Должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности

Содержание

Должностная инструкция секретаря – образец 2020 года и как ее составить, права и обязанности

Должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности
Время чтения: 5 минут(ы)

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

  • к какой категории сотрудник принадлежит;
  • кому он подчиняется;
  • кем назначается и освобождается от должности;
  • кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

  • организационной структуры;
  • норм делового общения;
  • организации делопроизводства;
  • основ гражданского и трудового законодательства;
  • правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
  • прикладных программ;
  • машинописи;
  • правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

  • действующим законодательством;
  • уставом предприятия;
  • руководящей документацией предприятия;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

  • прием посетителей;
  • прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
  • получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
  • проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
  • осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
  • составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
  • подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
  • организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
  • контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
  • формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
  • выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

  • принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
  • отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
  • предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
  • получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
  • направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
  • информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
  • получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

  • несанкционированное представление интересов организации;
  • результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия;
  • неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
  • причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
  • нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
  • нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

  • школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2
  • колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB
  • техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Судебного заседания

С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa

Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB

Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/sekretarya.html

Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]Утверждаю[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждатьдолжностную инструкцию][число, месяц, год]М. П.

Должностная инструкция
секретаря руководителя [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].

1.4. Секретарь должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

– положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

– структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

– устав предприятия;

– организацию делопроизводства;

– методы оформления и обработки документов;

– архивное дело;

– машинопись;

– правила пользования приемно-переговорными устройствами;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

– основы этики и эстетики;

– правила делового общения;

– правила эксплуатации вычислительной техники;

– основы административного права и законодательства о труде;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю [предприятия, структурного подразделения].

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. [Вписать нужное].

III. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. [Вписать нужное].

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-rukovoditelya

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаря руководителя и его обязанности

Каждое предприятие ведёт свою деятельность на основании локальных нормативных актов, которые составляются в соответствии с нормами действующего законодательства. А так как каждая фирма – это отдельный организм, то и работать он должен слаженно.

Одним из важных документов, на котором основывается деятельность специалистов предприятия, является должностная инструкция. Это документ, в котором прописаны функциональные обязанности работника того или иного направления, специальности. Она необходима для тщательного ознакомления работников не только со своими обязанностями, но и правами, полномочиями и функциями.

Должностная инструкция – это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.
Этот документ разрабатывается специалистами отдела кадров совместно с юристами. Утверждает инструкцию работодатель или наёмный руководитель, если он имеет такие полномочия.

Работодатель обязан ознакомить соискателя с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Если этого не будет сделано, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

В документе обязательно должны быть подробно расписаны должностные обязанности секретаря в зависимости от специфики работы. Чем подробнее указаны эти обязанности, тем легче будет решать досудебные и судебные конфликты между работником и работодателем.

Для чего нужна должностная инструкция

При составлении данного документа, ответственное лицо должно опираться на нормы действующего федерального, регионального и локального уровней. Руководитель предприятия, как лицо ответственное за правильное ведение документооборота, должен проверить это соответствие. Кроме того, кадровый начальник также должен знать о соответствии инструкции действующему законодательству.

Составляет она либо для группы идентичных должностей, либо за конкретной индивидуальной должности. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись. Сделать это нужно при приёме на работу. Если она будет составлена не верно, то у работника и руководителя непременно возникнут разногласия и конфликтные ситуации относительно разделения труда и выполняемых работником функций.

При верном составлении должностных инструкций, руководство должно преследовать конкретные цели и решать следующие задачи:

  • правильно разделить рабочие обязанности между сотрудниками похожих должностей. Необходимо чётко скоординировать их действия для достижения максимально полезного результата;
  • улучшение психологического климата в коллективе, улучшение обстановки. Необходимо максимально снизить процент вероятности возникновения конфликтов;
  • чётко разграничить права и обязанности специалистов одного уровня, дать конкретику по их полномочиям, чётко определить ответственность каждого. При необходимости, можно отдельно сделать акцент на дисциплинарные взыскания, которые могут быть применены к специалисту в виде ответственности за пренебрежение своими обязанностями;
  • осуществить психологическую и должностную разгрузку сотрудников, которые вынуждены совмещать несколько должностей. Мало их просто разгрузить, эту нагрузку необходимо правильно и равномерно распределить;
  • наладить систему психологического и финансового стимулирования и мотивации;
  • правильно распределить обязанности между управленцами.

С помощью должностной инструкции руководство предприятия реализует все аспекты взаимодействия аппарата управления и персонала. Но не всегда удаётся достичь максимально возможного результата. Поэтому нужно правильно выбрать и назначить человека, который будет ответственен за составление должностных инструкций.

В зависимости от масштабов фирмы и численности наёмного персонала, то типовая инструкция составляется для группы идентичных должностей. При необходимости, можно внести коррективы для конкретной должности. Если же фирма небольшая, насчитывает всего 25-50 человек, то документ составляет для каждой должности отдельно. Ответственным является сотрудник отдела кадров.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Для такой должности, как секретарь (она может быть многоуровневая, начиная от секретаря начальника структурного подразделения, до секретаря руководителя холдинга или концерна), не существует разработанной унифицированной формы должностной инструкции. Поэтому у каждого предприятия есть право выбора по составлению документа.

При составлении документа ответственный сотрудник должен помнить, что необходимо учитывать специфику деятельности конкретного предприятия. На фирмах разной направленности, секретари могут выполнять различные функции и обязанности. Это нужно учесть при составлении.

Можно опираться на общепризнанный шаблон. В каждой должностной инструкции должны быть следующие положения:

  • «общие». Здесь прописываются общие сведения о должности секретаря в данной организации, какие требования к нему применяются (например, наличие или отсутствие образования «узкой» направленности или достаточно пройти обучение на соответствующих курсах), перечень нормативных актов, которые должен знать работник данной должности, какие компьютерными программами он должен уметь пользоваться и прочее;
  • «должностные обязанности». Здесь необходимо чётко и конкретно прописать, что входит в обязанности данного работника. Например, должен он покупать билету своему начальнику, если тот уезжает в служебную поездку или не должен;
  • «права». Какие есть прав у человека на данной должности. Например, имеет ли он право представлять интересы своей организации в государственных и коммерческих структурах в рамках своих полномочий;
  • «ответственность». Необходимо чётко отразить моменты, когда секретаря можно привлечь к ответственности за конкретное нарушение. Например, что ему грозит, если он нарушит субординацию.

При необходимости, в должностную инструкцию секретаря можно внести дополнительные разделы:

  • «условия работы». Здесь можно сделать отсылку на правила внутреннего распорядка для определения режима работы секретаря. Если будет возникать необходимость сопровождения руководителя в служебных поездках, этот нюанс также можно отразить здесь;
  • «право подписи». Секретарь может подписывать документы в рамках своих полномочий.

Должностная инструкция, составленная ответственным сотрудником отдела кадров, должна пройти процедуру согласования с начальником кадровой службы. Кроме того, сам секретарь должен быть ознакомлен с ней под роспись.

Составление должностной инструкции секретаря

Документ составляется в единственном экземпляре. Его подписывает сам секретарь после того, как внимательно прочтёт и изучит. Если на предприятии по штату предусмотрено несколько секретарей, то можно распечатать несколько экземпляров, внеся соответствующие правки для каждого в отдельности, в зависимости от должности руководителя, к которому «прикрепляется» секретарь.

Если самому секретарю необходим для личного пользования дополнительный экземпляр, он может снять копию с уже подписанной им должностной инструкции. Это не запрещено!

Чтобы правильно составить документ, необходимо соблюсти некоторые правила. В частности, в правом верхнем углу должна быть оформлена «шапка». Это место для утверждения инструкции руководителем всего предприятия. Тут необходимо заполнить несколько строк:

  • обязательно должно быть слово «утверждаю»;
  • далее указывается должность руководителя. Например, «генеральный директор» или «директор»;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО руководителя;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись руководителя.

Потом в середине листа необходимо указать название документа. Это «должностная инструкция секретаря». Только после этого прописываются все основные моменты.

Выше упоминались разделы, из которых должна состоять инструкция секретаря. Они прописываются в соответствии с регламентом выполняемых обязанностей. Например, функциональные обязанности секретаря руководителя департамента могут быть несколько «уже» нежели обязанности помощника руководителя всего предприятия.

После того как инструкция будет составлена, её необходимо согласовать с работником, который является ответственным за секретариат. Это может быть руководитель соответствующего структурного подразделения. Если такого человека в штате нет, то с руководителем кадровой службы или иным работником, в чьи обязанности входит такое согласование.

Отметка о согласовании ставится в конце документа. Необходимо заполнить несколько строчек:

  • обязательно указать слово «согласовано»;
  • должность ответственность человека;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись того, кто согласовал инструкцию.

После нужно дать документ на ознакомление самому секретарю. Также нужно заполнить несколько строчек:

  • обязательно указание фразы «с инструкцией ознакомлен»;
  • должность секретаря так, как она указана в штатном расписании;
  • название фирмы в сокращённом варианте;
  • ФИО этого сотрудника;
  • паспортные данные. При необходимости можно снять копию с той страницы паспорта, где указаны личные данные секретаря. Копию приложить к инструкции как подтверждение указанных данных;
  • календарная дата для утверждения;
  • подпись сотрудника, которая подтверждает, что он действительно ознакомился со своей должностной инструкцией.

Не стоит «подмахивать» документ, не прочитав его внимательно. Тщательное ознакомление является гарантом того, что он будет верно исполнять свои обязанности, не будет делать работу за других работников. Если секретарь отступит от своих функциональных обязанностей или не будет выполнять их, его привлекут к ответственности.

Наоборот, если его будут привлекать к ответственности за мнимое неисполнение, он всегда может сослаться на инструкцию и оспорить приказ руководства о назначении дисциплинарного взыскания. Также это поможет при оформлении жалобы в инспекцию по труду или при подаче иска в суд. Поэтому нужно быть внимательным!

Должностные обязанности секретаря

Секретарь нужен любой организации. Поэтому и должностная инструкция такого сотрудника пригодится каждой компании. Секретарь может быть как у руководителя предприятия, так и у начальника структурного подразделения. От этого зависят должностные обязанности секретаря.

В должностные обязанности секретаря входит:

  • приёмка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;
  • ведение делопроизводства в рамках деятельности отдела или структурного подразделения;
  • приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
  • подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;
  • работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
  • ведение контрольной и регистрационной картотеки;
  • печать документов, которые необходимы начальнику для работы;
  • выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;
  • подготовка и печать необходимых для таких встреч документов;
  • организация приёма посетителей;
  • ведение реестра входящих и исходящих документов;
  • вежливое общение по телефону;
  • другие обязанности, которые зависят от специфики деятельности отдела или структурного подразделения.

Должностная инструкция секретаря руководителя

У секретаря руководителя также есть должностная инструкция. В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • осуществлять работу по организации технического обеспечения деятельности руководителя;
  • принимать и сортировать всю корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя;
  • если есть такая необходимость, то рассортировывать всю корреспонденцию по структурным подразделениям и организовывать доставку этой корреспонденции в соответствующие структурные подразделения;
  • организация телефонных переговоров руководителя;
  • приём и запись поступающей информации во время отсутствия руководителя;
  • работа с оргтехникой;
  • организация собраний, совещаний и заседаний;
  • подготовка и печать необходимых материалов для встреч;
  • выполнение отдельных поручений руководителя.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции секретаря в формате .doc вы можете
по этой ссылке

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D1%8B%D0%B5-%D0%BE%D1%82%D0%BD%D0%BE%D1%88%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F/%D0%B4%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F-%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D1%81%D0%B5%D0%BA%D1%80%D0%B5%D1%82%D0%B0%D1%80%D1%8F/

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно – переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно – регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно – переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно – распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя – образец 2020 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-rukovoditelja

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.