Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы) – все о налогах

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются.

Поэтому возникает необходимость разобраться, что входит в обязанности бухгалтера, нужно ли заключать договор с подотчетным лицом и как быть, если подотчетное лицо приобрело материалы за свой счет.

Общие моменты ↑

Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами.

Расчеты наличными средствами предприятия также осуществляют через подотчетных лиц, например, при погашении задолженности перед бюджетом. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.

Наличные деньги являются достаточно привлекательным финансовым инструментом при проведении расчетов за товары или услуги.

Однако чтобы исключить злоупотребления правительство установило определенные ограничения для юридических лиц. Международная практика содержит похожие стандарты бухучета.

Порядок выдачи денег подотчетным работникам предусматривает следующее:

  1. Наличие письменного распоряжения директора предприятия.
  2. Список лиц, которые могут получать деньги.
  3. Размер подотчетной суммы.
  4. Сроки возврата денег.
  5. Сроки подачи отчета о расходовании средств.
  6. Соблюдение процедуры выдачи подотчетных денег лицам, отображенным в распоряжении.
  7. Соблюдение процедуры выдачи средств лицам, которые отчитались по авансовым платежам.
  8. Предупреждение о запрете на передачу подотчетных денег между сотрудниками.

Отдельно стоит сказать, что документальное отображение операций является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности каждого предприятия.

При этом каждая операция должна сопровождаться оправдательным документом. На основании первичных документов впоследствии формируется бухгалтерский учет.

На небольших предприятиях обязанность по ведению первичного учета операций может быть возложена на бухгалтера, который осуществляет учет денежных расчетов.

Основные понятия

Ниже будут рассмотрено несколько базовых определений, которые встречаются в бухучете:

Бухгалтерский учетЭто непрерывная фиксация и анализ данных, которые позволяют получить необходимую информацию о состоянии имущества, обязательств и активов предприятия. Сюда также относятся любые изменения, возникающие в ходе хозяйственной деятельности организации
Подотчетные лицаДолжностные лица, которые обязаны представить письменный отчет о том, как ими были использованы выданные средства
Учет расчетовДокументальное отображение операций по расчетам с контрагентами
Синтетический учетУчет итоговых сведений бухучета о разновидности имущества, обязательствах предприятия и хозяйственных операциях, который создается на основании конкретных экономических признаков
Счет 71Служит для отображения суммы задолженности перед предприятием. На этом счету также указывается сумма невозмещённого перерасхода
АудиторФизическое лицо, которое занимается проверкой финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Кто осуществляет расчет

И только после этого документ передается кассиру для исполнения. Получателю подотчетных сумм документ на руки не выдается.

Такой порядок исключает внесение ошибочной информации в расходный документ. В результате чего кассир не понесет материальную ответственность за чужие ошибки.

Нормативное регулирование

Порядок осуществления наличных расчетов утвержден Указанием Центробанка №3073-У.

В бюджетных учреждениях расчеты с подотчетными сотрудниками могут производиться на основании положений:

При этом выдача наличных денег может происходить путем их перечисления на банковскую карту работника. Для этого в положении о выдаче денег должна быть соответствующая оговорка.

Закон не предусматривает ограничений по сумме выплат. Но, если подотчетное лицо приобретает товары в интересах учреждения, то при расчете наличными деньгами нужно придерживаться лимитов, установленных для юридических лиц.

На закупку продукции у одного поставщика установлены определенные ограничения. Закон также вводит годовой лимит на совокупную сумму закупок.

В документе необходимо указать ответственное лицо, которое будет следить за тем, чтобы не был превышен лимит. Обычно для этой цели привлекают специалиста по закупкам.

После утверждения кандидатуры подотчетные сотрудники должны будут согласовывать заявления о выдаче денег на производственные нужды.

Авансирование допускается только при условии, что подотчетное лицо не имеет задолженности по деньгам, по которым пришло время для подачи авансового отчета (п.214 приказа Минфина №157).

Следовательно, перед тем как выдать заявленную сумму денег бухгалтер должен проверить, чтобы не было дебиторской задолженности.

Если задолженность есть, тогда нужно проверить сроки предоставления отчета. Аванс выдается подотчетному работнику, если указанные сроки не истекли.

Для этого сотруднику отводится 3-дневный срок. Проверка отчета проводится в срок, установленный директором в соответствующем распоряжении.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ↑

Перечень лиц имеющих возможность получать деньги под отчет определяется нормативной документацией или внутренними локальными актами предприятия.

Выдача денег должна сопровождаться служебной запиской, с отображением следующих данных:

  • цель расхода;
  • сроки;
  • сумма аванса.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации. Авансовый отчет служит письменным доказательством целевого применения выданных денег.

На его основании происходит списание средств. О том, как делаются проводки об израсходованных подотчетным лицом на производственные цели деньгах, будет сказано ниже.

Основные проводки

Проводки при выдаче аванса работнику коммерческого предприятия на командировочные издержки делаются так:

Дт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником»Кт 50 «Касса»
Дт 44 «Издержки на продажу»Кт 71 «Расчеты с ответственным работником»
Дт 50 «Касса»Кт 71 «Расчеты с ответственным лицом»

Отчет должен сопровождаться документами, подтверждающими понесенные издержки и то, что материалы поступили на предприятие.

По подотчетным суммам организация делает такие записи:

Дт 71 «Расчеты с ответственным работником»Кт 50 «Касса»
Дт 25 «Общепроизводственные издержки»Кт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником»
Дт 50 «Касса»Кт 71 «Расчеты с ответственным работником»

Сумма денег своевременно не возвращенная работником отображается так:

Дт 94 «Недостачи и…»Кт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником»

Удержание обозначенных сумм фиксируется так:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по зарплате»Кт 94 «Недостачи и потери…»

Бухгалтерские проводки при выдаче денег учреждения подотчетному работнику делаются так:

Дт 0 208XX 560Наращивание дебиторской задолженности
Кт 0 20134 610Выданы деньги из кассы предприятия
Кт 0 20135 610Выбытие финансовой документации из кассы
Кт 0 20111 610Списание денег со счета в казначействе
Кт 0 20121 610Выбытие денег в банк
Кт 1 30405 XXXРасчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Увеличение дебиторки ответственного сотрудника происходит по факту оплаты им определенного товара через банковскую карту.

Поэтому бухгалтер должен контролировать расходные операции, чтобы вовремя отражать задолженность и обязательства организации.

Проводки при переводе денег на карту предприятия в течение одного операционного дня отражаются так:

Дт 1 21003 560Наращивание дебиторки при проведении операций с фин. органом по наличным деньгам
Кт 1 30405 000Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Если зачисление денег на карту предприятия произошло на другой операционный день, тогда проводки делаются так.

Первая:

Дт 0 20123 510Поступление денег в банк
Кт 1 30405 000Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Вторая:

Дт 1 21003 560Наращивание дебиторки при проведении операций с фин. органом по наличным деньгам
Кт 1 20123 610Выбытие денег в банк

Если сотрудник снял поступившие на карту подотчетные деньги или оплатил ими товары, то проводка делается так:

Дт 1 208XX 560Увеличение дебиторки ответственного работника
Кт 1 21003 660Уменьшение задолженности при осуществлении операций с фин. органом по наличным деньгам

После утверждения директором предприятия отчета записи делаются так:

Дт 0 10500 340Увеличение цены материальных запасов
Дт 0 10600 000Оплата нефинансовых активов
Дт 0 30200 000Расчеты по взятым обязательствам
Дт 0 40120 000Издержки текущего года
Дт 0 30403 830Сокращение кредиторской задолженности по удержаниям из зарплаты
Дт 0 10900 000Издержки на изготовление товарной массы
Кт 0 208XX 660Снижение дебиторской задолженности ответственных сотрудников

При возврате денег запись делается так:

Дт 0 20134 510Поступление денег в кассу
Кт 0 208XX 660Сокращение дебиторской задолженности подотчетных работников
Дт 0 20111 510Поступление денег со счета в казначейства
Дт 0 20121 510Поступление денег в банке
Дт 1 30405 000Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом
Кт 0 208XX 660Сокращение дебиторской задолженности ответственных сотрудников

Как видно, не только выдача денежных средств отражается записью, но, и возврат подотчетных сумм.

Отражение в балансе (актив или пассив)

Расчеты с получателями подотчетных сумм отображаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными работниками».

Документальное оформление расчетов

Документы по учету расчетов можно поделить на три вида. Первичная документация оформляется в бухгалтерии на основании служебной записки.

Второй вид документов работник подготавливает самостоятельно в процессе реализации производственной задачи. Сюда относятся:

После выполнения поставленной задачи оформляется итоговая документация. Работник должен подготовить авансовый отчет относительно израсходованной суммы денег и сдать его в бухгалтерию.

Если подотчетный работник потратил свои деньги, то они возмещаются предприятием, при условии, что сотрудник предоставит подтверждающие документы.

Проверка расчетов

Для проведения проверки расчетов предприятие может привлечь аудитора. Проверке подвергаются следующие документы:

  1. Распоряжение об учетной политике.
  2. Авансовые отчеты.
  3. Журналы регистрации.
  4. Список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
  5. Сметы представительских издержек.
  6. Заявления о выдаче денег.
  7. Оправдательные документы.

Результатом проверки является аудиторское заключение. Этот документ имеет юридическую значимость для всех субъектов хозяйственной деятельности и государственных органов.

Часто задаваемые вопросы ↑

При проведении учета расчетов с подотчетными работниками могут возникнуть следующие вопросы:

  1. Какие существуют особенности расчетов в бюджетных учреждениях.
  2. Может ли кассир выступать в качестве подотчетного лица.
  3. Основные проблемы при инвентаризации.
  4. Что делать при выдаче аккредитива.
  5. Как поступать при выявлении фальшивых документов.

Нюансы в бюджетных учреждениях

Общий порядок учета расчетов с подотчетными работниками в бюджетных учреждениях такой же, как для коммерческих организаций.

Источник: https://nalogmak.ru/drugoe/inventarizatsiya-raschetov-s-podotchetnymi-litsami-nyuansy-vse-o-nalogah.html

Справочник Бухгалтера

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

(по оплате труда и прочим операциям)

При проведении инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда, подотчетным суммам и прочим операциям проверке подлежат дебетовые остатки по счетам:

— 71 “Расчеты с подотчетными лицами” (суммы, выданные под отчет, по которым не получены авансовые отчеты);

— 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (задолженность работников по возврату займов, по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений, брака, и т.п.).

Проверяются также кредитовые остатки по счетам:

— 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (задолженность перед работниками по заработной плате, по выплате пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и т.п., по выплате доходов от участия в организации (дивидендов));

— 71 “Расчеты с подотчетными лицами” (суммы перерасходов по авансовым отчетам, подлежащие возмещению подотчетным лицам);

— 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (задолженность перед работниками по выплате компенсации за использование личного автотранспорта (иного имущества) в служебных целях и т.п.).

Состояние расчетов проверяется по каждому работнику, подотчетному лицу, по каждому договору займа, по каждой претензии о возмещении материального ущерба, причиненного работником, и т.д.

При инвентаризации расчетов по оплате труда могут быть выявлены излишне выплаченные, а также невыплаченные и не отнесенные на депонент суммы (дебетовые и кредитовые остатки по аналитическим счетам счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”). Комиссия должна определить причины возникновения указанных ситуаций и выдать рекомендации о недопущении их в дальнейшем (п.

3.46 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами состоит в выверке остатков по каждому подотчетному лицу в разрезе выданных авансов (предоставленных отчетов), в проверке соблюдения подотчетным лицом сроков предоставления авансового отчета и возврата неизрасходованных по нему сумм, наличия первичных документов, подтверждающих произведенные оплаты, соответствия отчета целевому назначению полученного аванса (п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации).

В ходе проведения инвентаризации устанавливаются суммы дебиторской, кредиторской, а также депонентской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (пп. “в” п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации).

Для отражения результатов инвентаризации расчетов с персоналом может применяться справка (Приложение к унифицированной форме N ИНВ-17), которая составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. Справка является основанием для оформления акта инвентаризации расчетов (может применяться унифицированная форма N ИНВ-17).

См. образец акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Унифицированная форма N ИНВ-17.

См. образец справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к унифицированной форме N ИНВ-17).

Дата добавления: 2016-02-27; просмотров: 704;

Приобретение работниками товаров в кредит у сторонних организаций оплачено путем перечисления денежных средств за работника со счета организации. № КР-2 «Поручение — обязательство (обязательство)»,Платежное поручение (0401060),Выписка банка по расчетному счету.

50 73 Погашена задолженность работников за товары, купленные в кредит, наличными средствами. № КО-1 «Приходный кассовый ордер» 70 73 Погашена задолженность работникам за товары, купленные в кредит из заработной платы.

№ Т-53 «Платежная ведомость» 91-2 73 Списана задолженность работников по товарам, проданным в кредит. Приказ (распоряжение) руководителя по списанию задолженности. Дебет Кредит хозяйственных операций Первичные документы 73-1 50, 51 Предоставлен заем работнику.

№ КО-2 «Расходный кассовый ордер»,Платежное поручение (0401060),Выписка банка по расчетному счету.

Как проводить расчеты с подотчетными лицами

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации.

Все о инвентаризации расчетов по оплате труда

Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами.
Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71? Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.

Бухгалтерский счет 71. учет расчетов с подотчетными лицами

Инфо

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь. Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

  • если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
  • если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

Для этих целей удобно использовать унифицированную форму ИНВ-17. Подробнее об особенностях данной формы см. в материале «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Важно

Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами В ООО «Роза ветров» к годовому закрытию баланса главбух инициировал проведение инвентаризации расчетов с подотчетниками. В результате инвентаризации было обнаружено, что сотрудник Семенов К.

Е., получивший под отчет 2 700 руб. на закупку канцелярской бумаги, не вернул в бухгалтерию остаток средств в размере 300 руб. Данная ситуация отражается в бухучете следующим образом: Дт 94 Кт 71 — 300 руб.

(в дальнейшем эта сумма будет удержана из зарплаты

Семенова К. Е. вследствие нарушения им кассовой дисциплины). Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства, узнайте здесь.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Внимание

В основном они связаны с тем, что бухгалтерский учет в бюджете имеет свой План счетов, а также со строгой лимитрованностью командировочных расходов. Учет подотчетных сумм в бюджете регламентируется п.212-219 Приказа Минфина №157н и ведется на счете 20800.

К нему открывается большое количество аналитических счетов согласно п.103-106 Приказа Минфина РФ № 174н.

На сегодняшний день в бюджетных учреждениях выдача денег в подотчет происходит только на основании заявления сотрудника по распоряжению руководителя предприятия и только при полном погашении предыдущего аванса.


Ограничения по уровню расходов на командировки установлены Постановлением Правительства РФ 729. Их размер достаточно низок. Так, суточные составляют 100 руб., а расходы на найм жилья возмещаются в размере не более 550 руб. в стуки.

Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами

Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб.

Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:Дебет 71 Кредит 50- 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет;Дебет 10 Кредит 71- 1350 руб.

— оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;Дебет 50 Кредит 71- 150 руб. — сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой:Дебет 94 Кредит 71- отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.Данную сумму можно удержать из заработной платы.

Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб.

Инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда

К моменту составления годовой отчетности должна быть проведена инвентаризация, в том числе ревизия расчетов с персоналом. Каждое учреждение устанавливает собственные правила инвентаризации расчетов по оплате труда персонала с учетом особенностей данного учреждения.

Инвентаризация расчетов по оплате труда проводится во всей организации.

Руководитель учреждения издает приказ о создании ревизионной комиссии, устанавливает количество и даты проведения инвентаризаций в текущем году, а также перечень подлежащего ревизии имущества и финансовых обязательств.

Правила проведения инвентаризации устанавливаются в учетной политике.

В задачу инвентаризационной комиссии входит сопоставление сведений о начисленных работникам в году суммах с выплаченными суммами.

Для установления суммы, которая была начислена работнику, необходимо проверить ведомости: расчетные, платежные или расчетно-платежные.

Факт выплаты зарплаты должен подтверждаться расходными кассовыми ордерами (РКО) при наличной оплате и платежными поручениями при безналичном расчете.

Те суммы , которые не были выплачены работающим, должны быть отражены как кредиторская задолженность на счете 70.

Отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования. Инвентаризационная комиссия по предоставлению авансовых отчетов. Порядок ведения кассовых операций по расходному кассовому ордеру, выдача денег на хозяйственные расходы

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок.

Вначале следует установить наличие в организации следующих документов, утвержденных руководителем:

— перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет;

— перечня лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Источник: https://1atc.ru/inventarizacija-raschetov-s-podotchetnymi-licami/

Инвентаризация расчетов, подотчетных сумм – Предприятие Инфо

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами в общем случае должна проводиться не реже одного раза в год — перед составлением годового баланса. Почему так важно проводить инвентаризацию подотчетных сумм, каких негативных налоговых последствий она помогает избежать и каков порядок проведения этой инвентаризации, вы узнаете далее из статьи.

Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Итоги

Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с п. 3.47 приказа Министерства финансов от 13.06.1995 № 49 в случае, если проводится инвентаризация подотчетных сумм, проверяются:

  • отчеты по полученным авансам лиц, получивших деньги в подотчет (с проверкой целевого использования средств);
  • суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу (проверяются целевое назначение и дата выдачи).

Об особенностях авансовых отчетов вы узнаете, изучив нашу статью «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Перед началом инвентаризации руководитель создает соответствующий приказ.

Оформить его очень удобно по форме ИНВ-22. О том, как ее заполнить, читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-22 – скачать бланк и образец».

Для проведения инвентаризации создается комиссия, состав которой приводится в приказе. В ее обязанности входит:

  • сопоставление данных, зафиксированных в бухучете, с данными, подтвержденными первичной документацией;
  • поиск тех подотчетных сумм, по которым не был предоставлен авансовый отчет подотчетниками;
  • проверка факта выдачи авансов под отчет и использования сумм в соответствии с целевым назначением.

В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются бухгалтерией и утверждаются директором предприятия.

К числу таких локальных актов относятся:

  • список сотрудников, которые получили право на получение подотчетных сумм;
  • список лиц из состава руководящего звена, которым доверено давать поручения подотчетным лицам касательно целевых трат, а бухгалтеру (кассиру) — распоряжения по выдаче подотчетных сумм.

Источник:

Инвентаризация подотчетных сумм

Инвентаризация, то есть проверка фактических данных и сверка с данными учета, является обязанностью каждой организации.

Регламентировано проведение инвентаризации Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.

1995 № 49 (далее – Методические указания). Инвентаризация расчетов с подотчётными лицами является одним из важных этапов инвентаризации.

Инвентаризация расчетов с персоналом

Перечень ситуаций, когда организация обязана провести инвентаризацию, установлены пунктами 1.5, 1.6 Методических указаний. В их числе и обязанность проводить инвентаризацию до составления годовой отчетности. То есть как минимум раз в год необходимо проверять правильность расчетов с работниками:

  • расчеты по оплате труда по счету 70;
  • расчеты с подотчетными лицами по счету 71;
  • начисление налогов и взносов на заработную плату и иные доходы по счетам 68 и 69;
  • расчеты по прочим операциям (например, претензиям, займам) по счету 73.

Инвентаризация расчетов по оплате труда

При инвентаризации сверяются правильность начисленных работникам сумм согласно документам и отражение этих данных в учете. Для этого необходимо проверить соответствие выплаченных сумм положениям локальных актов, трудовым договорам, приказам, табелям и иным документам.

Важность этого этапа не только в том, чтобы подтвердить внутренний учет в организации, но и в том, чтобы избежать претензий от работника и контролирующих органов.

При этом последствия могут быть как в случае недоначисления, так и в случае излишнего начисления заработной платы. При этом в рамках инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда необходимо проверить и выплату премий – является ли это обязательной выплатой согласно положению о системе оплаты труда, положению о премировании.

Так, в случае неоплаты работнику отработанного времени – сверхурочных, доплаты за совмещение должностей и иных выплат работник может обратиться и взыскать денежные средства в судебном порядке, а также направить жалобу в Государственную трудовую инспекцию, и при проверке на организацию может быть наложен значительный штраф по ст. 5.

27 КоАП.

В случае излишней оплаты работнику, выявленной при инвентаризации заработной платы, впоследствии надо будет оценить возможность взыскания, так как только в строго определённых случаях, указанных в ст. 137 ТК РФ, есть возможность удержать излишне выплаченные средства.

Кроме того, излишние выплаты повлекут налоговые последствия, может быть признан неправомерным учет в качестве расходов для целей налогообложения, поэтому в случае невозможности взыскания и отказа работника вернуть переплату в добровольном порядке необходимо будет внести изменения в учет.

В процессе инвентаризации большой участок проверки составляют расчеты с подотчетными лицами.

Методическими указаниями отдельно выделена проверка подотчетных сумм. Пунктом 3.

47 установлено, что отчеты по выданным авансам проверяются по каждому подотчетному лицу с учетом даты выдачи и целевого назначения.

В организации должен быть установлен перечень лиц, которые вправе утверждать авансовые отчеты, лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет, и сроки представления отчета.

В течение установленного срока работник должен выполнить поручение и представить документы, подтверждающие затраты, например, накладные на приобретение товара, кассовые чеки, товарные чеки, или вернуть полученные под отчет денежные средства.

Комиссия в рамках инвентаризации расчетов с подотчетными лицами должна проверить сроки отчета за полученный аванс. Согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.

2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” при выдаче наличных денежных средств под отчет должен быть установлен срок выдачи денег, и отчитаться работнику необходимо в течение трех дней после истечения установленного срока. При этом выдача очередного аванса допускается только после полного отчета за предыдущий.

При проверке авансов по командировочным расходам необходимо проверить оформление документов, соблюдение Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, наличие распоряжения о направлении в командировку, правильность расчета суточных, наличие документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание, а также иные командировочные расходы.

В процессе инвентаризации выявляются работники, которые не отчитались в установленный срок, а также работники, которые отчитались позднее установленного срока.

Инвентаризация расчетов с персоналом по прочим операциям

На этом этапе инвентаризации необходимо проверить счет 73, где учитываются расчеты по возмещению ущерба, расчеты по займам.

При проверке расчетов по возмещению ущерба надо выяснить основания для взыскания и правильность оформления согласно трудовому законодательству – приказы руководителя, акты инвентаризации имущества, объяснительные работника и другие документы. Также при инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить соблюдение норм ст. 138 ТК РФ в отношении ограничения размера удержаний.

При проверке расчетов по займам надо обратить внимание на погашение задолженности, начисление процентов, в также проверку необходимости удержания НДФЛ в случаях, установленных законодательством.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна осуществляться как минимум один раз в год. Дата назначается ориентировочно перед сдачей годового баланса (п. 27 Приказа Минфина № 34н). Подробнее о порядке инвентаризации подотчетных лиц в этой статье.

Порядок осуществления инвентаризации, оценка авансовых документов и расчет подотчетных сумм основываются на п. 3.47 Приказа МинФина № 49. В этом случае осуществляется проверка:

  • Отчетов по авансированию лиц, которые получили денежные средства под отчет.
  • Денег, выданных под отчет лицу, и проверка целевого назначения и четкой даты выдачи аванса.

Прежде чем начинается инвентаризация расчетов, руководитель предприятия обязан составить приказ по форме ИНВ-22. Пример заполнения приказа – «форма № ИНВ-22», образец можно скачать и использовать для составления соответствующего документа.

Порядок проведения процедуры инвентаризации расчетов с подопечными лицами диктует определенные правила. В обязательном порядке необходимо создать комиссию, которая будет:

  • Сопоставлять информацию по бухучету с данными по первичной документации.
  • Искать денежные средства, которые являются подотчетными и были потеряны либо не был предоставлен от бухгалтера авансовый отчет.
  • Проверять факты авансирования и применения денежных средств в соответствии с указанной целью (назначением).

Кроме того, в самом начале процедуры инвентаризации ответственными членами проверяются документы по авансированному отчету и приказам собственника, которые должны быть на предприятии и являться подтверждением законности процесса. Осуществляется опись локальных актов организации, которые необходимо оформлять в бухгалтерии и в обязательном порядке утверждать подписью собственника предприятия.

Локальные акты:

  • Список лиц, которые имеют право на выделение им авансовых денежных средств.
  • Перечисление сотрудников, в полномочия которых входят поручения подотчетным лицам предприятия, а также бухгалтеру либо кассиру, соответствующие приказы по выдаче авансов (подотчетных сумм).

Одной из предпосылок проведения инвентаризации авансовых отчетов является основание для выдачи денежных средств под отчет сотруднику, который представил письменное заявление, где указаны цель и необходимость в конкретной сумме. Подробнее в ст. п. 6.3 Указаний Банка РФ № 3210. Неизрасходованные денежные средства подотчетное лицо обязано вернуть в кассу, заполнив соответствующий бланк сдачи подотчетной суммы.

Далее собственник предприятия составляет локальный акт и указывает там срок для утверждения авансового отчета бухгалтерией. Этот акт в обязательном порядке должен быть в списке бумаг на инвентаризацию подотчетных лиц.

По итогам процедуры инвентаризации подотчетных лиц выявленные нарушения следует устранить в назначенные сроки, а виновных сотрудников предприятия привлечь к ответственности.

В приоритете комиссии – выявить абсолютно все потерянные или неучтенные суммы, по которым отсутствует авансовый отчет либо не сходятся суммы или даты. Этот процесс необходим для того, чтобы в результате налоговой проверки не получилось доначисления НДФЛ с подотчетных сумм.

По результатам инвентаризации работниками комиссии должны быть зафиксированы все замечания в соответствующем бланке, удачным примером может стать форма ИНВ-17.

Задачей проведения инвентаризации расчетов в первую очередь является определение ошибок и нарушений бухгалтерской дисциплины. Т.к. в данном подразделении/отделе должны находиться все авансовые отчеты за время работы предприятия и отчеты по выданным под отчет денежным средствам.

Работниками бухгалтерии авансовые отчеты ежемесячно проверяются, перепроверяется целевое использование взятых сумм, сроков возврата лишних средств из подотчета и, конечно же, срок оформления самого отчета по конкретному подотчетному лицу. Кроме того, авансовые отчеты в обязательном порядке должны быть официально закрыты и подписаны собственником предприятия.

Источник:

Бухгалтерский учет

Учет взаиморасчетов с подотчетниками ведется, согласно Плану счетов, на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Расчеты с подотчетными лицами: проводки

операцииДебетКредит
Выданы суммы под отчет7150, 51
Отражены расходы согласно сданному авансовому отчету в зависимости от специфики08, 10, 20, 25, 26, 44, 60, 9171
Возвращен неизрасходованный подотчет50, 5171
Отнесен на недостачи не возвращенный своевременно подотчет9471
Списана из заработной платы задолженность с согласия работника7094
Отражена задолженность по подотчету, по которому невозможно погашение за счет зарплаты7394
Взыскана по судебному решению задолженность по подотчету50, 5173
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.