Гарантийное письмо об оплате товара. Образец заполнения

Содержание

Гарантийное письмо об оплате, предоставлении юридического адреса: инструкция по составлению и образец

Гарантийное письмо об оплате товара. Образец заполнения

Банки Сегодня Лайв

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим

А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи.

При ведении любого дела нужны гарантии, дающие возможность надеяться на исполнение второй стороной своих обязательств. Для подтверждения обязательств, которые берет на себя организация, одна из сторон составляет гарантийное письмо.

В нем прописываются обязанности, которые она должна исполнить и сроки. Правильно составленное письмо является важным документом в случае возникновения судебных тяжб. Поэтому важно знать, как его нужно составить.

Мы расскажем, как правильно оформить гарантийное письмо.

Гарантийное письмо – это вид деловой переписки, с помощью которого контрагенты предоставляют гарантии оплаты своих обязательств за выполненные работы или предоставленные услуги. На основании этой бумаги могут вноситься изменения в основное соглашение касательно сроков погашения задолженности, получения отсрочки или реструктуризации долга.

Гарантийное письмо может быть составлено как при ведении дел с партнерами, так и для подтверждения готовности выполнить свои обязательства перед государством (для налоговой инспекции) или собственниками помещения, взятого в аренду. В каждом отдельном случае документ имеет определенные обязательные пункты. Образцы заполнения гарантийных писем достаточно легко найти в интернете, но мы для наглядности разберем некоторые образцы.

Юридическая значимость письма

Правильно составленное письмо является не только частью документооборота предприятия, но и представляет собой юридически значимый документ, которым:

  1. Предприятие признает наличие задолженности перед другой стороной (чтобы можно было учесть сроки исковой давности).
  2. Определяется размер задолженности одной стороны перед другой.
  3. Подтверждается факт договоренностей между контрагентами.

Все обязательства обеих сторон, указанные в гарантийном письме, регламентируются Гражданским Кодексом РФ:

  • обязательства продавца о поставке товаров или услуг в оговоренном количестве и в указанные сроки определяются 457, 465 и 467 статьями ГК РФ;
  • обязательства покупателя оплатить и принять товар или услугу в оговоренном объеме и сроке закреплены 484 и 485 ст.

Конечно, условий гарантийного письма лучше придерживаться: только при ответственном исполнении своих обязательств каждая из сторон сможет завоевать доверие у партнеров.

В каком стиле составляется гарантийное письмо

Как сказано выше, гарантийное письмо представляет собой вид официальной документа, поэтому должно составляться, исходя из правил деловой переписки. Другими словами, это значит, что:

  • стиль письма – исключительно официально-деловой;
  • структура текста – простая и последовательная;
  • предложения, требования и обязанности – прописываются конкретно, без использования деепричастных и причастных оборотов;
  • изложение информации – только по делу, никаких переносных значений, метафор и жаргонизмов;
  • грамматические и пунктуационные ошибки – недопустимы.

Это основные требования к стилю написания письма. Теперь разберем примеры составления гарантийного письма.

Образцы гарантийного письма

В зависимости от того, какие гарантии должен предоставить его составитель и кому, можно отличить несколько видов гарантийных писем. Каждый из них имеет определенные особенности заполнения. Образцы есть в интернете, а еще можно проконсультироваться с юристом, чтобы учесть все моменты для исполнения договоренностей обеими сторонами.

Чаще всего гарантийные письма составляются по таким основаниям:

  • об оплате товаров или услуг;
  • по задолженности;
  • на выполнение оговоренных робот;
  • по оплате за помещение, взятое в аренду;
  • для налоговой службы.

Гарантия оплаты

Гарантийное письмо об оплате может быть составлено как продавцом, так и покупателем.

В первом случае продавец в момент подписания договора может предложить покупателю подписать уже готовое гарантийное письмо, в котором будут расписаны обязательства по оплате и сроки этой оплаты, приемлемые для продавца. В нем же могут быть заранее предусмотрены санкции за невыполнение или несвоевременное выполнение условий.

Для заключения договора продавец передает уже готовый документ, и, если покупатель со всем согласен, его достаточно просто подписать и придерживаться его условий в дальнейшем.

Во втором случае покупатель может самостоятельно составить документ, подписать его и передать для ознакомления продавцу. Если он будет со всеми условиями согласен, значит письмо будет приложено к основному договору.

Само по себе гарантийное письмо этого вида обязательно включает в себя такие пункты:

  • наименование организации и ФИО ответственного лица (покупатель, отправитель);
  • реквизиты организации, которая принимает на себя обязательства об оплате (ИНН, КПП);
  • юридический адрес организации;
  • наименование организации и ФИО ответственного лица, кому направлено письмо (получатель, продавец);
  • вид обстоятельств (что стало предметом гарантийного письма: предоставленные товары или услуги);
  • гарантии, предоставляемые продавцу покупателем;
  • точные сроки исполнения взятых обязательств;
  • дата составления;
  • подпись ответственного лица и печать организации.

Образец гарантийного письма по оплате выглядит примерно так:

Гарантии по возмещению задолженности

Такой вид документа оформляется в случае возникновения задолженности. Составляя его, покупатель соглашается со своими обязательствами по выплате образовавшейся задолженности.

Письмо составляется по тем же пунктам, что и первое, но дополнительно в пункте «вид обстоятельств» указывается размер общей задолженности. При этом сумма расписывается как цифрами, так и словами.

Затем указывается номер и дата договора, по которому образовалась рассматриваемая задолженность. После чего указывается, по какому графику будет погашаться долг.

В этом же документе можно предусмотреть порядок отсрочки или реструктуризации долга. Тогда должник определяет период, на который он просит отсрочить платеж и указывает точную дату, когда он сможет выплатить долг в полном объеме или внести в счет погашения задолженности определенную часть средств.

В обязательном порядке прописываются штрафные санкции. То есть, на основании оговоренных самим должником условий, ему могут быть назначены дополнительные штрафы или проценты за несвоевременное погашение долга.

Имея такое гарантийное письмо, в случае неисполнения обязательств на должника можно подать иск в суд.

Образец данного письма такой:

Гарантийное письмо на выполнение заказанных работ

Такое гарантийное письмо подписывается исполнителем работ и передается заказчику перед заключением договора. Согласно ему, заказчик может реально оценить объем работ и срок, в которые их обязуется исполнить подрядчик. Согласно образцу гарантийного письма «обстоятельствами» будут те работы, которые обязуется выполнить в срок подрядчик.

Помимо обязательств, подрядчик должен прописать ответственность, которая наступит в случае неисполнения обязательств. Опираясь на указанные обязательства, заказчик может принять решение о возможности заключения договора с этим исполнителем.

Подрядчику лучше поддерживать свою репутацию, как надежного исполнителя, своевременно выполняющего свои обязательства. Это гарантия получения большего числа клиентов.

Примерная форма такого гарантийного письма приведена ниже:

Гарантии по аренде

Составляется такое письмо обычно по инициативе арендодателя. Так он страхует ответственность арендатора и получает гарантии выполнения взятых им на себя обязательств (то есть, уплаты арендной платы и т.д.).

В письме указывается номер и дата договора аренды (сама аренда является обстоятельством), размер обязательных платежей и срок их погашения. По инициативе одной из сторон может быть добавлен пункт о возможных штрафах при возникновении просрочки по ежемесячным платежам.

Как правило, за неисполнение взятых на себя обязательств собственник объекта может в одностороннем порядке расторгнуть договор и потребовать немедленного освобождения помещения.

Выглядит гарантийное письмо по аренде примерно так:

Гарантийное письмо для ФНС

Гарантийное письмо может составляться не только для организаций и частных лиц, кроме прочего, его получателем может быть налоговая служба.

Этот документ необходим в момент регистрации индивидуального предпринимателя или предприятия (юридического лица).

Письмо необходимо для подтверждения, что клиент, оформляющий предпринимательство, берет в аренду или имеет в собственности определенное помещение, за которым закрепляется юридический адрес организации.

В документе прописываются намерения собственника помещения сдать в аренду конкретной организации имеющуюся в собственности недвижимость, зарегистрированную по конкретному адресу, при наличии на нее правоустанавливающих документов.

Если же организация – непосредственный собственник помещения, тогда предоставляются те самые правоустанавливающие документы на собственность, а также указывается, что именно это помещение будет являться фактическим адресом размещения юридического лица.

Гарантийное письмо для ФНС имеет такую форму:

Как предоставляется гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это официальный документ, поэтому его получение адресатом должно быть строго зафиксировано. Сделать это можно одним из способов:

  1. Передать лично. Делается это в момент подписания непосредственного договора, или предоставляется заранее. В этом случае письмо распечатывается в двух экземплярах и на втором, который остается у исполнителя, заказчик ставит свою подпись об ознакомлении и принятии его в работу.
  2. Отправить по почте. В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением. После получения его адресатом отправитель получает извещение о вручении. У получателя письма есть месяц, чтобы предоставить какой-то ответ отправителю, к примеру, о согласии с предоставленными гарантиями.
  3. Отправка по факсу. Этот способ будет менее затратным, но и гарантировать, что получатель его примет к сведению никто не может. Единственная возможность удостовериться, что его действительно приняли – это отправить документ в момент общения с секретарем или руководителем. Тогда он лично засвидетельствует его получение.
  4. На электронную почту. Еще один ненадежный, но имеющий место способ отправки письма. В этом случае самым большим минусом является то, что письмо может быть просто не просмотрено, либо вообще попадет в спам. Чтобы удостовериться, что оно дошло адресату, стоит созвониться и уточнить, принято ли оно и устраивают ли клиента прописанные условия.

Выбор варианта доставки письма стоит согласовывать с получателем.

Резюмируя: гарантийное письмо – это гарантии заказчику (продавцу), поэтому именно они чаще всего являются инициаторами его составления. Но если компания, с которой планируется сотрудничество, сама предлагает составить этот документ, тогда ее намерения более чем прозрачны, а компания надежна в большинстве случаев.

Источник: https://bankstoday.net/last-articles/kak-sostavit-garantijnoe-pismo-po-oplate-zadolzhennosti-i-kakie-garantii-ono-daet

Гарантийное письмо 2020: об оплате, на адрес, на поставку товара

Гарантийное письмо об оплате товара. Образец заполнения

Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.

Немного истории

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:

«Барталус и Ко. В Пизе

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и

Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»

Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128

Суть гарантийного письма

Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:

  • фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
  • стороны — гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
  • в теле письма — обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
  • согласно правилам делопроизводства — исходящий номер письма;
  • дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
  • печать организации;
  • если подписант по доверенности — то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.

Также, необходимо указать контакты, реквизиты и адрес стороны-гаранта.

Образцы гарантийных писем

Здесь мы приведем разные образцы гарантийных писем, с целью вашего ознакомления. В целом, суть тут везде одна — одна сторона что-то гарантирует, вторая выступает просто получателем данной гарантии.

Гарантийное письмо на юридический адрес

Для первичной государственной регистрации компании, либо при «переезде» уже действующей, среди комплекта документов, подаваемых в регорган, должно быть гарантийное письмо от собственника юридического адреса. Образец данного письма будет выглядеть примерно так:

ООО «Ромашка»

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича, гарантирует предоставить нежилое помещение по адресу:

Г. Москва, Проектируемый проезд 5678, дом 56, строение 5, офис 67.

в качестве адреса места нахождения и нахождения единоличного исполнительного органа, для целей государственной регистрации обществу с ограниченной ответственностью «Вулкан».

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

МП

Соответственно, здесь выражена гарантия стороны-собственника помещения предоставить данное помещение в качестве юридического адреса для будущей компании.

Гарантийное письмо на поставку товара

Как вариант, в гарантийном письме может быть выражена гарантия по исполнению договорных обязательств. В качестве примера приводим образец гарантийного письма на поставку товара:

ООО «Ромашка»

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2019 г.

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

МП

Здесь, как видим, выражена гарантия поставщика произвести отгрузку товара в определенный срок.

Гарантийное письмо на оплату

Достаточно часто встречающийся вариант использования гарантийного письма — взыскание задолженности. Здесь фигурирует такой образец гарантийного письма на оплату:

ООО «Ромашка»

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести оплату по договору №___ от __.__.20__г. в срок до 01.08.2019 г.

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

МП

Здесь уже выражена обязанность стороны-гаранта оплатить имеющуюся задолженность в определенный срок.

В целом, все гарантийные письма между собой очень похожи. Различаются они лишь в действиях, которые обязуется предпринять гарант.

Кстати говоря, расписку о получении денег в долг также можно считать гарантийным письмом. Также как и банковскую гарантию.

Источник: https://BiznesZakon.ru/dokumenti/chto-takoe-garantiynoe-pismo

Гарантийное письмо об оплате товара: образец

Гарантийное письмо об оплате товара. Образец заполнения

Ведение предпринимательской деятельности подразумевает составление различной документации. Некоторые из подобных документов используются только в пределах самого предприятия.

Другие документы используются для отправки в другие организации, с которыми тесно сотрудничает конкретная фирма. Гарантийные письма относятся ко второй категории деловых бумаг и выступают в качестве гаранта оплаты за оказание услуг или приобретения товаров.

Давайте рассмотрим, как написать гарантийное письмо и узнаем о его предназначении.

Чаще всего гарантийные письма составляются в случае необходимости гарантирования выполнения обязательств по оплате товаров и услуг

Для чего нужны гарантийные письма

Предназначение этого документа – предоставление гарантий организации, выступающей в качестве поставщика материальных ценностей о том, что фирма, выступающая в качестве заказчика, осуществит оплату в ранее оговоренные сроки. Также гарантийные письма нередко используются с целью документального подтверждения факта того, что имеющиеся задолженности будут погашены.

Данный акт позволяет компании, выступающей в качества поставщика услуг или товарно-материальных ценностей, осуществить определенные действия без предварительной оплаты. Важно обратить внимание, что при наличии подозрений на плохую платежеспособность, компания поставщик может отказаться от выдачи товара или совершения услуг. Гарантийные акты предназначены для:

  1. Компания-покупатель – письменное подтверждение факта взятия на себя обязательств об оплате товарно-материальных ценностей. Также гарантийное письмо может являться свидетельством факта ожидания получения ТМЦ, если они небыли доставлены своевременно.
  2. Компания-поставщик – получение письменных гарантий, подтверждающих факт своевременной оплаты.

Важно обратить внимание на то, что подобные документы часто используются во время судебных разбирательств.

Наличие подобного документа позволяет обратиться в соответствующие органы и заставить покупателя внести обещанный взнос при помощи властей.

Гарантийные письма используются как ответ на письменные претензии от поставщиков, которые не получили выплату за оказанную услугу или отправленные материальные ценности.

Достоинства и недостатки гарантийных писем

В условиях предпринимательской деятельности, документы, дающие гарантии, часто используются в качестве замены официально составленному договору.

Среди положительных моментов этой практики, следует отметить отсутствие необходимости присутствия обеих сторон при составлении бумаг.

Помимо этого, данная форма не требует наличия подписей и печатей руководителей обеих организаций.

Данный документ имеет полную законность, при условии правильного заполнения и акцептации. На сегодняшний день государственные органы приравнивают рассматриваемые акты к официально составленным договорам. Однако на этом положительные стороны заканчиваются.

Среди недостатков подобной практики, следует выделить невозможность определения обязанностей и прав каждой из сторон.

Помимо этого, сам объем документа существенно сужает описание условий сделки.

К существенным недостаткам обмена подобной документацией можно отнести отсутствие описания процедурных нюансов и четкого определения ответственности как заказчика, так и производителя.

Гарантийное письмо об оплате способствует достижению договоренности с поставщиком

Несмотря на юридическую правомерность, подобные бумаги могут породить различные нюансы и недопонимания, что негативно сказываются на деловых отношениях.

Виды гарантийных писем

Существует несколько видов гарантийных писем, которые различаются своей функциональностью. Одной из разновидностей этого формата документов, является форма, подтверждающая обязательства по выплате средств.

Данный вид документации используется в качестве гаранта погашения долговых обязательств, оплаты за оказанные услуги или отправления товарно-материальных ценностей. Этот вид писем, является документальным подтверждением факта признания наличия финансовой задолженности.

Подобные акты используются в тех ситуациях, когда заказчик сталкивается с трудностями оплаты или необходимостью её перенесения на другую дату.

Также существуют формы гарантийных писем, которые подтверждают наличие обязательств по совершению различных действий, оказанию услуг или отправке товара. В данном документе, заказчик уверяется, что ранее обговоренные обязательства будут исполнены в течение конкретного промежутка времени, согласно с ранее установленным объемом.

В некоторых случаях, указывается несколько временных промежутков, при наличии необходимости поэтапного проведения работ. В этом виде деловой переписки, в обязательном порядке следует подтвердить, что оказываемые услуги или отправляемый товар соответствует установленным стандартам.

Подобные документы часто используются при составлении официальных договоров, а также при наличии риска нарушения ранее оговоренных сроков.

Значительно реже используются гарантийные бумаги, подтверждающие цели арендодателя. В данном аспекте, подразумевается гарантия получения юридического адреса.

Этот документ направляется в налоговые органы, в тех ситуациях, когда компания не обладает собственной недвижимостью, которую следует указывать в учредительном пакете документов. Юридические лица обладают правом взятия недвижимости в аренду.

В этом случае, в налоговые органы следует предоставить гарантию о том, что арендодатель дает свое согласие на оказание подобных услуг.

Существует вид гарантийных писем, которые подтверждают факт будущего трудоустройства. Эта разновидность писем пишется при наличии необходимости юридического подтверждения дальнейшего приема на работу. Такие документы часто необходимы сотрудникам фирм из зарубежных стран, для предоставления в миграционную службу.

Также заполнение этой бумаги может запросить студент, для дальнейшего предъявления в учебном заведении. Во многих ВУЗах нашей страны, студенты получают диплом только после того, как представят официальную справку, подтверждающую наличие будущего официального трудоустройства.

Запросить такой документ у своего потенциального работодателя могут бывшие заключенные, которым он необходим для отчета перед органами, осуществляющими административный надзор.

Первые два вида писем, содержащие в себе гарантии факта оплаты или оказания (отправки) услуг (товара), заполняются заказчиком или поставщиком.

В роли заказчиков могут выступать как государственные организации, так и индивидуальные предприниматели. Заполненный документ должен содержать в себе печать организации, а также подпись руководителя или главного бухгалтера предприятия.

Только после подписания документа, он отправляется компании, выступающей в качестве поставщика.

Чтобы правильно написать гарантийное письмо, необходимо придерживаться официально-делового стиля

Структура гарантийных писем

При написании подобных документов очень важно учитывать различные нюансы их составления. В первую очередь, следует выбрать формат бумаги. Для написания подобной документации могут использоваться как бланки предприятия, так и бумажные листы формата «А4». Ниже представлен пример гарантийного письма об оплате, который содержит в себе следующие моменты:

  1. В левом углу документа указывается регистрационный номер, который в точности соответствует тому, что указан в журнале регистрации исходящей документации. Справа, в верхней части бланка, указываются юридические данные компании. Здесь следует указать название организации, должность заполняющего, а также привести фамилию и инициалы её директора.
  2. Далее следует указать название акта, дату заполнения и номер заявки. После этого указывается сумма и сроки оплаты. В некоторых случаях в данном разделе следует привести график платежей.
  3. Ниже приводится способ оплаты. При банковском переводе, следует указать все необходимые данные, включая ИНН и ОКПО организации. Следом заполняется графа, содержащая в себе данные об ответственности сторон. Здесь могут быть указаны суммы штрафных санкций, процентные ставки и пенни.
  4. После того как руководитель организации ставит на заполненный документ свою подпись и фирменную печать, бумаги приобретают юридическую силу. Важно обратить внимание на то, что при верном составлении бланка, он может использоваться в качестве подтверждения факта наличия задолженности во время судебных разбирательств.

Большинство предприятий, имеющих многоуровневую структуру, имеют в своем «арсенале» уже готовые документы, со всеми обозначенными пунктами, которые необходимы при написании подобных бумаг.

В задачу человека, ведущего деловую переписку, входит лишь заполнение пустующих полей.

Однако для тех, кто только начинает предпринимательскую деятельность, ниже мы приведем образец гарантийного письма на оплату счета.

  1. В первую очередь, при написании подобных бумаг, следует указать их порядковый номер и дату заполнения.
  2. С правой стороны указывается должность получателя акта и реквизиты организации.
  3. Чуть ниже, в центре листа, указывается название документа: «Гарантийное письмо».
  4. После этого пишется фраза: «Прошу ООО «Марфа», в лице Генерального директора Антонова Льва Давыдовича, оказать услугу (поставить товарно-материальные ценности) в согласии с заявкой под номером (приводится номер заявки и дата её подачи)».
  5. Ниже пишется: «Оплата гарантируется с расчетного счета № (здесь указывается название банка и номер счета)».
  6. После этого указывается конкретный срок выплаты и сумма. Важно обратить внимание на то, что сумма указывается исключительно прописью.

Заполненный документ должен содержать в себе формы штрафных санкций, в случае отсутствия своевременной оплаты. Они могут быть в виде процентов или пенни.

В качестве примера можно привести следующую фразу: «В случае отсутствия выплаты в установленные сроки …» Здесь нужно указать процентную ставку за день просрочки, делая отсылку к статье №823 Гражданского Кодекса Российской Федерации, которая содержит в себе сумму пени за подобные нарушения.

После того как основная часть документа будет заполнена, ставится фирменная печать и подпись руководителя. Далее приводятся основные реквизиты предприятия и другие контактные данные.

Гарантийное письмо должны отличать однозначность формулировок, прозрачность и ясность намерений «гаранта»

Методы отправки гарантийных писем

Заполненный бланк может быть отправлен несколькими способами. Более предпочтительно передавать подобную документацию лично представителям фирмы-поставщика.

В этом случае, пакет документов может быть передан либо секретарю, либо в канцелярский отдел.

Выбирая этот метод передачи официальных бумаг, следует позаботиться о создании копии документа, на которой будет поставлен штамп, подтверждающий факт приема.

Допускается передача деловой документации при помощи курьерских служб или при помощи почтовой компании. В последнем случае, заполненные бумаги отправляются заказным письмом, с уведомлением о получении. Также допускается отправка извещения при помощи факса или интернета, с последующей передачей бумажной копии.

Ответственность сторон

Гарантийные письма являются документальным подтверждением серьёзности намерений каждой из сторон. Таким образом, невыполнение ранее оговоренных обязательств может повлечь за собой судебные разбирательства и применение штрафных санкций, которые прописываются в структуре бланка.

Основываясь на вышесказанном, можно сделать умозаключение, что данный вид деловых бумаг является серьезным аргументом в случае необходимости решения вопросов при помощи органов власти. Но стоит взять на заметку, что гарантийные письма не всегда являются доказательством честных намерений одной из сторон.

Форма гарантийного письма не предполагает специальных законодательно разработанных норм

Гарантийное письмо об оплате товара, образец:

Директору открытого акционерного общества

«РемонтСтройСервис»

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Волгоградская военная академия – государственное учебное заведение, финансируемое за счет бюджетных средств, на основе утвержденной сметы. Расходы на оплату строительных услуг предусмотрены и утверждены в полном объеме.

Но из-за задержки поступления бюджетных средств в декабре 2017 года, появилась вынужденная задолженность.

Данным письмом, наша академия гарантирует оплату строительных услуг и погашение задолженности в полном объеме до 1 февраля 2018 года.

С уважением

Директор                                       Н.В. Комаров.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/garantijnoe-pismo-na-oplatu-scheta-obrazets.html

Гарантийное письмо об оплате товара, услуг и задолженности в 2020: образец и как написать?

Гарантийное письмо об оплате товара. Образец заполнения

Гарантийное письмо (ГП) – это один из документов официального делового оборота, который разрабатывается одной из сторон совершаемой сделки и содержит в себе параметры соблюдения условий договора.

Сфера использования писем обширна: применяются в коммерческих организациях для установления деловых отношений или для подтверждения будущего юридического адреса компании.

Составление

Стандартная форма включает в себя определенный набор реквизитов:

  • дата формирования и номер документации;
  • название фирмы, являющейся адресатом – указывается полное наименование компании и ФИО лица, выступающего в качестве получателя (практика показывает, что письма составляются на имя руководителя фирмы);
  • название документа – заглавие писать не обязательно, допускается указать актуальную тему обращения;
  • основной текст – указывается перечень обязательств сторон и предельные сроки исполнения требований;
  • подпись – указывается должность и настоящая подпись составителя.

Образец гарантийного письма

В основной части текста отправителем указываются действительные банковские реквизиты, ссылки на ранее заключенные соглашения, размеры штрафных санкций при нарушении регламентированных обязательств и так далее. Письмо составляется на одном листе. Стиль – официальный.

Под документом ставится подпись директора учреждения и главного бухгалтера. Нередки случаи, когда в бланке прописываются санкции, которые будут применены после нарушения прописанного ранее порядка.

Гарантийные документы состоят из следующих частей:

  1. Начальная. В правой верхней части прописываются данные как об отправителе, так и о получателе. В левой части – исходящий номер и дата составления. Большие компании составляют подобную документацию на специальных бланках. Помимо наименования организации указываются имена лиц, входящих в совет директоров фирм с обеих сторон.

    Гарантийное письмо об оплате товара. Бланк

  2. Основная. Излагается суть гарантийного обеспечения. Допускается использование двух вариантов написания. В первом случае отправитель начинает составление со слов: «Настоящим письмом гарантируется», после чего приводится список гарантий, сроки и прочие обязательные условия исполнения.

    Во втором случае описываются все детали, а в конце добавляется следующая норма: «Выполнение условий гарантируются». Разрешается создавать производные от слова «гарантия» — смысл сообщения не изменяется.

    В ряде ситуаций документ является непосредственным дополнением к письменному соглашению. Это особенно актуально в тех случаях, когда одна из сторон не проявляет уверенность в порядочности своего партнера.

    Образец письма об оплате задолженности

  3. Заключительная. Под основным текстом проставляется подпись руководителя компании и организационная печать. Письмо ни при каких обстоятельствах не может выступать в качестве договора поручительства. Документ отправляется в пользу контрагента почтовым отправлением.

    Сложившаяся судебная практика не дает четкого представления о статусе письма. Оно может быть рассмотрено, как обязывающий документ, но в подавляющем большинстве случаев документ не влечет такие же юридические последствия, как классический договор.

Об оплате и выполнении работ

В гарантийном документе об оплате товара указываются факты того, что отправитель ручается за полноценную оплату или за возмещение расходов точно в указанные сроки. Сторонам сделки следует подробно расписать сумму платежа в цифровом выражении и прописью.

Обязательно вносится пункт о банковских реквизитах и адресе размещения компании – отправителя. Помимо подписи руководителя на бумаге должна отражаться подпись руководителя финансового департамента/отдела.

Пример гарантийного письма о выполнении работы

Отправители подтверждают серьезность своих намерений путем внесения в документ ответственности за несвоевременное погашение финансовых обязательств. В остальном порядок подготовки ГП об оплате товаров ничем не отличается от параметров составления аналогов.

Если деловой партнер допускает пропуск установленных сроков платежа, а вторая сторона замечает такой факт, то должник может на законных основаниях указать в письме время погашения долга.

Следовательно, измененный документ будет принят в качестве приложения к основному договору. Условия будут считаться измененными только в тех случаях, если другая сторона отвечает отправителю таким же письмом.

Образец письма об оплате

В гарантийных документах о выполнении различных мероприятий или о предоставлении услуг отправители дают гарантии своим контрагентам о том, что определенный набор мероприятий будет выполнен в поставленный срок. Такая документация может содержать в себе несколько временных рамок, в течение которых исполнитель будет проводить работы и сдавать их поэтапно.

Практика показывает, что подрядчики прибегают к использованию писем при нарушении первоначальных сроков выполнения для внесения ясности для заказчиков. Однако это не подтверждает, что непосредственный заказчик согласится на обновленный перечень условий.

Допускается предъявление гарантий качества исполнения работ. Под качественностью понимается реализация мероприятий в соответствии со СНиП и ГОСТ. Возможно составление письма, если между сторонами сделки не был ранее заключен договор, в результате чего документ можно расценивать, как приглашение к формированию соглашения.

Скачать образец заполнения в формате .doc

Об отсрочке

Если организация не может в силу наличия объективных причин перевести денежные средства на счет поставщика, то, в первую очередь, важно не испортить сложившиеся деловые отношения. В этом помогает составление письма об отсрочке платежа. Образец представлен ниже:

Образец об отсрочке платежа

Компании, получившие финансовые претензию от поставщиков, не нужно скрываться от исполнения обязанностей. Стоит сообщить, что руководство планирует в кратчайшие сроки погасить задолженность, но с учетом сложившихся обстоятельств в текущий момент времени — это сделать невозможно.

Для того, чтобы поставщик не обращался в районный суд, в ответ на претензию направляется ГП. В нем указывается, что организация согласна с необходимостью оплаты назначенной неустойки и накопленных процентов. В противном случае сообщается о просьбе отмены определенной суммы.

Поставщик может быть вынужден включить в статью доходов исчерпывающую сумму неустойки, которая признается покупателем. Об этом в полной мере гласит письмо Министерства Финансов Российской Федерации № 03-03-06/1/42838 от 24 июля 2017 года.

Оформление письма об отсрочке платежа поставщику должно обязательно связываться с готовностью погашения издержек в требуемые сроки. Приводится аргументация по поводу того, почему одной из сторон выгодно пойти на уступки.

Например, если две организации наладили сотрудничество недавно и раньше не наблюдались задержки платежей, то покупатель в обязательном порядке оплатит долг и компенсирует ущерб.

Об оплате в Казахстане

Образцы документа в Казахстане ничем не отличаются от российских аналогов. В большинстве случаев используется следующий пример:

Образец письма в Казахстане

Важно: составление проводится на классическом листе формата А4. Если документ отправляется одной из сторон сделки в ответ на поданную претензию, то необходимо четко прописать его номер и дату. В случаях, когда документ формируется на нескольких страницах, они должны быть в обязательном порядке пронумерованы и прошиты.

О приеме на работу

Для составления ГП о приеме на постоянное место трудоустройства используется стандартный порядок. Несмотря на это обязательно следование следующему алгоритму действий с учетом исполнения обязательных нюансов:

  • в левом верхнем углу документа прописывается номер исходящей корреспонденции и дата ее формирования – номер присваивается тем подразделением организации, сотрудники которого несут прямую ответственность за ведение деловой переписки (канцелярия, секретариат, отдел кадров);

    Гарантийное письмо о приеме иностранного гражданина на работу

  • указывается наименование компании, выступающей в качестве получателя письма;
  • перед основным текстом пишется наименование документа заглавными символами;
  • составляется содержание документа, в котором прописывается полное наименование учреждения-работодателя, ФИО претендента на место работы, дата приема или временной промежуток, в течение которого соискатель будет принят в постоянный штат сотрудников;
  • объясняется размер заработной платы, количественные показатели премии и гарантии, предусматриваемые нормами действующего Трудового Кодекса Российской Федерации;
  • в конце документа указываются ФИО руководителя и уполномоченного сотрудника кадровой службы компании, проставляется оттиск организационной печати.

Скачать образец о приеме на работу в формате .doc

Важно: если документ о приеме на место работы составляется от лица индивидуального предпринимателя, то из-за отсутствия печати компании документ в каждом случае заверяется в нотариальном порядке.

О выполнении строительных работ

Действие аналога гарантийного свидетельства о выполнении работ по стройке в полной мере распространяется на мероприятия, совершаемые в рамках соглашения между подрядчиком и заказчиком. На работы устанавливается гарантийный срок, который исчисляется с даты приема заказчиком и подписания соответствующего Акта.

Гарантии затрагивают все без исключения конструктивные компоненты.

Подрядчики утверждают, что в пределах определенного договором срока результаты работ будут:

  • соответствовать условиям соглашения, показателям качества и заявленным данным;
  • обеспечивать стабильное функционирование;
  • сохранять свойства возведенного объекта
  • готовыми к постоянной эксплуатации.

В случае обнаружения несоответствий заказчик имеет право на следующие требования:

  • быстрое устранение недостатков;
  • разработка другого объекта из тех же материалов, что и первоначальный;
  • возмещение издержек, понесенных во время устранения несоответствий;
  • полноценное возмещение убытков, возникших в связи невыполнения работ.

Пример составления письма о строительных работах

В ситуациях, когда в течение времени, отведенного на устранение ошибок, будет выявлен факт того, что они не будут ликвидированы в установленный письмом срок, то стороны могут в общем порядке позаботиться о заключении дополнительного соглашения. В таком случае гарантии продлеваются в автоматическом порядке на весь период устранения дефектов.

Гарантии ни при каких обстоятельствах не могут распространяться на случаи предумышленного повреждения конструкции возводимого объекта третьими лицами, а также на случаи нарушения регламентированных эксплуатационных правил.

Гарантийные письма в строительной сфере формируются строго в двух экземплярах, обладающих идентичной юридической силой. По одному документу передается каждой из сторон Соглашения.

Действие начинается с момента подписания и продолжается в течение определенного гарантийного срока. Условия могут быть изменены путем заключения дополнительного договора между обеими сторонами сделки. Преждевременное прекращение действия письма проводится в том же порядке.

Заключение

Гарантийные письма любой направленности позволяют регламентировать отношения между сторонами сделки. Составить документ может каждое заинтересованное лицо в самостоятельном порядке или после консультации с квалифицированным юристом.

Сформированное надлежащим образом письмо имеет полноценную юридическую силу и может быть использовано для регулирования спорных ситуаций как в порядке досудебного разбирательства, так и путем обращения в высшие судебные инстанции. В рамках договорного права подобная документация используется часто, а вариантов использования может быть много.

Важно: конкретная форма гарантийного письма не регламентируется нормами действующего федерального законодательства.

С одной стороны, это позволяет составить правильную с юридической точки зрения бумагу, используя свободные формулировки. С другой стороны, получатель может сам определить собственные требования и разработать специализированный бланк для реализации поставленных целей.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/garantijnoe-pismo.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.