Должностная инструкция секретаря: образец заполнения

Содержание

Должностная инструкция секретаря и делопроизводителя- скачать образец

Должностная инструкция секретаря: образец заполнения

к трудовому договору № от г.

Общие положения

1.1.

Наименование структурного подразделения: .

1.2.

Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и полномочия  (далее по тексту – “Работник”).

1.3.

“Работник” относится к категории: .

1.4.

Порядок назначения на должность и освобождения от должности “Работника” определяется в соответствии с .

1.5.

“Работник” в своей работе руководствуется следующими документами:

– действующим законодательством РФ;

– положением о структурном подразделении;

– постановлениями и распоряжениями вышестоящей организации;

– приказами руководителя организации;

– распоряжениями руководителя структурного подразделения;

– настоящей должностной инструкцией;

1.6.

“Работник” в своей работе непосредственно подчиняется:

1.7.

“Работник” не имеет должностных лиц в непосредственном подчинении.

2.

Функции

2.1.

 Основные задачи и направления деятельности “Работника”:

 – информационно-справочное обслуживание документов предприятия;

 – контроль за организацией и осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия;

 –  организационно техническое обслуживание и документирование деятельности совещательных органов предприятия; 

 –  организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства предприятия;

 – организация приема посетителей предприятия;

 – ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по кадрам). 

3.

Должностные обязанности

3.1.

 Работник” в рамках возложенных на него функций должен выполнять следующие обязанности:

–  подготавливать необходимые  для функционирования служб предприятия документы, обеспечивающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия;

– принимать поступающую на предприятие корреспонденцию, передавать ее в соответствующие службы организации;

– обеспечивать учет, регистрацию, контроль исполнения документов;

– обеспечивать надлежащее, в соответствии с законодательными актами хранение информации;

– осуществлять контроль качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;

– организовывать заседания, совещания, встречи, вести протоколы заседаний;

– осуществлять оперативную связь с организациями  и отдельными гражданами по вопросам  деятельности предприятия (электронная почта, телефон, факс и т. п.);

– вести прием и учет посетителей организации;

– выполнять печать, размножение документов, необходимых для осуществления деятельности предприятия;

– в соответствии с законодательством проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

– выполнять отдельные поручения администрации по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

3.2.

“Работник” должен выполнять основные обязанности, предусмотренные документами, регламентирующими правила внутреннего трудового распорядка и действующими в организации.

4.

Права и полномочия

4.1.

 “Работник” для выполнения возложенных на него обязанностей наделяется следующими полномочиями:

 – запрашивать от служб и специалистов предприятия необходимые материалы, а также объяснительные материалы о причинах задержки выполнения  поручений руководства;

 – рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия;

 – требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления, международных правил оформления документов;

– визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции;

– вносить на рассмотрение руководства предложения по оптимизации информационно- справочного обеспечения деятельности предприятия, улучшению форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

– требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности предприятия;

– принимать решения в пределах своей компетенции;

– взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5.

Ответственность

5.1.

“Работнику” необходимо отвечать за свои действия (бездействия) в рамках зафиксированных в п.п. 3, 4 настоящей инструкции обязанностей, прав и полномочий.

5.2.

“Работник” несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.

6.

Требования к квалификации

С должностной инструкцией ознакомлен(а)
(подпись)(расшифровка подписи)
  г.

Источник: https://www.freshdoc.ru/kadry/docs/dolzhnostnye_instrukciya/tehnicheskih_ispolnitelej_sekretariata/

Должностная инструкция секретаря – образец 2020 года и как ее составить, права и обязанности

Должностная инструкция секретаря: образец заполнения
Время чтения: 5 минут(ы)

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

  • к какой категории сотрудник принадлежит;
  • кому он подчиняется;
  • кем назначается и освобождается от должности;
  • кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

  • организационной структуры;
  • норм делового общения;
  • организации делопроизводства;
  • основ гражданского и трудового законодательства;
  • правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
  • прикладных программ;
  • машинописи;
  • правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

  • действующим законодательством;
  • уставом предприятия;
  • руководящей документацией предприятия;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

  • прием посетителей;
  • прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
  • получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
  • проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
  • осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
  • составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
  • подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
  • организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
  • контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
  • формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
  • выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

  • принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
  • отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
  • предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
  • получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
  • направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
  • информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
  • получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

  • несанкционированное представление интересов организации;
  • результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия;
  • неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
  • причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
  • нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
  • нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

  • школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2
  • колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB
  • техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Судебного заседания

С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa

Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB

Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/sekretarya.html

Должностная инструкция секретаря – образец 2017

Должностная инструкция секретаря: образец заполнения

Документовед– ответственное лицо, которое прежде всего отвечает за организацию рабочего процесса и соблюдение всех правил внутреннего распорядка на предприятии. Данную категорию специалистов, как документовед, в том числе и всех делопроизводителей, вправе увольнять, только лишь руководитель. Принимать на данную должность документоведа, может также только директор предприятия.

В зависимости от направленности и характера деятельности самого предприятия, разнятся должностные обязанности, согласно инструкции, а также права и границы ответственности данного лица.

В образовательном учреждении, а также в учебной части школы, помощник может нести функции, не характерные для данной должности документоведа (как секретарь в делопроизводстве, основная задача которого — ведение точного протокола судебного заседания, во избежание замечаний от любой из сторон).

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Согласно должностной документации, секретарь обязан:

  1. Принимать всю приходящую прессу, а также письма, приходящие руководителю предприятия.
  2. Систематизировать документацию, а также обеспечивать бережное хранение документов, необходимых руководителю предприятия.
  3. Докладывать начальству организации об изменении внутреннего трудового распорядка, а также дисциплины на предприятии.
  4. Снабжать руководителя предприятия, необходимой канцелярией, согласно запросу и следить за своевременным ее пополнением.
  5. Принимать типовую документацию на подпись и своевременно подносить их руководителю.
  6. Выполнять некоторые личные должностные поручения начальника, согласно запросу.
  7. Выполнять поиск необходимой документации.
  8. Вести учет данных картотеки.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря приемной руководителя

В приемной руководителя, секретарь делопроизводитель и документовед, должен выполнять следующие функции:

  1. Выполнение непосредственных поручений руководителя, в указанном порядке.
  2. Составляет типовые письма, с указанием адресатов и следит за своевременной их доставкой.
  3. Выполняет организационную типовую работу, при проведении различного рода мероприятий.
  4. Обеспечивает нумерацию технической документации.
  5. Организовывает рабочее место начальника и занимается подготовкой, перед каждым рабочим днем руководителя.
  6. Занимается копированием типовой документации.
  7. Занимается организацией комфортного нахождения посетителей в приемной у начальника.

Пример обязанностей документоведа должен находиться на видном месте. В детском саду и в учебной части школы, деятельность документоведа и его обязанности, регулируются начальством предприятия, согласно примеру:

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря судебного заседания

На судебном заседании, присутствие секретаря документоведа, обязательно.

При этом важно отметить основные функции документоведа, согласно образцу:

  1. Формирование судебных заявок, которые позволят явиться в суд истцу судебного заседания.
  2. Изготавливает копии документов, которые необходимы для данного процесса.
  3. Оформляет журнал заседания, согласно установленному образцу.
  4. Подготавливает исполнительные листы.
  5. Оформляет списание документов и исполнительных актов.
  6. Выполняет личные поручения судьи на судебном заседании.
  7. Сотрудничает с коллекторской компанией.

Скачать образец

Типовая должностная инструкция секретаря – образец

Скачать пример типового документа документоведа возможно ниже:

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря

Согласно изменениям и законодательным актам в 2017, вне зависимости от рода предприятия и характера деятельности, будь то детский сад или судебное заседание, опции документоведа не отличны между собой и составляют:

  1. Организацию всех мероприятий, которые происходят в стенах данной организации.
  2. Выполнение всех требований руководителя в полном объеме.
  3. Сглаживание конфликтов между всеми участниками трудового процесса.
  4. Внутреннее поддержание трудового распорядка в организации, по типовому образцу документоведа.
  5. Ведение типовой документации, порученной документоведу.

Должностная инструкция секретаря-документоведа в образовательном учреждении

Инструкция секретаря учебной части школы, содержит не только обязанности, но и права и нормы ответственности, которые должны быть затронуты при работе на данной должности.

Согласно инструкции, документовед обязан:

  1. Заниматься организацией мероприятий.
  2. Представлять интересы образовательного учреждения на иных мероприятиях.
  3. Вести соответствующую документацию.
  4. Выполнять личные поручения директора образовательного учреждения в полном объеме.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря в детском саду

Обязанности секретаря в детском саду:

  1. Тесное взаимодействие с заведующей детского сада, внесение коррективов в работу дошкольного учреждения.
  2. Непосредственная работа с компьютерной базой, хранение необходимых документов и отчетов.
  3. Оформление личного дела каждого ученика детского сада.
  4. Взаимодействие с родителями воспитанников детского сада при необходимости.
  5. Подготовка документов, для организации мероприятий, проводимых в детском саду.
  6. Контроль за написанием писем и ответов на заявки иных дошкольных учреждений.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря директора колледжа

Обязанности секретаря директора:

  1. Распределение типовой корреспонденции.
  2. Взаимодействие с директором колледжа.
  3. Организация мероприятий, согласно установленным нормам и образцам.
  4. Выполнение личных поручений директора.
  5. Осуществление функций документоведа в полном объеме.

Скачать образец

(5 4,80 из 5)
Загрузка…

Источник: https://atc-assist.ru/zakon/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditelya-sekretarya.html

Должностная инструкция секретаря-референта

Должностная инструкция секретаря: образец заполнения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4.

На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5.

На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6.

Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
– законодательными актами РФ;
– Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
– приказами и распоряжениями руководства;
– настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2.

Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4.

Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3.

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2.

За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3.

За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!

КА “Кадровый метод” – это современное кадровое агентство по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала.

Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, …
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице.

На странице “Акции” Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.

Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.

Для Вашего удобства мы создали раздел “Подбор персонала по профессиям” в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел “Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям”
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно “Как составить резюме”, “Советы соискателю” и “Открытые вакансии”. Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице “Подписка на новые вакансии”

Источник: https://hr-metod.com/polezno/dolzhnostnye-instrukcii/sekretariat-kancelyariya/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-referenta.html

Образец должностной инструкции секретаря

Должностная инструкция секретаря: образец заполнения

Утверждаю ………………………………………… …………………………………………….

(наименование организации)

…………………………………………….

(должность)  

…………….………………………………

(ф.и.о.)   

«…..» …………………. 20….. г.

м.п.  

……………………………………………………………………………..
(наименование, предприятия, организации)

1. Общие положения

 1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

 .2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

 1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

……………………………………………….……………………………………………………..

 1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю

………………………………………………………………………………………………………
(предприятия, структурного подразделения)

 1.5.

Секретарь должен знать:- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;- устав предприятия;- схемы документооборота;- сроки и порядок сдачи дел в архив;- системы организации контроля исполнения документов;- методы оформления и обработки документов;- машинопись;- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;- основы этики и эстетики;- правила делового общения;- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;- основы законодательства о труде;- правила внутреннего трудового распорядка;- правила и нормы охраны труда.

– основы организации труда.

 1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

 Секретарь:- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;- принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений;- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись;- проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание;- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;- осуществляет контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;- ведет контрольно-регистрационную картотеку;- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных;- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

– выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права секретаря

 Секретарь имеет право:- знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей;- запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;- требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

 Секретарь несет ответственность:- за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;- за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

– за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия – в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

……………….…………… / ……….… «……» ………………………20 …. г.
  (ф.и.о. / подпись)

с должностной инструкцией ознакомлен

……………….…………… / ……….… «……» ………………………20 …. г.
  (ф.и.о. / подпись)

__________________

  • Скачать образец должностной инструкции секретаря

Источник: https://alfa-form.ru/index.php/dolzhn-instruktsia/specialisty/124-obrazets-dolzhnostnoj-instruktsii-sekretarya/

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Должностная инструкция секретаря: образец заполнения

Чтобы регламентировать трудовые отношения и распределять обязанности, составляется должностная инструкция. Она предусмотрена и для секретаря.

В документе отражены требования к квалификации, необходимые для работы знания и навыки. включает в себя развернутый перечень обязанностей, определяет полномочия и ответственность сотрудника.

В конце статьи можно скачать образец должностной инструкции секретаря.

Первый раздел инструкции: старт работы

Должностная инструкция менеджера или другого работника не является строго обязательным для предприятия документом и не имеет утвержденной формы. Типовой образец включает в себя 4 раздела, среди которых вводные положения, обязанности, права, ответственность.

Первая часть «Общие положения» дает представление о требованиях к кандидату на должность, подчиненности работника и необходимых для него знаниях.

Должностная инструкция офис включает следующие положения.

  1. Должность относится к группе технических исполнителей.
  2. Присвоение должности и освобождение от обязанностей происходит посредством издания приказа генерального директора.
  3. Непосредственный начальник: генеральный директор либо руководитель подразделения.
  4. Требования к образованию: высшее, неполное высшее или среднее специальное. Опыт работы минимум 6 месяцев. Необходимо владеть навыками работы с офисной техникой и текстовыми редакторами.
  5. В период отсутствия секретаря приказом руководителя назначается заместитель (менеджер или другой работник).

В отдельный пункт выделяется, чем руководствуется секретарь при выполнении должностных обязанностей. Он ориентируется на действующее законодательство, Устав организации и прочие локальные документы, приказы директора и непосредственно данную инструкцию.

Что входит в должностные обязанности секретаря

На самом деле работа секретаря, как и менеджера, не ограничивается вежливым приемом посетителей и ответами на звонки руководству. У него немало обязательств, связанных с обработкой документов и организацией совещаний.

Второй раздел, описывающий должностные обязанности, включает в себя следующий перечень функций.

  1. Прием корреспонденции, поступающей на имя директора, и ее распределение по структурным подразделениям организации.
  2. Прием заявлений и бланков на подпись руководителя.
  3. Подготовка документов и прочих материалов, которые требуются для работы директора.
  4. Отслеживание своевременного рассмотрения и предоставления результатов по документам, направленным в различные структурные подразделения и отдельным лицам (например, менеджерам).
  5. Проверка правильности оформления и редакция документов, переданных директору на подпись.
  6. Организация телефонных переговоров руководства.
  7. В случае отсутствия руководителя фиксирование информации, а затем доведение до его сведения.
  8. Подготовка ответов на полученные письма, запросов в сторонние организации и прочих документов, порученных директором.
  9. Составление программы совещаний, сбор информации, приглашение участников и их последующая регистрация, оформление протоколов заседаний.
  10. Контроль соблюдения распоряжений руководства.
  11. Обеспечение директорского места необходимыми канцелярскими товарами и техникой, создание условий для наиболее эффективной работы.
  12. Прием посетителей.
  13. Перенос информации в базу данных либо печать рабочих материалов по распоряжению директора.
  14. Копирование документов на ксероксе.
  15. Формирование дел по установленной номенклатуре, их хранение и своевременная сдача в архив.
  16. Соблюдение внутреннего распорядка организации, техники безопасности, противопожарной защиты.
  17. Поддержание порядка на своем рабочем месте.

Важно! От секретаря, как и от менеджера и других работников, ожидается выполнение приказов руководства и следование Правилам внутреннего распорядка, которые приняты на предприятии.

Это ключевые рабочие функции, которые включает в себя должностная инструкция секретаря руководителя. Помимо приема посетителей, здесь уделяется внимание контролю за соблюдением приказов директора, организация собраний и ведение протоколов.

Продолжение инструкции: перечень прав секретаря

Далее должностная инструкция офис освещает права секретаря. Перечислим основные положения.

  1. Владение всей информацией (конфиденциальные сведения не исключение), которая требуется для выполнения должностных обязанностей.
  2. Внесение предложений по улучшению рабочего процесса касательно как самого сотрудника, так и предприятия в целом.
  3. Отправка запросов подразделениям организации и отдельным лицам с целью получения сведений и документов, требующихся для выполнения обязательств. Возможно как по своей инициативе, так и по поручению руководителя.
  4. Принятие решений в своей зоне ответственности.

Также должностная инструкция позволяет сотруднику требовать предоставления подходящих условий для трудовой деятельности. В случае возникновения опасности для жизни и здоровья работник вправе не приступать к выполнению обязательств.

Заключительный раздел ответственность

В последнем разделе инструкции перечислены ситуации, в которых на секретаря может быть возложена ответственность.

  1. Невыполнение, несвоевременное либо ненадлежащее выполнение своих обязательств.
  2. Нарушение должностной инструкции.
  3. Разглашение конфиденциальных сведений, несоблюдение коммерческой тайны.
  4. Нарушение внутреннего распорядка, правил противопожарной безопасности и охраны труда.

В должностной инструкции секретаря-референта также прописана ответственность за проведение заседаний без распоряжения руководства и ненадлежащее качество документов, представленных на подпись. Сотрудник отвечает за последствия принятых им решений и нарушение норм этикета.

Должностная инструкция содержит основной перечень рабочих функций секретаря, определяет его права и зону ответственности.

В его обязательства входит подготовка переговоров с руководством, систематизация документов и их своевременная передача в архив. От секретаря ожидается соблюдение норм делового общения и вежливое обслуживание посетителей.

Далее можно скачать по ссылке примерный образец должностной инструкции, содержащий все 4 раздела.

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/kadrovye-dokumenty/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-rukovoditelya-skachat-besplatno.html

Должностная инструкция секретаря образца 2020 года

Должностная инструкция секретаря: образец заполнения

функция должностной инструкции – четко определить круг обязанностей работника, что соответствует интересам обеих сторон:

  1. Работник заранее может оценить свои силы, изучить свои полномочия, сферу ответственности, требования к знаниям и умениями, чтобы понять, подойдет ли он на эту позицию или нет.
  2. Работодатель получает юридическое право требовать полного исполнения инструкции, а при недостаточно хорошей работе либо при уклонении от обязанностей компания вправе привлекать такого сотрудника к мерам дисциплинарной ответственности.

Скачать образец должностной инструкции секретаря (word)

В большинстве случаев статус работника в должностной инструкции определяется как секретарь либо:

  • делопроизводитель;
  • помощник;
  • ассистент;
  • личный секретарь;
  • личный помощник;
  • начальник/руководитель отдела секретариата (в крупных компаниях).

С точки зрения названий должности между всеми этими позициями нет каких-либо принципиальных отличий. Однако как руководителю, так и самому секретарю важно понимать, какой именно круг обязанностей должен исполнять сотрудник:

  • только профессиональные задачи;
  • как профессиональные задачи, так и личные просьбы руководителя.

В первом случае сотрудника логично называть секретарем, а во втором – личным помощником руководителя. Чтобы на практике не возникло недопонимания, при составлении должностной инструкции лучше сразу прописать, что работник периодически должен исполнять и личные поручения. Это может быть доставка вещей в химчистку, приобретение сувениров, представительские расходы и многое другое.

Правила составления и образец должностной инструкции для секретаря

Поскольку должностная инструкция секретаря непосредственно описывает основные обязанности работника, а также дает право требовать их исполнения либо привлекать к ответственности за ненадлежащую работу, к составлению документа не стоит относиться формально.

Права, обязанности и ответственность

Именно этот пункт является основным. Здесь конкретно формулируются функции (обязанности) секретаря, его права (полномочия), а также ответственность (случаи наступления и возможные меры).

обязанности
  • общие обязанности – обеспечение бесперебойной работы офиса, выполнение задач, поставленных руководителем;
  • полная организация командировок руководства;
  • составление и коррекция графиков деловых мероприятий;
  • информационные обязанности – доведение распоряжений руководства до сведения всех подчиненных лиц;
  • контроль за исполнением отдельных поручений;
  • приобретение канцелярских принадлежностей;
  • прием и отправка корреспонденции, написание некоторых писем;
  • прием сотрудников, формирование очереди по записи;
  • прием клиентов, партнеров и др.
права
  • требовать выполнения трудового договора (условия труда, график, оплата и т.п.);
  • выдвигать собственные предложения по совершенствованию рабочего процесса;
  • проходить курсы повышения квалификации, тренинги и т.п.
ответственность
  • дисциплинарная ответственность, строго в соответствии с законодательством РФ в случаях:
  • недостаточно качественного исполнения обязанностей;
  • прямого уклонения от выполнения обязанностей;
  • нарушения трудовой дисциплины, субординации и т.п.

Условия работы и прочие положения

В отдельный пункт можно выделить условия работы, которые дублируются в трудовом договоре либо в принятых правилах трудового распорядка.

Это график, продолжительность рабочего дня, возможные переработки и их оплата, работа в выходные дни и т.п.

Также в этом пункте прописывают, что секретарь периодически будет совершать служебные поездки (командировки) в соответствии с распоряжением руководителя – как в пределах своего региона, так и в другие субъекты РФ и/или за рубеж.

В конце текста работник ставит подпись, расшифровку подписи и дату. Дополнительную отметку делает и начальник отдела кадров (при необходимости).

Порядок ознакомления с должностной инструкцией секретаря

Конкретного порядка ознакомления с должностной инструкцией для секретаря в законодательстве не предусмотрено. Однако в большинстве случаев работник ознакамливается с текстом и подписывает документ в первый же день своего трудоустройства наряду с другими бумагами:

После ознакомления в конце документа работник ставит подпись, расшифровку подписи (фамилию, инициалы) и дату. Подпись означает не только ознакомление с текстом, но и полное принятие всех условий, согласие с каждым пунктом.

Отметку о подписи также нужно сделать и в журнале регистрации внутренних документов. Один из экземпляров подписанной должностной инструкции секретаря хранится в отделе кадров, другой – непосредственно на рабочем месте сотрудника.

ссылкой:

(1 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/obrazec-dolzhnostnoj-instrukcii-sekretarya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.