Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Содержание

Первичная документация в бухгалтерии

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Деловые Партнёры

Первичная документация в бухгалтерии: классификация, требования к оформлению

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Что такое первичная документация в бухгалтерии
  • Что относится к первичной документации в бухгалтерии
  • Классификация первичной учетной документации в бухгалтерии
  • Что должно быть в первичной документации в бухгалтерии
  • Первичная документация в бухгалтерии: требования к оформлению
  • Сколько лет хранится первичная документация в бухгалтерии
  • Что нужно знать каждому бухгалтеру про первичную документацию

Бухгалтерский учет – это специально разработанная система, которая позволяет собирать, фиксировать и обобщать данные о финансово-экономической деятельности предприятия или организации, представленные в денежном выражении, а также изменять их, постоянно отражая в документах текущие хозяйственные операции. Сегодня мы рассмотрим понятие «первичная документация в бухгалтерии».

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Как известно, поводом для составления первичных документов являются события, происходящие в хозяйствующем субъекте. Впрочем, не каждый эпизод следует оформлять документально.

Например, в одном из помещений передвинули громоздкий ксерокс с одного места на другое. Произошло конкретное событие. Однако проводить его по документам бухгалтерии не нужно. Какие же критерии нужно учесть, чтобы определить события для заполнения «первички»? Попробуем поразмышлять исходя из наших знаний.

Чтобы ответить на вопрос, давайте вспомним о существовании двух видов обобщенной информации любого предприятия. Иначе говоря, в каком порядке группируются все данные по бухучету. Даем подсказку: это актив и пассив. Теперь о каждом: актив подразумевает имущество организации, пассив – его долги и обязательства по договорам.

Вспомним о ксероксе.

К какой части баланса он относится: к активам или пассивам? То есть чем он является – имуществом или долгом (обязательством)? Очевидно, что копировальный аппарат является собственностью (имуществом) хозяйствующего субъекта, и перестановка никак не изменила его статус. Ведь после этого цена прибора сохранилась, да и количество осталось прежним. Зачем же в этом случае первичный документ?

Но что должно произойти, чтобы на ксерокс потребовалось составлять первичный документ? Прежде всего, он мог прийти в негодность без возможности ремонта. А значит, после этого его должны были отправить на утиль.

По причине своей бесполезности данный прибор перестал бы числиться за предприятием и подлежал списанию.

Теперь мы видим, что появилось новое событие – списание, которое обычно отражает первичная документация в бухгалтерии.

Как видим, каждое событие, которое влияет на достоверность сведений об обязательствах, долгах или имуществе организации, носит название «хозяйственная операция» и оформляется первичным документом с последующей бухгалтерской проводкой по счетам.

Перечень «первички» и всей финансовой документации можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (ФЗ-42 от 06.12.2011). Как правило, она необходима для налоговой инспекции, чтобы подтвердить расходы и корректность определения налогооблагаемой базы.

Каждый документ первичного учета формируется при совершении хозяйственных операций, письменно подтверждая этот факт. Список сопроводительных бумаг для какой-либо операции бывает разным и определяется типом сделки.

Чаще всего подобную документацию готовит бухгалтерия поставщика товаров или услуг. Важно обращать внимание на все бумаги, оформляемые при покупке. В отличие от поставщика вы платите деньги и несете расходы, поэтому все сделать по закону в ваших интересах.

Что относится к первичной документации в бухгалтерии

В отчетном периоде 2019–2020 гг. примерный перечень первичной документации в бухгалтерии приводится ниже.

Товарная накладная используется при продаже товарно-материальных ценностей. Это документ, в котором отражается перечень отпускаемых ТМЦ. Он составляется в двух экземплярах и включает данные, которые в дальнейшем переносят в счет-фактуру. В накладной должны быть подписи обеих сторон сделки и печать (если это практикуется организацией).

Акт сдачи-приемки обычно составляется по факту окончания работ или предоставления услуг. Его цель – отразить, насколько результат соответствует заказу и условиям договора.

Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (как правило, это расчетно-платежные ведомости).

Предприятие должно оформлять документы, связанные с наличием объектов ОС. Исходя из того, какая операция отражается, по основным средствам предусмотрено ведение следующей первичной документации в бухгалтерии:

  • Во время передачи имущества, необходимого для деятельности предприятия (кроме зданий и сооружений), другой организации составляют акт приема-передачи основных средств (ф. ОС-1)
  • Для объектов ОС в виде зданий и сооружений приемка или передача оформляется в соответствии с ф. ОС-1а.
  • Форма акта ОС-4 используется для списания объектов основных средств.
  • Инвентаризационная опись ИНВ-1 позволяет отразить результаты инвентаризации ОС.
  • Если имела место инвентаризация нематериальных активов, бухгалтерия делает опись на бланке ИНВ-1а.

Существует отдельный блок первичной документации, куда входят кассовые документы бухгалтерии. Это следующие формы бухучета 2018–2020 гг.:

  • Форма КО-1 – приходный кассовый ордер.
  • Форма КО-2 – расходный кассовый ордер.

К первичным формам бухгалтерии относятся:

  • платежное поручение;
  • акт взаимозачета;
  • авансовый отчет;
  • бухгалтерская справка.

Чуть ниже перечислена «первичка», которая сейчас используется в бухучете.

Первичная документация в бухгалтерии (список, актуальный для 2019 г.)

Сфера назначенияСписок документов
Расчеты и платежиПлатежное поручение, платежное требование-поручение, платежный ордер, инкассовое поручение
Табельный учет отработанного времени, расчет зарплаты персоналаТабель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12), расчетно-платежная ведомость (ф. Т-49), журнал регистрации платежных ведомостей (ф. Т-53а), лицевой счет работника (ф. Т-54), записка-расчёт при увольнении (ф. Т-61), записка-расчёт о предоставлении отпуска (ф. Т-60), справка о средней зарплате за три месяца, акт приемки работ.
Расчеты с применением контрольно-кассовой техники (ККТ)Акт о проверке наличных средств кассы (КМ-9), журнал учета вызовов технических специалистов (КМ-8), журнал кассира-операциониста (КМ-4), журнал регистрации показаний ККМ (КМ-5), акт о возврате денежных средств покупателю по неиспользованному чеку (КМ-3),акт о переводе показаний счетчиков ККТ на нули (КМ-1), акт о снятии показаний денежных счетчиков ККМ перед отправкой в ремонт и при возвращении в организацию (КМ-2).
Ремонтно-строительные работыОбщий журнал работ (КС-6), акт о приемке выполненных работ (КС-2), справка о стоимости выполненных работ и затрат (КС-3), журнал учета выполненных работ (КС-6а), акт о разборке временных сооружений (КС-9), акт о сдаче в эксплуатацию временного сооружения (КС-8), акт об оценке подлежащих сносу зданий (КС-10), акт о приостановлении проектно-изыскательских работ по неосуществленному строительству (КС-18).
Торговые операцииАкт о приемке товаров, акт о списании товаров, журнал учета ТМЦ (МХ-2), книга учета выполненных работ (КС-6а), счет-фактура, расходно-приходная накладная – все, что относится к первичной документации бухгалтерии по проведению торговых операций, отражено в постановлении Госкомстата № 132 от 1998 года.
Автомобильный транспортПутевые листы для автотранспорта различных видов (легкового, грузового, специального, пассажирского), журнал учета путевых листов, товарно-транспортная накладная (ТТН).
Основные средства и нематериальные активыАкты о приеме-передаче разных объектов (ОС или зданий), об их списании, о выявленных дефектах оборудования (ОС-16), карточка учета НМА (ф.НМА-1).
Товарно-материальные ценности и продукцияКнига учета ТМЦ, акты приема-передачи (МХ-1) или уценки ТМЦ (МХ-15), отчет экспедитора (МХ-21) – полный список бланков бухгалтерской отчетности утвержден Постановлением Госкомстата № 66 от 1999 года.
Инвентаризация 2019Инвентаризационные описи: ТМЦ (ф. ИНВ-3), НМА (ф. ИНВ-1а), основных средств (ИНВ-1); акт о контрольной проверке проведения инвентаризации (ф. ИНВ-24) – все необходимые бланки перечислены в Постановлении № 88 Госкомстата России, утвержденного в 1998 году.

Все перечисленные виды первичной документации в бухгалтерии являются лишь частью утвержденных бланков, которые используют в бухгалтерской отчетности. Этот список можно продолжать в соответствии со спецификой работы каждой организации.

ВАЖНО! Назовем бланки, которые не имеют отношения к первичному учету и не входят в список 2019-2020, представленный выше.

  • Договор – это соглашение двух и более сторон, которое определяет правоотношения участников сделки, сроки и способы расчета, особые условия. Данные, указанные в договоре, используют в анализе расчетов с контрагентами, однако сам документ учетных функций не несет.
  • Счет – это важный документ, где обозначена сумма денег, которые приобретатель должен заплатить поставщику согласно договору. Счет может содержать добавочную информацию бухгалтерии по сделке – сроки поставок и оплаты, порядок зачисления денег и др. Иначе говоря, он дополняет договор.
  • Счет-фактура

Источник: https://kbdp.ru/news/pervichnaya-dokumentatsiya-v-bukhgalterii/

Бухгалтерские документы: виды и понятие

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.
Определение 1

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Они являются средством юридического оформления. Понятие документа представлено основой построения всей системы бухучета.

Документ — объект анализа в процессе документальной ревизии, аудиторской проверки и судебной экспертизе в области бухгалтерского дела.

Информация, отраженная на бумажных или электронных носителях, обладает одинаковой юридической силой.

Бухгалтерский документ, во-первых, отражает факт совершения хозяйственных операций, во-вторых является основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Классификация предполагает виды бухгалтерских документов в соответствии со степенью обобщения учетной информации.

Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  • накладная (отпуск на сторону, внутреннее движение ТМЦ);
  • акт (приемки, передачи, списания, замены и пр.);
  • требование (по отпуску материалов, платежные требования);
  • ордер (ПКО, РКО);
  • поручения (платежное поручение, сводно-платежное);
  • счет (счет-фактура, лицевые счета и пр.);
  • отчет (авансовые и пр.).

Первичный учетный документы предназначен для последовательной фиксации фактов совершения хозяйственных операций, что способно обеспечить для экономического субъекта сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.

Весь перечень фактов работы предприятия необходимо оформлять посредством первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402). По этой причине весь бухучет сотрудники должны вести при использовании первичных документов.

Хозяйственная жизнь включает сделку, событие, операцию, оказывающую или способную оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающую финансовый результат их деятельности и движение денежных средств.

В соответствии с этим документальная основа работы бухгалтерии представлена первичными учетными документами.

В соответствии с ч. 5 ст. 9 ФЗ № 402 первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, который должен обладать электронной подписью. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 ФЗ от 10.01.02 года № 1 «Об электронной цифровой подписи»).

Если законодательством РФ или договором предусматривается представление первичного учетного документа другому лицу или в государственное учреждение в бумажном виде, то предприятие обязано по их требованию и за свой счет подготовить на бумажном носителе копию первичного учетного документа, которые формируется в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 ФЗ № 402). В качестве лиц выступают: клиенты, партнеры организации, налоговые агенты и др. Помимо этого, контролирующие и правоохранительные органы в ходе ведения различных типов проверок имеют право затребовать документацию, подготовленную на бумажном носителе.

Требования к первичной документации и ее реквизиты

Существует несколько основных требований, которые предъявляются к первичным учетным документам:

  • наличие всех обязательных реквизитов;
  • составление на момент совершения хозяйственной операции, за исключением документов, составляемых непосредственно после ее завершения;
  • подтверждение исправлений, которые имеются в первичной документации, подписями лиц, подписывающих документы (в этом случае должна быть указана дата внесения исправлений);
  • обеспечение сохранности записей при заполнении первичных документов в течение времени, которое установлено для их хранения в архиве.

Внесение правок, которые не подтверждены участниками хозяйственных операций, в первичные документы недопустимо. Денежные (банковские и кассовые) документы не должны включать никаких исправлений.

При формировании унифицированных форм документов происходит разработка формуляра-образца в виде общей модели построения всех системных документов в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003.

Определение 2

Реквизиты (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) включают информацию о хозяйственной (финансовой) операции, которая указана в бухгалтерской документации.

Опиши задание

В число основных и обязательных реквизитов, которые предусмотрены частью 2 ст. 9 ФЗ № 402 относят:

  • наименование (акты, накладные, счета-фактуры, приходный кассовый ордер и др.);
  • дата формирования документа;
  • наименование предприятия, создавшего документ;
  • содержание хозяйственной операции или факта хозяйственной жизни;
  • величина факта хозяйственной жизни натурального и (или) денежного измерения с обязательным указанием единиц измерения;
  • наименование должностных лиц (или лица), которые совершили сделку, операцию и отвечают за правильное ее оформления, либо наименование должностных лиц, которые отвечают за правильное оформление свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их ФИО или прочих реквизитов, используемых с целью идентификации этих лиц.

Если возникает необходимость, то в структуру документа может быть включен дополнительный реквизит, в том числе адрес организации, основание для проведения хозяйственной операции, которая фиксируется в документе, печать, эмблема предприятия, визы, отметка о контроле и прочие реквизиты, которые могут быть определены характером документируемых хозяйственных операций.

Замечание 1

Первичный документ по учету денежных средств может быть подписан только руководителем предприятия или главным бухгалтером. Также это могут осуществлять лица, которым по приказу предоставлены эти полномочия.

Исправления первичных документов должно включать дату исправления, а также подписи лиц, которые занимались составлением документа, в котором осуществлено исправление. При этом необходимо указать фамилии и инициалы или другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402). Исправления могут быть произведены в случае согласования с участниками хозяйственных операций.

Нельзя производить исправления в следующих видах документов:

  • кассовые документы (ПКО, РКО, кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга);
  • банковские документы (платежное поручение и требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).

Регистры бухгалтерского учета и документация бухгалтерской отчетности

Замечание 2

В соответствии со ст. 10 ФЗ № 402 регистры бухгалтерского учета используются с целью регистрации, систематизации и накопления сведений, которые содержатся в принятых к учету первичных документах. Они предназначены для того, чтобы отражать информацию на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведут с помощью специальных книг (журналов), ведомостей, на отдельных листах и карточках, в виде машинограммы, полученной посредством вычислительной техники. Также они могут быть записаны на магнитной ленте, диске, дискете и прочих машинных носителях.

Не допустимо при регистрации пропускать и изымать объекты бухгалтерского учета, включенные в регистры бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 ФЗ № 402).

Форма счетоводства или бухгалтерского учета характеризуется порядком сочетания учетных регистров, их внешним видом, последовательностью записей в них, использованием счетной техники, построением документации и схемой документооборота. В соответствии с ч. 6 ст.

10 ФЗ № 402 формы регистров бухучета подлежат утверждению руководителем предприятия или учреждения. Это осуществляется по представлению должностных лиц, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета.

Бюджетное законодательство Российской Федерации устанавливает и регулирует формы регистров для предприятий и учреждений государственного сектора.

Определение 3

Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 13 Закона № 402-ФЗ) – это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерии в соответствии с установленными формами (на базе документов 2 указанных разновидностей).

Бухгалтерская финансовая отчетность включает сведения и показатели финансового положения предприятия на отчетную дату, информацию о финансовом результате его работы и движении денежных средств за отчетный период. Вся информация систематизируется и должна соответствовать законодательству о бухгалтерском учете.

Бухгалтерская отчетность в качестве системы показателей может разделяться на группы по определенным составам отчетности для разных предприятий, включая организации и учреждения государственного сектора, некоммерческие организации, ЦБ РФ. С ее помощью характеризуется финансово-хозяйственная деятельность любого экономического субъекта за отчетный период.

Замечание 3

Если принять во внимание ФЗ от 27.07.10 года № 208 «О консолидированной финансовой отчетности», то вместе с формированием бухгалтерской отчетности предприятия, необходимо составление и консолидированной отчетности.

Бухгалтерскую отчетность можно считать составленной после момента подписания ее экземпляра на бумажном носителе директором или руководителем предприятия. Сроки предоставления такой отчетности не должны составлять более трех месяцев после окончания отчетного года.

По отношению к бухгалтерской (финансовой) отчетности нельзя установить режим коммерческой тайны. Это прописано в ч. 11 ст.

13 Федерального Закона № 402 и обусловлено тем, что она не обладает коммерческой ценностью и при этом может быть известна третьим лицам после ее опубликования.

Вместе с этим в зависимости от указанных положений законодательства о бухучете экономический субъект не предпринимает мер по охране ее конфиденциальности.

Источник: https://Zaochnik.com/spravochnik/buhgalterskij-uchet-i-audit/sudebnaja-buhgalterija/buhgalterskie-dokumenty/

Первичная документация в бухгалтерии: что такое, правила заполнения, виды первичной документации

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Последнее обновление: 09.01.2020

Каждое предприятие обязано вести бухгалтерский учёт. Это нужно для верного налогообложения и отчёта перед контролирующими органами. Вся информация о хозяйственной деятельности собирается, анализируется, обрабатывается и предоставляется в ФНС и фонды. Верная отчётность невозможна без первичной документации.

Что такое первичная документация в бухгалтерии?

Необходимо понять, первичная документация в бухгалтерии что это такое? Это документы, подтверждающие проведение сделок с юридическим лицом, принёсших какой-либо финансовый эффект – прибыль или убыток. Например, факт отгрузки товаров или услуг подтверждается накладной.

Это своего рода, справки, которые необходимые налоговикам для проверки правильности расчётов по налогам. Они проверяются, на основании полученных сведений инспекторы составляют акт о выявленных и не выявленных нарушениях.

Первичная документация в бухгалтерии служит основанием для отражения хозяйственной операции в учете

Обратите внимание! Не допускается оформление первичных бухгалтерских документов «задним числом». Они должны создаваться в тот же день, когда происходит операция.

Допускается их оформление в момент окончания сделки, но не через несколько дней. Это нарушение, за которое придётся ответить.

Виды первичных документов

Всю «первичку» можно разделить на несколько групп по различным классификационным признакам. Это:

  • По назначению. В этом разделе выделяют: распорядительные (доверенности, платёжки), исполнительные (ведомости, акты), бухгалтерского оформления (ведомости о выплате зарплаты, справки, расчётные листки), комбинированные (РКО и ПКО, авансовые отчёты). Отдельной группой идут бланки строгой отчётности – это книжки с квитанциями, прочее. Не каждое предприятие обязано иметь БСО, но если они присутствуют и ими пользуются, нужно вести строгий их учёт;
  • По объёму тех сведений, которые содержатся в документе. Сюда входят простые первичные и сводные первичные. Это кассовая документация и кассовые отчёты. Последние формируются на основании первых;
  • По тому, как документ отражает финансовую операцию. Здесь разовые и накопительные;
  • По месту составления – внутренние (они оформляются внутри предприятия) и внешние (получаемые от контрагентов).

Классификация первичных бухгалтерских документов

В зависимости от объёмов хозяйственной деятельности, организация пользуется практические всеми указанными документами. Все операции происходят в 3 этапа, и на каждом из них оформляются своя документация:

  1. Стороны договариваются о сделке. На данном этапе происходит подписание договора, выставляется счёт на оплату.
  2. Происходит оплата. В банк направляется платёжное поручение, контрагент получает выписку из расчётного счёта, подтверждающую оплату. Если происходит расчёт с помощью наличных средств, то формируется РКО или БСО.
  3. Отгрузка. Формируется накладная и счёт-фактура (если поставщик применяет УСН, то последний документ он не оформляет).

Пример первичных бухгалтерских документов при отгрузке товара

Когда придёт время камеральной или выездной проверки, эта документация должна быть вся представлена инспекторам.

Правила заполнения первичной документации

Законодательно установлены правила заполнения первичной документации. Их должны придерживаться все налогоплательщики. Кроме того, что необходимо отразить всю информацию, касающуюся совершаемой информации, нужно сделать это правильно. В частности:

  • В документе не должно быть ошибок, помарок, зачеркиваний. Если предприятие ведёт электронный документооборот, то не должно быть опечаток;
  • Если происходит ручное заполнение, то можно использовать ручку с пастой любого цвета – чёрного или синего. Но нужно следить за тем, чтобы не было клякс и подтёков;
  • «первичка» составляется в том случае, если между контрагентами уже достигнута договорённость относительно конкретной сделки. В противном случае, документ придётся аннулировать;
  • Все количественные выражения совершаемой хозяйственной операции должны быть прописаны прописью. Это правильно относится и к денежным выражениям;
  • Если для заполнения «первички» не хватает какие-либо сведений, нужно ставить прочерк. В документе не должно быть пустых строк.

Обратите внимание! За неправильное заполнение документации на предприятие может быть наложен административный штраф. К наказанию также будет привлечено ответственное лицо.

Правила заполнения первичной бухгалтерской документации установлены законодательно

первичных документов

При оформлении «первички» нужно указывать следующую информацию:

  • реквизиты налогоплательщика;
  • дату оформления;
  • порядковый номер;
  • полное и сокращённое название налогоплательщика;
  • если оформляется документ для расчётов с контрагентом, то нужно указать реквизиты банковской организации – название, расчётный и корреспондирующий счёт, БИК, ИНН, код и назначение платежа;
  • название хозяйственной операции, количественное и денежное её выражение;
  • данные о лицах, имеющих право оформить и подписать данный документ – полностью ФИО и должность;
  • подпись каждого ответственного лица;
  • оттиск печати или штампа.

При необходимости, контролирующие органы могут запросить подтверждение информации у контрагента, поэтому его данные также должны быть прописаны на документе. Но это правило касается только той документации, которая подтверждает отгрузку товаров или исполнение работ в пользу третьего лица.

В акте должны быть указаны данные обеих сторон хозоперации

Учётные регистры для первичных документов

Бухгалтерия должна проводить обработку первичной документации. Для этого каждый оформленный первичный документ должен быть поставлен на учёт. Если бухгалтерия ведётся в автоматическом режиме с помощью компьютерной программы, регистры формируются сразу же, как только ответственный сотрудник «проведёт» документ.

Если же учёт ведётся вручную, то должны быть журналы учёта по каждому виду оформляемой документации. Кроме того, регистры оформляются в виде сводных таблиц, которые должны быть оформлены по установленным требованиям. Их нужно выполнять, чтобы не запутаться в количестве справок, ведомостей и накладных.

Учетные регистры позволяют систематизировать первичную документацию и не потеряться в ее количестве

Существует классификация регистров:

  • по назначению. В данной группе выделяют хронологические (формируются по мере того, как оформляется «первичка») и систематические (документы записываются по их классифицирующим признакам). В идеале, на каждом предприятии должны формироваться синхронические регистры – совокупность хронологических и систематических;
  • по обобщению данных. Здесь выделяют интегрированные (признак формирования от частного к общему) и дифференцированные (наоборот, от общего к частному);
  • по внешнему виду. Выделяют карточки, книжки, электронные носители.

Обратите внимание! Налоговики не проверяют правильность регистров, но их верное оформление значительно упрощает учёт и предотвращает ошибки в отчётах, которые могут привести к штрафным санкциям.

Порядок внесения исправления в первичные документы

При ручном заполнении бланков иногда допускаются ошибки. Их нужно правильно исправить. Для этого:

  • Зачеркнуть ошибочно внесённые данные, рядом прописать верные. Чтобы проверяющие органы не придрались к ошибке, нужно сделать запись «исправленному верить», рядом поставить календарную дату и подпись человека, который внёс изменения;
  • Сделать дополнительные записи. Например, если итоги проведённых сделок оказались выше, чем те, что прописаны в исправленных документах;
  • Провести сторнирование. Это означает, что нужно сделать запись красной пастой – неверные данные зачеркнуть, верные прописать рядом.

Обратите внимание! Нельзя использовать корректор. Исправление ошибок происходит в строго установленном порядке. Если налоговики обнаружат исправление корректором, они его не примут во внимание.

Порядок внесения исправления в первичные документы

Срок хранения первичных документов

Каждое юридическое лицо или предприниматель обязаны хранить документы, касающиеся их хозяйственной деятельности, у себя. Существуют сроки хранения, которые нужно соблюдать. Все документы должны храниться не менее 5 лет. Это связано с тем, что проверяющие органы, в частности ФНС, осуществляют проверку каждые 3 года.

Проверенные бумаги убирают в свой архив, но в доступное место. По истечении срока хранения, руководство компании должно действовать так:

  • Создать специальную комиссию из руководителей подразделений и других ответственных лиц. Это делается приказом по предприятию;
  • Потом отдельно издаётся приказ об уничтожении документации, которая хранится уже более 5 лет;
  • Документы не выкидываются, а сжигаются или пропускаются через измельчитель;
  • Вся уничтожаемая документация должна быть внесена в специальный реестр, на основании которого составляется акт;
  • Он подписывается всеми ответственными лицами.

Обратите внимание! Теперь акт должен храниться у хозяйствующего субъекта. Срок хранения – до 75 лет.

Законодательно прописан отдельный срок хранения для документов, связанных с начислением заработной платы, уплаты по ней налогов и отчислений в ПФР – не менее 75 лет. Но хранить их можно не у себя на предприятии, а в архиве муниципального образования. Порядок действий примерно такой же, как при уничтожении:

  • создаётся комиссия по приказу;
  • бумаги переписываются в отдельный реестр;
  • потом их увозят, работник архива выдаёт документ о принятии;
  • составляется акт.

За нарушение сроков предусмотрена ответственность.

Заключение

Без правильного ведения первичного учёта невозможен полноценный бухгалтерский и налоговый учёт. За нарушение правил предусмотрена ответственность в виде штрафа.

Заказать бесплатную консультацию юриста

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/pervichnaya-dokumentaciya-v-buhgalterii/

Первичные документы бухгалтерского учета

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Все предприятия, которых законодательство обязало вести бухгалтерский учет, должны оформлять каждую хозяйственную операцию соответствующим первичным документом.

Что такое хозяйственная операция? Это какое-либо событие из жизни предприятия, которое оказывает влияние на структуру его активов и/или движение денежных средств.

Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные документы оформлялись в момент совершения хозяйственной операции. Если же выполнять действие и тут же его документировать не представляется возможным, то закон разрешает оформить «первичку» сразу же после его окончания.

Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными, последние должны быть заверены соответствующими электронными подписями. Однако если наличие бумажного первичного документа требуется по условиям договора или законодательно, то хозяйствующий субъект по требованию контрагента обязан будет изготовить бумажные копии соответствующих электронных документов.

 Обязательные реквизиты первичного документа

Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.

В обязательном порядке первичный документ должен содержать:

  • непосредственно название документа;
  • дата, когда документ был составлен;
  • название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
  • суть хозяйственной операции;
  • натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
  • указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
  • подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.

 Собственные или унифицированные формы первичной документации?

Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.

Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.

Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.

А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.

 Первичные документы разных областей бухгалтерского учета

Мы приведем лишь основные первичные документы, с которыми сталкивается любое предприятие в процессе работы. Однако существует еще множество специальных форм, использующихся в соответствующих ситуациях и отраслях. К примеру, утвержден ряд форм для сельскохозяйственных, торговых, добывающих, транспортных и других предприятий.

К специфическим операциям можно отнести списание естественной убыли, ответственное хранение, лизинг и многое другое.

Учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА)

Основные средства — это такие материальные активы, которые служат более 1 года и переносят свою стоимость на готовый продукт частями.

Для их учета Госкомстат РФ предусмотрел специальные типовые формы:

— при постановке объекта основных средств на учет заполняется форма № ОС-1 и заводится инвентарная карточка по форме № ОС-6;

— перемещение объектов ОС сопровождается оформлением акта приема-передачи или же просто отмечается в инвентарной карточке;

— при списании объекта ОС заполняют форму № ОС-4;

— для учета объектов НМА предусмотрена специальная форма № НМА-1.

— для инвентаризации разработаны формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а (инвентаризационная опись), № ИНВ-18 (сличительная ведомость), № ИНВ-22 (приказ) и № ИНВ-26 (ведомость результатов).

Учет запасов и готовой продукции

Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.

Здесь применяют следующие формы:

  • приходная накладная;
  • все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
  • для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
  • движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.

Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:

  • инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
  • приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
  • сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
  • ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).

Расчеты с покупателями

Для осуществления взаимодействия с покупателями оформляют следующий пакет документов:

  • счет-фактура;
  • товарная или расходная накладная — форма Торг 12;
  • акт приема-передачи работ или услуг;
  • транспортная накладная — форма 1-Т;
  • кроме того, периодически проводят инвентаризацию взаиморасчетов с покупателями, где применяется акт инвентаризации расчетов — форма ИНВ-17.

Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете

Следует помнить, что исправления в любых кассовых документах недопустимы. Документ, в котором содержатся исправления, считается недействительным.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Основные кассовые первичные документы это:

  • приходный кассовый ордер (№ КО-1);
  • расходный кассовый ордер (№ КО-2) ;
  • кассовая книга (№ КО-4);
  • книга учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (№ КО-3);
  • авансовый отчет (№ АО-1);
  • акт инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15).

Для учета операций на банковских счетах предприятия используют платежное поручение и банковские выписки.

Учет заработной платы

В работе с заработной платой наемных работников в обязательном порядке оформляются следующие документы:

  • платежная ведомость (№ Т-53);
  • расчетная ведомость (№ Т-51);
  • расчетно-платежная ведомость (№Т-49);
  • расчетный листок;
  • справка о доходах (№ 2-НДФЛ).

Во всех первичных документах, кроме кассовых, Закон о бухгалтерском учете разрешает делать исправления. Рядом с таким исправлением должны быть указаны фамилия и должность ответственного лица, а также дата корректировки.

Впрочем, чистые, правильно заполненные, упорядоченные и заархивированные документы нередко служат и руководству предприятия, особенно это важно в ситуациях с судебными тяжбами. А потому работать с «первичкой» необходимо аккуратно и внимательно.

Ниже приведем примеры самых популярных документов

Источник: https://blog.ksio.ru/prochee/pervichnye-dokumenty-buxgalterskogo-ucheta

Первичные бухгалтерские документы: перечень

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе.

Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании.

Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.

2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении.

Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей.

Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.

А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись.

Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).

Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе.

Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов.

Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей.

Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички.

Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной.

Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Источник: https://kontur.ru/diadoc/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.