Фотография рабочего времени (что это, как с ней работать, пример, карта, образец)

Содержание

Фотография рабочего дня: пример заполнения, необходимость

Фотография рабочего времени (что это, как с ней работать, пример, карта, образец)

Случается так, что сотрудник на рабочем месте не успевает выполнять поставленные перед ним задачи.

Причины на то могут быть разные – низкая квалификация, слишком большая нагрузка или он просто занимается на работе не тем чем нужно. Собственно это можно проверить проведя специальное исследования.

Фотография рабочего дня: пример заполнения, и случаи назначения следует рассмотреть детально.

Что это такое и зачем нужно?

Фотография рабочего дня (ФРД) – это инструмент, который помогает увеличить продуктивность работы любой компании, хотя на первом этапе она помогает узнать, куда именно сотрудник/сотрудники тратят свои рабочие часы.

Фотография рабочего времени – это метод, который помогает изучить временные затраты конкретного сотрудника на те или иные действия во время работы. Все наблюдения и измерения, полученные в процессе документируются, образец и пример заполнения фотографии рабочего дня будет представлен ниже.

Если метод успешно освоить – это поможет получать уникальные данные касательно организации рабочего процесса любого сотрудника, узнать производительность каждого. То есть в перспективе подкорректировать нагрузку и обеспечить все для того чтобы рабочие задачи выполнялись.

Предельно детальное исследование и нотирование результатов поможет найти ответ на следующие вопросы:
  1. Сколько времени тратит сотрудник (исследуемый) на каждый вид работы с которым он сталкивается ежедневно?
  2. Какой период тратят разные работники на выполнение одинаковых задач?
  3. Есть ли возможности повысить эффективность труда и что для этого нужно?
  4. Возможно ли упрощение или исключение каких-либо этапов, передача их другим структурным подразделениям?
  5. Варианты установки норм продуктивности труда.
  6. Причины невыполнения существующих рабочих норм.
  7. Насколько эффективно использует конкретный сотрудник свое рабочее время?
  8. Существуют ли технические проблемы, которые мешают выполнить поставленные задачи?

Важно! Фотография рабочего времени дает информацию, которую в будущем могут использовать экономисты и руководители для составления планов и бюджета компании, корректируют штатное расписание.

Некоторые особенности

Среди особенностей этого процесса можно выделить такие:

  • ФРД может осуществляться после введения нового оборудования, которое освобождает некоторых рабочих от их обязанностей.
  • Выполняет подобную работу зачастую уполномоченный сотрудник отдела кадров.
  • Фотографироваться может как все день, так и определенные операции, стадии, бригада или один специалист.
  • Прежде чем начать ФРД, следует определить цели, должностные обязанности исследуемых.
  • Иногда разрешается самофотографирование, то есть чтобы фотография рабочего времени проводилась самим сотрудником, деятельность которого нужно отследить. В этом случае подразумевается, что он сам делает все записи в отчете и фиксирует временные промежутки, потраченные на те или иные действия. Эта методика поможет сотруднику определить, в какие периоды его рабочее время тратиться нерационально.

Виды ФРД

Существует разделение на виды в зависимости от количества объектов, за которым буде вестись наблюдение. Конкретнее:

  1. Индивидуальная – касается исследования рабочего времени конкретного сотрудника, при этом детализация затраченных сил будет максимально возможной.
  2. Групповая – такая фотография рабочего дня предусматривает наблюдение за деятельностью группы сотрудников, которые связаны между собой определенными рабочими процессами. Основная задача этого исследования – это проверить насколько эффективное происходит взаимодействие, согласованы ли их действия, насколько каждый из них загружен, проверить иные процессы.
  3. Комплексная – выявляет взаимосвязи рабочих процессов. Получается изучить ритм работы, рациональность применения оборудования. Данный метод будет полезен, если нужна разработка действий, направленных на увеличение эффективности труда.

Обратите внимание! Для того чтобы получить предельно точную картину и правдивые данные, фотографирование проводится на протяжении нескольких дней, недель и даже месяцев.

Кому полезны данные ФРД?

Фотография рабочего времени предоставит немало полезных данных для руководителя и собственника компании. Они получают картину эффективности работы сотрудников. Также не лишним будут эти данные для менеджера по персоналу, отдела кадров для формирования должностных инструкций, штата и т.д.

Конечно, помогут данные, полученные в результате ФРД самим сотрудникам, если он заинтересованы в повышении эффективности своей работы и выполнении должностных обязанностей.

Порядок проведения ФРД

Фотографирование рабочего времени – это процесс ,который требует от исполнителя предельной щепетильности и внимательности. Ему нужно в буквальном смысле фиксировать все, в том числе разговоры по телефона на личные темы.

Начинается все с подготовки, определения цели.

Так если задачи наблюдения – это определить соблюдают ли сотрудники правила внутреннего трудового распорядка, то проводить фотографирование можно сразу группы сотрудников.

Если трудовая дисциплина нарушается – это будет заметно сразу. Например, очень часто ходят на перекуры или пьют чай не в отведенные для этого периоды, вместо того чтобы заниматься работой.

В тех ситуациях, когда нужна оптимизация рабочего дня одного работника, то фотографию рабочего дня проводят индивидуально для каждого. Фиксируется не только то, что он делает, но также процессы взаимодействия с остальными работниками, их эффективность.

Важно! Проводить ФРД можно как явно, так и скрыто, то есть, не сообщая об этом сотруднику. Как показывает практика, именно второй вариант помогает выявить, куда действительно тратится большая часть рабочего времени. Если выбран второй метод, то следует на этапе подготовки придумать легенду касательно внедрения наблюдателя.

Стоит заметить, что от инструктажа и обучения тех, кто будет проводить ФРД, зависят конечные результаты. Также на этом этапе следует согласовать бланки,  в которые будет вноситься информация.

Для того чтобы бланк соответствовал требованиям,  в него нужно внести такую информацию:

  • Название компании, ее структурного подразделения.
  • Название наблюдения, номер и дата его осуществления.
  • В самом бланке вносятся данные, относительно работника, за которым ведется наблюдение – ФИО, профессия, должность, выполняемая работа.
  • Краткая характеристика его должностных обязанностей.

После этого следует табличная часть, в которую вносятся конкретные временные затраты и описание действий, которые забрали это время. Например:

  1. Включение компьютера – 5 минут.
  2. Перекур – 10 минут.
  3. Общение с клиентами – 45 минут.

И в такой хронологи расписываются все действия, осуществленные сотрудником за рабочий день. Ведутся все наблюдения в режиме реального времени. В конце подводится итог, где просчитываются такие важные пункты временных затрат:

  • Подготовительно-заключительные действия.
  • Время на обслуживание рабочего места.
  • Оперативное время.
  • Время перерывов.

Важно! Документ обязательно должен подписать начальник структурного подразделения, где исследуемый трудиться.

Вывод

Фотография рабочего времени  – это эффективный инструмент проверки того чем занимаются сотрудники и почему они не успевают выполнять поставленные перед ними задачи. Такое наблюдение поможет, в том числе определить претендентов на увольнение или узнать сколько нужно людей добавить в штат.

Источник: https://Papinian.com/trudovoe/chto-takoe-fotografiya-rabochego-dnya-primer-zapolneniya.html

Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации

Фотография рабочего времени (что это, как с ней работать, пример, карта, образец)

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня (ФРД).

Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Освоение метода ФРД позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых в компании работ. Процесс ФРД направлен на определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий, оптимизацию трудового процесса в целом.

Фотография рабочего дня дает ответы на следующие вопросы:

1.                  Сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы?

2.                  Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ?

3.                  Можно ли увеличить производительность труда и за счет чего?

4.                  Можно ли опустить (упростить) какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам?

5.                  Как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм?

Виды ФРД

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

индивидуальная — определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;

групповая — наблюдают за деятельностью нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом, для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы.

Основное назначение групповой фотографии — изучить согласованность работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени;

комплексная — дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть;

самофотография — специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности.

Важная деталь: чтобы получить более объективные и достоверные данные, проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней (недели, месяца).

Цели использования фрд

Фотографию рабочего дня можно использовать для разных целей:

1.       Определение структуры рабочего времени, выявление наиболее затратных операций и видов работ.

2.        Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности сотрудника, поиска оптимальных способов организации труда.

3.        Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4.        Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но отдельные сотрудники их регулярно не выполняют, то с помощью фотографии рабочего дня можно выявить причины такой ситуации.

5.        Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРД можно определить, на каких этапах рабочего процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации работы, нерационально выстроенной технологией или недобросовестностью сотрудников.

6.        Совершенствование процесса организации труда на предприятии. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7.        Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции — это возможность оценить уровень его профессионализма и мотивации.

Технология проведения фрд

Технология проведения фотографии рабочего дня состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.

На начальном этапе устанавливают цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД.

Если главной целью ФРД является контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка, то фотографию рабочего дня можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу.

Если надо выявить потери рабочего времени, оптимизировать бизнес-процессы компании, то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями.

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать сотрудникам о проведении ФРД или стоит придумать подходящую легенду для внедрения наблюдателя.

ЭТО ВАЖНО

Подготовительный этап предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей. От подготовки во многом зависят полученные результаты.

Не будет лишним заранее согласовать бланки ФРД, чтобы правильно отразить в них необходимую информацию. Это особенно важно, если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях разными наблюдателями.

Этап 2. Фотографирование рабочего дня.

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (табл. 1–3).

В колонках 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия (бездействия). В колонке 4 он описывает действия, в колонку 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы.

Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно. Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 — при обработке результатов фотографии.

Фотография рабочего дня экономиста

Источник: https://www.profiz.ru/peo/8_2016/effektivnost_raboty/

Особенности фотографии рабочего времени

Фотография рабочего времени (что это, как с ней работать, пример, карта, образец)

Чтобы компания могла избежать лишних расходов, но в тоже время не перегружать своих сотрудников, требуется тщательно продумать необходимость каждой рабочей единицы на предприятии.

Для этого существует специальная система, которая получила название фотография рабочего времени. Это особый документ, который позволяет определить эффективность сотрудника либо целого отдела.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

На основании фотографии рабочего времени у руководства есть возможность принять правильное решение относительно штата работников. Если результат исследований покажет незаменимость определенной должности, ее ни в коем случае нельзя сокращать. Те люди, которые не приносят пользы предприятию, могут быть уволены.

Что это такое?

Под ФРВ подразумевается особая форма наблюдения за рабочим процессом.

В данном случае за определенное количество времени, к примеру, за день, записываются все действия человека, занимающего конкретную должность. Далее полученная информация сверяется с планом работы, на основании чего делаются определенные выводы.

Стоит заметить, что фотография может быть сделана не только в отношении определенного человека, но и целого отдела. По результатам обследования можно достаточно точно определить, насколько четко выполняются работы, и какое количество времени для этого требуется. В результате может быть пересмотрен рабочий график или даже целесообразность должности.

Фотографии используются чаще всего для оценки качества работников на производстве. Но этот способ может оценивать не только физическую, но и интеллектуальную работу. Поэтому при помощи ФРВ можно определить загруженность бухгалтерии, отдела кадров и менеджерского состава.

Фотографию рабочего дня зачастую применяют для того, чтобы снизить затраты на сотрудников. Это дает возможность более тщательно высчитывать необходимые денежные ресурсы для конкретной должности. К примеру, после проверки какую-либо должность могут перевести на полставки.

ФРВ дает возможность правильно определить структуру рабочего времени, выявить причины, по которым не выполняется план и происходит потеря времени сотрудниками. Фотография нескольких работников позволяет определить, кто из них трудится более эффективно.

Это удобно, когда необходимо расстаться с частью коллектива. Более того, такой подход дает возможность увидеть, почему появляются передовики производства.

Фотография рабочего времени позволяет увидеть, насколько правильно и комфортно оборудовано место работника. Если в процессе проверки окажется, что существуют преграды для быстрого выполнения задачи, они могут быть устранены.

Некоторые ошибочно путают ФРВ и хронометраж рабочего времени. Разница в данном случае в длительности проведения исследования. В последнем случае это может продолжаться около 7 дней или месяц. Время проведения хронометража определяется непосредственно самим работником.

Фотография – это официальная процедура, которая инициируется главой компании. При работе с ФРВ информация должна фиксироваться в специальном бланке. После этого документация подается на рассмотрение начальству, которое и будет делать окончательные выводы.

В худшем случае работника могут уволить. Читайте об этом здесь.

Цели и функции

Фотография рабочего дня представляет собой комплекс мероприятий, целью которого чаще всего становится целесообразность использования определенного рабочего места или даже отдела. Если окажется, что работа неэффективна, могут последовать сокращения.

Целью фотографии может быть обнаружение причин утраты рабочего времени. В зависимости от полученных результатов предпринимаются определенные меры. Нередко это в значительной степени увеличивает продуктивность работников. Фотография рабочего времени также помогает корректно разрабатывать нормативы для ведения рабочего процесса.

Подобные методы многофункциональны. Они позволяют руководящему составу определить четкую картину того, как работают сотрудники по отдельности либо в команде. От эффективности труда может во многом зависеть успех предприятия. Но ФРВ может быть помощником не только главы компании. Этим методом пользуются менеджеры и начальники отделов.

Подобная исследовательская работа дает возможность грамотно создавать должностные инструкции и следить за эффективностью кадрового состава.

Фотография рабочего дня нередко инициируется и самими работниками. Однако, для проведения подобной работы необходимо согласие руководства. Сотрудники могут использовать ФРВ для определения эффективности своего труда.

Виды и этапы проведения

Всего существует несколько типов ФРВ. Это может быть индивидуальное обследование для каждого отдельного сотрудника, а также проведение массовой фотографии и бригадной.

Некоторые работники используют метод самофотографии, то есть применяют способ самостоятельной аттестации. Но это обязательно должно быть согласовано с руководством, иначе, подобный документ не будет иметь никакого значения.

Индивидуальное исследование является одним из самых распространенных методов ФРВ. Эта работа проводится с целью определения эффективности определенного сотрудника. При этом трудовая комиссия на протяжении одного рабочего дня тщательно наблюдает за тем, как трудится специалист.

Все данные заносятся в специальный бланк, который именуется наблюдательным листом. Далее эта бумага передается руководителю, который может сделать определенные выводы относительно конкретного сотрудника.

Массовая фотография выполняется в том случае, когда нужно оценить целый отдел либо группу сотрудников. Этапы проведения работы в данном случае не будут отличаться от предыдущего варианта. Но в результате общей аттестации можно увидеть эффективность работы не только группы, но и отдельных сотрудников.

Нередко лицо, которое проводит исследование, разделяет рабочее время на периоды, в каждом из которых ведется наблюдение за определенным работником. Это дает возможность не создавать большую аттестационную комиссию. Данные заносятся в один общий лист, однако, с определенными пометками в виде букв.

Бригадное исследование от группового ничем не отличается. Тут используются аналогичные этапы, но только количество людей может быть больше, чем в предыдущем случае.

Любой вид фотографии рабочего времени, кроме самофотографии, должен проводиться только руководящим составом. Для этого определяется аттестационная комиссия, которая может состоять из инженеров, менеджеров по персоналу, сотрудников бухгалтерии либо специалистов по охране труда.

Чаще всего, когда речь идет об индивидуальной фотографии, ответственным лицом назначается работник отдела кадров.

Далеко не всегда карта фотографии рабочего дня показывает четкую картину, так как в определенные дни недели или месяца могут отмечаться более спокойные периоды. Поэтому желательно проводить аттестацию несколько раз. А в окончательный бланк вносить средние показатели.

Каждый специалист, который назначен для проведения аттестации, должен для начала провести качественную подготовительную работу. Это позволит узнать особенности труда сотрудника, специфику его рабочего места и другие важные параметры, которые оказывают влияние не конечную оценку.

Далее можно приступать к оцениванию труда работника. При создании индивидуальной фотографии проводится наблюдение за сотрудником на протяжении всего рабочего периода, включая перерывы.

Пример ФВР бухгалтера

Оценивать могут не только тех работников, которые трудятся физически, но и проводить аттестацию сотрудников интеллектуального труда. Принцип составления карты будет примерно одинаковый, но иногда некоторые параметры приходится менять, чтобы получить более четкую картину происходящего на конкретном рабочем месте.

В качестве примера можно взять индивидуальную карту фотографии рабочего времени сотрудника бухгалтерии:

  • ООО «Компания»
  • Подразделение: Бухгалтерия
  • Дата наблюдения: 17.08.2018
  • Режим работы: с 8:00 до 17:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00
  • ФИО: Иванова Мария Ивановна
  • Должность: бухгалтер
  • Стаж: 5 лет

Исследование рабочего времени:

  1. Начало рабочего дня в 8:00;
  2. Подготовка к работе, включение техники с 8:00 до 8:10;
  3. Работа с документами с 8:10 до 9:30;
  4. Проверка правильности документов в программе 1С с 9:30 до 10:30;
  5. Пауза в работе по личным нуждам с 10:30 до 10:40;
  6. Прием посетителей, оформление документации и ее проверка с 10:40 до 13:00;
  7. Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00;
  8. Составление реестра задолженностей по оплате счетов с 14:00 до 14:30;
  9. Составление актов сверки с контрагентами с 14:30 до 15:10;
  10. Работа с контрагентами и ответственными лицами по согласованию задолженностей и подписанию документов с 15:10 до 16:00;
  11. Пауза в работе по личным нуждам с 16:00 до 16:10;
  12. Взаимодействие с сотрудниками складов, бухгалтерами и поставщиками для составления отчетной документации с 16:10 до 16:40;
  13. Работа с приложением по формированию журнала отчетных операций за месяц с 16:40 до 16:55;
  14. Выключение компьютера, уборка рабочего места, перемещение важных документов в сейф с 16:55 до 17:00;
  15. Уход домой в 17:00.

Это пример того, как заполняется бланк фотографии рабочего времени для одного сотрудника. Здесь расписаны все рабочие процессы, которые совершил сотрудник за один день.

Для того чтобы получить более достоверную информацию об эффективности труда данного работника, следует провести дополнительную аттестацию. Но нередко руководство принимает решение на основании одного исследования.

Заполнение бланка

Бланк карты фотографии рабочего времени стандартный. Вне зависимости от того, в какой сфере будет трудиться специалист, его оценивают по одному стандарту и вносят данные в конкретную бумагу. При этом обязательно указывается подразделение, в котором трудится человек.

При оформлении бланка фотографии рабочего времени необходимо указать название предприятия, данные проверяемого сотрудника с обязательным указанием должности, а также вид выполняемых работ.

Далее представитель аттестационной комиссии может начать заполнение таблицы. Здесь вносится каждый этап работы с обязательным указанием временного периода, который был потрачен на определенные действия.

В бланке можно увидеть и столбик для примечаний. Сюда нужно внести различные сведения, которые носят лишь дополнительный характер, но они были получены в процессе исследовательской работы.

Образец заполнения индивидуальной карты учета рабочаго времени:

Итоги и выводы

Итоги подводятся под таблицей. Здесь можно определить время на подготовку и завершение рабочего процесса, период, за который сотрудник справился с основными поставленными задачами, а также количество перерывов. Далее бланк подписывается и отправляется вышестоящему руководству.

Одним из важных моментов будет определение коэффициента эффективности рабочего времени. Для этого может быть использована формула:

К=(ПЗ+ОП+ОР)/420, где

  • К – коэффициент эффективности,
  • ПЗ и ОР – это подготовка и завершение рабочего процесса,
  • ОП – это количество времени, которое понадобилось на то, чтобы справиться с поставленной задачей.

Результат выносится в процентах, где приближенность к сотне является наилучшим показателем.

Низкие цифры могут стать причиной того, что работу сотрудника посчитают недостаточно качественной. Такого работника могут легко заменить либо вовсе сократить, если будет доказано, что с его повседневными действиями могут справиться другие.

Фотография рабочего времени является достаточно эффективным инструментом, который дает возможность качественно проверять действия каждого отдельного сотрудника. Это позволяет компании формировать коллектив высококлассных работников, которые стремятся к улучшению результата и ответственно выполняют поставленные задачи.

Для руководителя фотография рабочего дня подчиненных является эффективным средством выявления кандидатов на увольнение, а также для понимания картины того, каким должен быть штат специалистов на предприятии.

Тем не менее, не всегда стоит делать выводы на основании одной проверки. Если коэффициент использования рабочего времени оказался очень низким, вполне возможно, следует провести дополнительные исследования.

Узнайте немного больше о фотографии рабочего дня из видео:

Источник: https://bizakon.ru/kadry/fotografiya-rabochego-vremeni.html

Бланк фотографии рабочего дня. Образец и нюансы заполнения

Фотография рабочего времени (что это, как с ней работать, пример, карта, образец)

Сотрудники любого коммерческого предприятия в течение рабочего дня получают задания, которые необходимо выполнить в определённый промежуток времени. Не редки случаи, когда к поставленному сроку задача оказывается не решена.

Это может быть в силу разных причин: недостаточно опыта, большая нагрузка или устаревшие технологии. К тому же работник может и не заниматься поставленной задачей самовольно, а тратить рабочее время на личные дела. Для установки истинных причин необходимо заняться расследованием.

И одним из способов его проведения является фотография рабочего дня.

Скачать бланк фотографии рабочего дня

Фотография рабочего времени – это способ, который помогает отследить продуктивность каждого из работников предприятия. То есть её задача – сформировать данные о том, на что специалист тратит рабочие часы. Это является эффективным средством определения, какое время тратится на поставленную задачу.

ИНФОРМАЦИЯ. Это не фотография коллектива в прямом смысле этого слова, а всего лишь документ с аналогичным наименованием.

Такое название он получил в силу способности зафиксировать выполнение поручений сотрудниками с указанием всех деталей. То есть ставится задача, и отводится время на её выполнение. В документ допускается вносить пояснения.

Универсальность этого инструмента позволит отследить не только производственную загрузку, время, но и интеллектуальные ресурсы.

Использование хронометража обычно отдано самому специалисту. Он сам определяет, где и как будет фиксировать полученную информацию.

Проведение фотографии рабочего времени инициируется руководством. Полученная информация вносится в специальный бланк, форма которого утверждается внутри компании. Фотография формируется на основе документов, согласованными и подписанными руководителем организации.

Какие цели и задачи решает

Фотография рабочего времени помогает:

  • при формировании штата сотрудников, создания должностных инструкций и плана работы;
  • проанализировать необходимый объём работы для отдельно взятого специалиста;
  • точно установить структуру рабочего времени;
  • своевременно увидеть причины, по которым рабочее время тратится не на решение задач;
  • выполнить сравнительный анализ продуктивность специалистов схожей квалификации;
  • своевременно выявить причины невыполнения заданного плана работы;
  • установить действенные методы роста эффективности сотрудников;
  • оценить условия рабочего места и их непосредственное влияние на производительность;
  • проанализировать трату времени у передовиков производства.

Способ помогает достигнуть следующих целей:

  • выявить время, которое не было задействовано при работе в течение дня. Установить проблемы, связанные с этим;
  • провести мероприятия, на которых будут озвучены возможные решения этих проблем;
  • создать временные нормативы;
  • изучить деятельность и опыт других компаний, производительность которых выше;
  • организовать обучение сотрудников для увеличения производственных мощностей.

СПРАВКА! Фотография рабочего времени – это универсальный и комплексный подход, который решает далеко не одну задачу. Он помогает увеличить производительность труда при минимальных затратах.

Она не носит конфиденциальный характер, то есть принимать в работу всю имеющуюся информацию может любой заинтересованный в этом сотрудник. То есть данные доступны:

  • руководству организации и начальникам подразделений для установки уровня вовлечённости сотрудников в рабочий процесс;
  • сотрудникам отдела персонала и кадровых подразделений для определения количества требуемых людей в штате и проведения расследований при необходимости;
  • сотрудникам для повышения своей продуктивности и оптимизации своего рабочего времени.

Бывает нескольких видов, у каждого из которых есть свои особенности.

Индивидуальная

Составляется только на одного специалиста, чтобы отслеживать его эффективность. За его работой будет наблюдать комиссия, которая по итогу заносит все данные в лист наблюдения.

Групповая

Наблюдение за работником осуществляется целой группой наблюдателей. Само осуществление контроля схоже с индивидуальным методом. Организуется комиссия, в задачу которой входит наблюдение за рабочим процессом определённой группы лиц. Это позволит проанализировать каждого работника, и в целом работу группы.

Если анализ работы ведётся в отношении трёх и более человек, то он проводится методом мгновенных наблюдений. В процессе отмечаются действия сотрудников.

  1. Наблюдающий определяет рабочие задачи для проведения анализа, так как проанализировать весь процесс труда – достаточно трудоёмкий процесс.
  2. Анализируемое время делится на интервалы.
  3. Интервалы при занесении в бланк обозначаются кратко: цифрой или буквой.

Бригадная

Такой метод обычно применим на производстве и по своей структуре не отличается от групповой фотографии.

Бланк фотографии рабочего времени — скачать образец заполнения

Скачать бланк фотографии рабочего дня

Скачать образец фотографии рабочего дня

Образец фотографии РД

Способы проведения

Состав наблюдательной комиссии утверждается руководителем организации. В него могут входить:

  • главный инженер и рядовые инженеры;
  • работники отдела персонала и кадровой структуры;
  • представители от бухгалтерии;
  • сотрудники от отдела по охране труда.

Комиссия при индивидуальном анализе может состоять из одного человека.

Правила проведения

Если в организации несколько специалистов делают почти одинаковую работу, то комиссия вправе объединить сведения о двух работниках в одном листе.

Например, если таких сотрудников двое, то первая половина дня отводится для наблюдения за одним, а вторая – за другим. В конечном итоге будет создана одна фотография на двоих.

Для более чёткой процедуры, наблюдение проводится несколько раз. В бланк заносят средние показатели.

Стадии проведения

Правильно организованное наблюдение – залог наиболее точных результатов. Оно включает в себя подготовку, наблюдение и обработку полученных результатов.

Подготовка

Члены комиссии должны понимать специфику работы того или иного специалиста, так как без этого сложно будет дать правильную оценку его деятельности и зафиксировать это в документе. Наблюдатели знакомятся с техническими нюансами и подготавливают листы наблюдения, в которые вписываются базовые параметры, подлежащие изучению.

Наблюдение

Комиссия производит замеры длительности всех процессов на рабочем месте. Например, перед сотрудником поставлены три задачи, которые включены в параметры листа наблюдения. Рядом с ними указывается сроки начала и окончания выполнения. При этом учитываются все перерывы, даже несанкционированные. На наблюдение отводится весь рабочий день.

Обработка полученных результатов

Является самым важным этапом, который состоит из:

  1. Подсчёта времени, которое специалист затратил на работу в совокупности. Одновременно выделяется время на выполнение поставленных задач и на перерывы.
  2. Оценивание итогов наблюдения. Работа сотрудника во вредных условиях обязательно должна быть учтена, так как работать долго в такой ситуации невозможно.
  3. Сравнение результатов с установленными нормативами.

В процессе обработки результатов особое внимание уделяется «проблемным местам».

Например, сотрудник с руководящей должностью уделяет больше внимание рутинным делам, игнорируя при этом действительно важные задачи. Это заметно снижает КПД.

В такой ситуации делается вывод, что рутинные дела ему стоит передать на решение специалисту среднего звена, чтобы самому сосредоточиться на первоочерёдных задачах.

Анализируя процесс, наблюдатели выделяют количество времени, которое бесполезно было потрачено. Например, наблюдаемый долго общался не по делу с коллегами. В этом случае необходимо будет пересмотреть корпоративную культуру и ещё раз донести правила до работников.

Вся информация подлежит отображению в специальном бланке. В нём должны быть указаны следующие сведения:

  • наименование документа;
  • наименование организации или структурного подразделения;
  • инициалы специалиста, за которым велось наблюдение, его должность, образование и уровень подготовки;
  • наименование выполняемой работы;
  • список поставленных задач.

Часто возникает вопрос, что указать в примечании? После столбца с кратким наименованием поставленной задачи, например, работа с входящей информацией, в примечании можно отметить, что сотрудник работал с электронной почтой и готовил ответы на письма. Внести можно и любую другую информацию, которая показалась важной в процессе наблюдения. Если у наименования работы есть кодовое обозначение, то это тоже можно внести в лист.

Под таблицей указывается следующая информация:

  • время, потраченное на подготовку к работе и на её окончание;
  • время, которое сотрудник потратил на обслуживание рабочего места, например, включение компьютера или уборка рабочего стола;
  • время, затраченное на оперативное решение задач;
  • время на перерывы.

То есть в бланке описывается вся последовательность действий специалиста, даже несколько минут, которые он потратил на включение компьютера.

После полной подготовки листа наблюдения, его передают на подпись руководителю структурного подразделения, чей сотрудник был под наблюдением. А затем передаётся на подпись руководителю организации.

Определение тяжести труда

Анализируя вышесказанное, можно ещё раз отметить, что фотография является комплексным инструментом. С её помощью оценивается не только рабочая деятельность специалистов организации, но и условия их труда.

Уровень работоспособности зависит не только от усилий работника, но и от обустройства его рабочего места, и исправное функционирование предоставленного оборудования. Выявление в результате наблюдения проблем в этой части позволяет оперативно их разрешить.

Помимо этого анализируется и тяжесть труда. Для этого в составе комиссии обязательно должен присутствовать специалист по охране труда, так как он обладает необходимыми знаниями для правильной оценки. Анализируется время, которое работник затратил, например, на включение рабочего оборудования. Устаревшая техника сильно затормаживает рабочий процесс.

СПРАВКА! Анализ может проводится не только комиссией, но и руководителем. На основе полученных данных и в силу своих полномочий, он может принять более масштабные решения.

Действия после проведённого анализа

На основе проведённого анализа генеральный директор может:

  1. Сократить или увеличить заработную плату. Например, при использовании группового метода выяснилось, что у одного показатели качества работы выше, а другой – неоднократно отвлекался. Первый заслуживает денежное поощрение, а второму понизят уровень дохода. Эта система позволяет дополнительно мотивировать персонал.
  2. Увеличить штат работников. При анализировании выяснится, что усилий специалистов не достаточно для своевременного решения поставленных задач. Результатом выявления такой проблемы может послужить набор дополнительного персонала.
  3. Изменить обязанности. Время может расходоваться нерационально в силу несоответствия своей должности. Например, у работника мало опыта. В этом случае его можно снять с должности, но лучшим решением будет проведение дополнительного обучения.
  4. Правильно распределить нагрузку. У одного подразделения может быть много работы, в то время как у другого работы мало. В результате задачи равномерно распределяются.

Методы фотографии рабочего времени способствуют обновлению оборудования и повышению комфортности рабочего места. С одной стороны это не сложный метод, на который тратится всего лишь один день, но в результате получается масштабный анализ состояния всего производства, выявление и устранение «слабых» мест.

Источник: https://www.rublanki.ru/kadri/blank-fotografii-rabochego-dnya-nyuansy-sostavleniya/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.