВД совмещается с УСН или ОСНО. Например, компания может торговать чем-нибудь в розницу на ЕНВД — и одновременно оптом на ОСНО.

Такое совмещение называется «раздельный учёт», в этом случае налог рассчитывается для каждой системы налогообложения отдельно.

Также не будем забывать, что такие документы понадобятся, если произошёл гарантийный случай или надо вернуть бракованный товар поставщику — поэтому на ЕНВД документы тоже нужны.

ООО на УСН «доходы минус расходы»: обычно чем больше расходов подтверждено документально, тем меньше будет налог. Исключением является ситуация, когда расходы больше доходов.

В этом случае отчётный период закрывается с убытком, но налог всё равно будет — 1 процент от доходов.

Спешим предостеречь тех, кто решит не запрашивать у поставщиков часть закрывающих документов, чтобы доходы и расходы были равны — во-первых, не будем забывать про баланс, во-вторых, заплатить всё равно придётся.

Закон требует сравнивать проценты от разницы доходов и расходов и 1 процент от доходов — и платить ту сумму, которая больше. Но даже если расходы объективно больше доходов и год получается убыточный, то собирать документы всё равно стоит — часть убытка можно перенести на следующий год. И уже в следующем году заплатить меньше налогов.

ООО и ИП на ОСНО: чем больше документов, тем лучше. Тут без вариантов, всё должно подтверждаться документально — и в случае НДС, и в случае налога на прибыль.

Кроме того, именно в данном случае налоговая чаще всего проводит встречные проверки, то есть сверяет список счетов-фактур, которые показали вы и ваш поставщик. Это происходит в автоматическом режиме — мы недавно писали об этом.

Расхождение находится просто — и если ваш поставщик не указал счет-фактуру, который указали вы, то налоговая запросит этот документ у вас. Но если у вас его нет, то это проблема. Стоит приготовиться к неприятным вопросам и штрафам.

Как с этим жить и не потерять душевное равновесие

Некоторые предприниматели откладывают первичные документы «на потом» — мы же призываем собирать их сразу. Чем раньше, тем лучше. Не стоит ожидать, что бухгалтер успеет всё сделать, если вы добудете документы в последний момент. Бухгалтерия — это процесс, который требует времени, ведь нужно перевести информацию в электронный вид, внести в систему учёта и сделать все нужные проводки.

Если же не надеяться на «авось», то отчётность пройдёт спокойно, а вы будете знать налог и сможете планировать расчёты с бюджетом, не рискуя репутацией.

Давайте подведём итог и сформулируем памятку здравомыслящего бизнеса. Заплатили — требуйте документы. Если заплатили в последний день квартала, а поставщик далеко, то пусть будет хотя бы скан. Но всё равно договоритесь об оригиналах, а в идеале — об ЭДО. И лучше раньше, чем позже. Помните об этом — и будут у вас порядок, минимальный налог и дивиденды 🙂

Подсказали — Дмитрий Нелюбин и Анастасия Тушнолобова, консультирующие бухгалтеры в Кнопке.

Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.

мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь 🙂

Источник: https://knopka.com/blog/226/

Закрывающие документы

Что делать если нет закрывающих документов

  • В случае заказа пакета услуг, состоящего из одного вида доступа (например, отрасль «Бухгалтерия» по Москве), публикаций и рассылок, документы на общую сумму выставляются ежемесячно в течение срока действия пакета.

  • В случае заказа пакета услуг, состоящего из нескольких видов доступа (например, отрасль «Бухгалтерия» по Москве и отрасль «Информационные технологии» по Санкт-Петербургу, документы предоставляются ежемесячно, по отдельности на каждый вид доступа.

  • Если одновременно заказаны еще публикации вакансий, рассылки и/или маркеры, то эти дополнительные услуги будут учтены в одном из документов по доступу к базе.

  • В случае заказа нескольких видов доступа по отдельности, документы на стоимость доступа каждого вида выставляются ежемесячно в течение срока действия каждого из них.
  • В случае заказа пакета услуг, не включающего в себя доступ к базе данных (например, рассылки и публикации), документы выставляются в день активации.

Закрывающие документы доступны для ознакомления и скачивания в вашем личном кабинете в разделе Счет/Акты, электронная версия формируется в течение примерно суток с момента окончания услуги. Документы формируются в PDF формате, поэтому для корректной работы с ними, на вашем компьютере должен быть установлен Adobe Reader последней версии.

Если документ уже готов, в разделе “Акты” вы увидите иконки файлов и при клике по нему у вас откроется сам документ (акт или счет-фактура, в зависимости от выбранного документа). Если на месте документов стоят прочерки, это означает, что документ пока не готов, необходимо дождаться завершения формирования документа.

Заказ оригиналов закрывающих документов:

Заказать оригиналы закрывающих документов, Вы так же можете в разделе Счет/Акты, перейдя во вкладку «Повторный заказ актов и счет-фактур»

Далее необходимо:

  1. Выбрать плательщика
  2. Проставить галочки напротив необходимых документов
  3. Нажать кнопку «Заказать оригинал»

Оригиналы документов будут направлены Вам в ближайшее время.

Повторный заказ документов будет возможен через 20 дней.

Заказ Акта сверки

Заказать Акт сверки, в т.ч. оригинал, Вы так же можете в разделе Счет/Акты, перейдя во вкладку «Заказ актов сверки»

Для этого необходимо:

  1. Выбрать плательщика, по которому будет формироваться акт;
  2. Выбрать период сверки
  3. Нажать кнопку “Заказать”.

Начнется процесс подготовки акта, это может занять несколько минут.

Для обновления страницы, используйте клавишу F5.

Как только акт будет готов, иконка “Готовится” изменится на значок PDF формата и акт будет готов к скачиванию.

Для заказа оригинала, после формирования скан копии, необходимо нажать «Заказать оригинал» под наименованием плательщика.

Помогла ли вам эта статья?

Грамотным оформлением документов, выставляемых в адрес Ваших покупателей и заказчиков, Вы экономите время своих сотрудников, а также деньги на курьерскую доставку и почтовую пересылку исправленных документов.

Для оформления документов Вам потребуются следующие реквизиты покупателя:

  • наименование организации,
  • организационно-правовая форма,
  • юридический и почтовый адрес,
  • ИНН, КПП, ОКПО,
  • расчетный счет, наименование банка, корреспондентский счет,
  • БИК

Обычно Вы выдаете:

При оказании услуг:При продаже товаров:
  • счет
  • товарная накладная
  • товарно-транспортная накладная

Счет

Счет оформляйте, как Вам больше нравится. Однако, имейте ввиду, что, счет является офертой (т.е. предложением Вашего юридического лица заключить гражданско-правовой договор), оплачивая его, Ваш контрагент совершает акцепт. Причем по действующему российскому законодательству, он будет полным и безоговорочным.

Что обычно входит в закрывающие документы для бухгалтерии

Молчание в ответ на направление счета акцептом не является. Поэтому рекомендуем в счете указывать все существенные условия поставки, оказания услуг.

Товарная накладная ТОРГ-12

Применять или нет при отгрузке товара унифицированную форму товарной накладной ТОРГ-12, предусмотренную Госкомстатом или нет остается на Ваш выбор, поскольку Постановление Госкомстата РФ №132 от 25.12.1998г.

, утвердившее данную форму, было опубликовано в «Новой Аптеке» №1 за 2000 год.

По действующему законодательству Постановления Госкомстата РФ вступают в силу по истечении 10 дней с момента официального опубликования, а вышеуказанная публикация не является официальным опубликованием.

  • Тогда заполняем все предлагаемые нам реквизиты, даже если это не делает Ваша бухгалтерская программа, включая ОКПО, р/сч, обслуживающий банк свои и своего покупателя.

Документ НЕДЕЙСТВИТЕЛЕН:

  • если нет подписи, расшифровки подписи, лица, осуществившего фактическую отгрузку товара, а именно кладовщика,
  • если нет печати или штампа.
  • Обычно в ТОРГ-12 заполнены поля, «Отпуск разрешил», «Главный (старший бухгалтер», они, по большому счету существенны для внутреннего контроля Вашей организации, но смысл накладной – зафиксировать передачу товара от одной организации другой (как правило, это и переход права собственности), поэтому документ должен быть подписан лицами, непосредственно осуществляющими прием-передачу товара.
  • Если груз получает доверенное лицо покупателя или транспортная организация, то должны быть заполнены поля «По доверенности выданной» и «Груз принял».
  • На Вашем экземпляре поле «груз получил грузополучатель» не заполняется, поскольку обязанность по передаче товара считается выполненной». Это поле будет заполнять кладовщик покупателя, принимая на склад груз.
  • Если груз покупатель принимает на своем складе, тогда поля «По доверенности выданной» и «Груз принял» не заполняются. Заполняется только «груз получил грузополучатель» и ставится печать или штамп организации.
  • Рисуем накладную в произвольной форме и утверждаем бланк приказом по предприятию или оформляем приложением к учетной политике.
  • В накладной обязательно должно быть:
  • Название документа – НАКЛАДНАЯ
  • дата составления
  • наименование Вашей организации и Вашего покупателя
  • наименование товара
  • единица измерения
  • штуки, метры, килограммы и т.д.
  • цена, сумма, ссылка на НДС
  • должность и подпись лица отгрузившего товар и принявшего его. Только подписей недостаточно.

ВНИМАНИЕ — доверенность от Вашего контрагента!

Если присутствует, хотя бы одно из нижеперечисленных отклонений, она недействительна, а следовательно, доверенное лицо не имеет право получать груз и подписывать акты.

  • доверенность выписана на директора – такого не должно быть в принципе, поскольку директор действует на основании Устава и доверять что-либо самому себе не совсем логично;
  • в доверенности есть исправления;
  • в доверенности вместо конкретного наименования товара указано «Товар на сумму»
  • в доверенности нет количества прописью;
  • на доверенности штамп доверяющей организации;
  • нет подписей уполномоченного лица, руководителя, гл.бухгалтера;
  • не вписан документ основание;
  • доверенность формы М2 или М2а выписана для подписания акта выполненных работ, оказанных услуг (для этих целей доверенность оформляется в соответствии со ст.185 гл.10, ч.1 ГК РФ).

Как должна быть грамотно оформлена доверенность подробно описано в Инструкции Министерства финансов СССР №17 от 14.01.1967г. (она действующая).

Товарно-транспортная накладная

Если товар от поставщика к покупателю перевозится автомобильным транспортом выписывать товарно-транспортную накладную обязательно – это основание учета движения товаров и расчетов за их перевозки, т.е. обоснованность включения в затраты транспортных расходов, при чем не важно кто их оплачивает продавец или покупатель.

Применять унифицированную форму товарно-транспортной накладной 1-Т не обязательно, поскольку Постановление Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997г., утвердившее данную форму опубликовано не было.

Форму, при желании, разрабатываем самостоятельно, утверждаем бланк приказом по предприятию или оформляем приложением к учетной политике. Обратите внимание, ТТН может выписать и Ваш покупатель.

При привлечении к перевозке сторонней организации требуйте от перевозчика доверенность на товар, этим Вы снимите с себя ответственность, за сохранность товара во время перевозки и возможную недостачу.

Акт

При оказании услуг, выполнении работ составляется исключительно акт, даже если услуги оказывались вместе с продажей товаров — накладная с услугами быть не может.

Форму акта разрабатываем самостоятельно, утверждаем бланк приказом по предприятию или оформляем приложением к учетной политике.

В акте обязательно должно быть:

  • Название документа – АКТ;
  • дата составления;
  • наименование Вашей организации и Вашего клиента;
  • наименование услуг, работ;
  • единица измерения;
  • цена, сумма, ссылка на НДС;
  • должность и подпись лица ответственного за оказание услуг, выполнение работ. Только подписей недостаточно.

Перечень лиц, имеющих право подписи актов, накладных после согласования с главным бухгалтером, утверждается директором.

А теперь – счет-фактура.

Больше всего нареканий к полю «К расчетно-платежному документу», сюда нельзя вписывать счет, заказ, накладную, акт и т.п.

РАСЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — это требования, платежные поручения организаций на перечисление денежных средств в безналичном порядке.

ПЛАТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы в виде ценных бумаг, по которым производятся платежи на основании их предъявления: чеки, векселя, аккредитивы.

Не ставьте «/» или «‘», когда вместо руководителя и главного бухгалтера подписывается ответственное лицо. Достаточно его подписи и расшифровки. Если программные средства позволят, дополните счет-фактуру ссылкой на приказ или доверенность, согласно которой именно этот человек имеет право подписи.

Причем Ваш работник должен понимать, что он не просто подписывает счет-фактуру, но и несет ответственность за ее правильное оформление. Проще переделать уточнить счет-фактуру на этапе подписи, чем года ее получит бухгалтерия покупателя.

Дополните приказ о праве подписи обязанностью проверять выставленные счет-фактуры по формальным признакам, например, на предмет наличия КПП покупателя или адреса грузополучателя.

Не надо стремиться, любой ценой выставить счет-фактуру тем же числом, накладная или акт, если неизвестен какой-либо реквизит покупателя.

Выпишите счет-фактуру позже – Налоговый кодекс позволяет сделать в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара или оказания услуг п.3ст.168НК РФ.

Покупатель только скажет спасибо Вам за грамотно оформленный счет-фактуру, потому что налоговая инспекция претензию по необоснованно примененному вычету НДС предъявит ему, а по большому счету виновата ваша организация.

Если нет возможности передать счет-фактуру представителю покупателя лично, направьте его обычным письмом, предварительно согласовав адрес.

Настройте бухгалтерскую программу, чтобы на печатной форме счет-фактуры было:

  • наименование Вашей организации и покупателя, причем например не «Весна», а ООО «Весна». Заполнять ли «Общество с ограниченной ответственностью» или «ООО» решать Вам, поскольку Налоговый кодекс не содержит обязательств на этот счет, также как в поле «Продавец» не обязательно заполнять полное и краткое наименование организации (Письмо ФНС России от 14.07.2009 № ШС-22-3/564@);
  • адрес место нахождения продавца, покупателя, причем адрес состоит из : индеса, субъекта РФ, населенного пункта, улицы, № дома и тд.

Дополнительно: образцы документов с заполнением.

Для чего и как составляется первичная документация в бухгалтерии: что это такое

Источник: https://bookerlife.ru/zakryvajushhie-dokumenty/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.