Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

Содержание

Компенсация по авансовому отчету

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

Предоставление сотруднику наличных или безналичных средств под отчет для производственных трат является обычной практикой в любой компании. Если фактические расходы сотрудника превысили предоставленную сумму, и он оплачивал товар или услугу собственными средствами, то компания обязана возместить ему понесенные расходы.

Компенсация расходов по авансовому отчету

Чаще всего сотрудники компаний получают аванс на общехозяйственные расходы или при отправлении в командировку, становясь подотчетным лицом. Независимо от типа расходов, после их осуществления сотрудник в обязательном порядке составляет авансовый отчет — документ об использовании аванса для выполнения производственного задания.

Авансовый отчет всегда подкрепляется оправдательными документами в виде приложений на отдельных листах: товарно-кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО), товарно-транспортные накладные и иные документы, подтверждающие факт и обоснованность совершенных трат.

Если сумма фактических расходов сотрудника по итогу выполнения производственного задания оказалась меньше выданного аванса, то остаток необходимо вернуть в кассу компании. Если же сумма расходов оказалась больше, то есть произошел перерасход, компания должна полностью компенсировать его сотруднику.

Порядок компенсации перерасхода по авансовому отчету

Компенсация перерасхода осуществляется строго на основании авансового отчета — сотрудник заполняет документ, прикладывает к нему все подтверждающие расходы документы и отправляет всё это на проверку в бухгалтерию.

Обратите внимание, что компенсация может быть выплачена только после проверки отчета бухгалтером организации, а расходы по нему учитываются в том периоде, когда документ был утвержден. Если авансовый отчет и все приложения к нему корректны, бухгалтер может переходить к выплате компенсации сотруднику.

Однако на практике, в компаниях, особенно с большим потоком авансовых отчетов, такого рода компенсации часто затягиваются. Происходит это по причине того, что сотрудники допускают в авансовых отчетах и приложениях множество ошибок, что влечет за собой их долгую пересылку / передачу в бухгалтерию и обратно, а также несвоевременную сдачу.

Во избежании этого, сегодня всё больше компаний переходят на электронный формат обработки авансовой отчетности, например, с помощью приложения Hamilton Авансовый отчёт.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Подотчетное лицо с любого мобильного устройства входит в приложение и создает электронный авансовый отчет. Большая часть информации в нем уже заполнена по умолчанию, сотруднику нужно внести свои расходы, прикрепить фото подтверждающих документов и одним кликом отправить отчет на проверку бухгалтеру.

Бухгалтер получает всегда 100% правильные оформленные отчеты и точно в срок, а все проводки по расходам формируются автоматически. Ему остается перенести данные в используемую ERP, с которой приложение Hamilton Авансовый отчет легко синхронизируется, и выплатить компенсацию подотчетному лицу.

Руководитель легко контролирует все расходы подотчетных сотрудников в приложении, и всегда может подписать финальный авансовый отчет электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Когда бизнес-процесс отлажен и автоматизирован, задержек по выплатам компенсаций подотчетным сотрудникам быть не может. Чтобы убедиться в этом, читайте историю компании Бондюэль, которой приложение Hamilton Авансовый отчет помогло сократить время на обработку одного авансового отчета до 10-ти минут и ускорить выплату компенсации по нему в 4 раза.

Обратите внимание, что шаги бизнес-процесса, а также роли и права всех его участников, могут быть легко настроены под политики и правила каждой отдельной компании.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

В компаниях, где процесс обработки авансовой отчетности еще не автоматизирован, помимо учетной политики, где закреплены ключевые требования к авансовому отчету и прочим подобным заявлениям и формам, могут использоваться отдельные памятки подотчетным лицам. В этих памятках указывается вся необходимая информация относительно действий и сроков составления документации, а также осуществления компенсаций по ней.

Возмещения расходов подотчетному лицу, как и выдача аванса, производится из кассы организации. Денежные средства могут быть перечислены на карту сотрудника или выданы наличными на руки. По договоренности сторон при отсутствии в кассе организации достаточной суммы выплата может производиться частями.

Срок возмещения расходов по авансовому отчету устанавливается в учетной политике организации. Строгих рамок для этого нет, однако компенсация должна быть произведена в разумные сроки, в иной ситуации подотчетный сотрудник, руководствуясь ст. 395 ГК РФ, может потребовать возмещения убытков.

Составление заявления на компенсацию расходов по авансовому отчету

Источник: https://hamiltonapps.ru/kompensacija-po-avansovomu-otchetu/

Перерасход по авансовому отчету: как правильно возместить? – Бухгалтерия

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

Его печатная форма включает:

  • передаваемые суммы;
  • направления их использования;
  • реквизиты подтверждающих документов.

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы». Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств.

Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата». После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71.

Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее».

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ Деньги, оплаченные подотчетным сотрудником в иностранной валюте, могут отражаться как в ней же, так и в рублях согласно текущему курсу на момент оплаты товаров или услуг.

Раньше возмещение расходов по авансовому отчету начиналось с составления приказа руководства о выполнении работником служебного задания, которое могло быть оформлено в виде приказа с перечислением подотчетных лиц и списком товаров или услуг, на оплату которых выдаются деньги, принадлежащие организации.

На сегодняшний день составлять приказ необязательно – достаточно просто добавить соответствующий пункт в документ по учетной политике.

Во внутренней документации могут быть прописаны правила и сроки возмещения расходов по авансовому отчету. Покупая товары или оплачивая услуги своими денежными средствами, работник организации выступает от ее лица.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

В ней заполняются те же самые поля, но дополнительно указываются реквизиты счета. Этот документ формирует проводку ДТ71 КТ51. Все операции по использованию средств также должны быть занесены в программу. Основанием для списания денег может быть билет на самолет, который приобрела сама организация.

ВажноВ таком случае формируется документ «Выдача денежных документов» в разделе «Банк и касса». В нем указывается Ф.И.О. подотчетного лица, а на второй вкладке сам документ, например, так: «билет на самолет «Москва — Белгород — Москва»». Данная операция формирует проводку с ДТ71 на КТ50 на сумму стоимости билета.
Все расчеты с подотчетными лицами оформляются документом АО-1.

Возмещение по авансовому отчету

Другими словами, если перерасход был выдан позже авансового отчета, то учет издержек берется во внимание по факту выплаты денег работнику в конкретном налоговом периоде. Однако в рамках одного договора сумма произведенного работником платежа не должна быть более 100 000 руб. (Указания Центробанка №3073-У).

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия. Нарушение установленного порядка может стать основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности (ст. 15.1 КоАП РФ). В какой срок нужно возместить Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки.

Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями.

Возмещение расходов по авансовому отчету после увольнения сотрудника

При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

  • название организации;
  • номер, дату составления отчета;
  • реквизиты структурного подразделения;
  • ФИО ответственного лица;
  • табельный номер, должность работника;
  • назначение аванса;
  • данные по предыдущему авансу;
  • бухгалтерскую запись;
  • приложение;
  • отчет проверен;
  • данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
  • расписка о принятии отчета на проверку;
  • подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом: Дт 71 Кт 50 Возмещение расходов, превышающих размер выданной ранее подотчетной суммы Пример заполнения АО Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки. Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня. Форма отчетного документа и рекомендации по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата №55. Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре.

https://www..com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

В обязанности бухгалтера входит проверка целевого использования денег, наличия оправдательной документации и правильность составления отчета. При приеме документов работнику выдается расписка о том, что он сдал отчет на проверку. После проверки документ должен быть утвержден руководителем предприятия.

ВниманиеОтметка о принятии отчета делается в соответствующей графе документа. При выдаче перерасхода в отчете указывается дата составления и номер расходно-кассового ордера. В отчете должна быть расшифровка подписи кассира, главного бухгалтера.

Следующим этапом является списание подотчетных сумм. Этим занимается бухгалтерия предприятия. Списание производится на основании утвержденного авансового отчета.

Но, если отчет не прошел проверку, например, по причине необоснованности израсходованных работником денег, то он не принимается к учету.

Если сотрудники предприятия используют средства, полученные из кассы, они должны сдавать отчет. На основании этого документа бухгалтерия предприятия списывает деньги на операционные или административные расходы. Суть По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах.

Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др. Форма бланка утверждается руководителем. Неиспользованные суммы сдаются в кассу по приходному ордеру.

Если сотруднику не хватило выданных средств, то перерасход также компенсируется из кассы, но по расходному ордеру. Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

БУ Подотчетные суммы отражаются в балансе на счете 71.

При отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм. Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами. Что это такое Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет.

Другими словами, это не вознаграждение за выполненную работу, а компенсация понесенных работником издержек. Следовательно, возмещение перерасхода не приносит работнику экономическую выгоду (ст.41 НК РФ). Поэтому полученные сотрудником суммы не облагаются подоходным налогом.

Источник:

Возмещение расходов по авансовому отчету — сроки, проводки, заявление, документы, компенсация

Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.

Что это такое

Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

Когда оформляется

Авансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет. Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником.

Таким образом, если работник сначала приобрел товар, а потом запросил компенсации затрат, оформлять авансовый отчет отдельным документом неправильно, ведь этого работника уже нельзя называть подотчетной особой.

Правила заполнения

Нормы написания авансового отчета определены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Согласно назначенному порядку, подотчетные особы приводят данные о себе на внешней стороне отчета и заполняют пункты 1-6 на обратной стороне о потраченных ими суммах с приложением бумаг, которые удостоверяют затраты.

Источник: https://buchgalterman.ru/programmy/pererashod-po-avansovomu-otchetu-kak-pravilno-vozmestit.html

Возмещение по авансовому отчету — Hamilton Apps Russia

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

https://www..com/watch?v=83ltZuz7sY8

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Пример возмещения перерасхода по авансовому отчету

Бухгалтер ООО «Континент» О.П. Петрова купила канцтовары для своего отдела. С этой целью кассир ей выдал 3000 рублей 28 августа.

Однако, при покупке канцтоваров, Петрова потратила большую сумму, а именно – 3200 рублей.

На всю сумму потраченных средств бухгалтер предоставила авансовый отчет и подтверждающие документы, а именно кассовый и товарный чеки, в которых был выделен НДС в размере 488 рублей. Счет-фактура предоставлен не был.

Авансовый отчет Петровой был проверен и 30 августа утвержден директором, а 31 августа из кассы ей был выдан перерасход в размере 200 рублей.

Д71 К50 – Петровой из кассы под отчет выдано 3000 рублей

Д10 К71 – получены канцтовары, купленные Петровой на сумму 2712 рублей (3200 – 488)

Д19 К71 – по купленным канцтоварам учтен НДС 488 рублей

Д91.2 К19 – за счет собственных средств компании списан НДС 488 рублей

Д71 К50 – Петровой компенсированы расходы сверх суммы, выданной ей авансом под отчет.

Узнайте к чему:  Какой срок у машине гарантийный

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг.

Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.

Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками,  читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение перерасхода по авансовому отчету на банковскую карту сотрудника

Как известно, деньги в подотчет могут не только выдаваться из кассы наличными, но и перечисляться работнику на его банковскую карту. При перерасходе у многих бухгалтеров может возникнуть вопрос: а можно ли на эту же карту перечислить сумму, израсходованную сотрудником сверх выданной?

Законодательство на данный вопрос не дает прямого ответа. Однако казначейство и Минфин РФ допускают перечисление средств на карту сотрудника.

А в самом бланке авансового отчета предусматривается единственный способ возмещения перерасхода – только наличными деньгами. Поэтому решение о способе возмещения денежных средств компании придется принять самостоятельно.

Но дабы избежать лишних споров с проверяющими органами, лучшим будет, если перерасходы по подотчетным средствам будут выдаваться наличными.

Узнайте к чему:  Программа для расчета заработной платы

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов.

В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п.

26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки.

Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ.

К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Источник: https://fileddl-urist.ru/vozmeshchenie-avansovomu-otchetu-sroki/

Перерасход по авансовому отчету: как правильно возместить?

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

https://www..com/watch?v=ytpressru

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету? – Гос Сбор Инфо

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ).

Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет.

При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.

За возможным превышением лимита следит ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия.

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы. Авансовый отчет

Если сотрудник вообще не предоставил отчет об использовании средств, то эта сумма удерживается из его зарплаты.

Подотчетные суммы отражаются в балансе на Дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника организации. По обороту отображаются выданные суммы и возмещенный перерасход.

По кредиту фигурируют использование средств и возврат остатка в кассу.

Учет всех сумм ведется в журнале-ордере.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

Данный срок в каждом конкретном случае устанавливается в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Причем, руководитель организации (или предприниматель) может, как подтвердить срок, на который просит сотрудник средства, так и изменить его, продлив или сократив. И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным.

И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств;

  1. со дня выхода сотрудника на работу. Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и (или) не рабочие праздничные дни.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства.

Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами). Требования бухгалтерии к АО таковы:

  1. каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
  2. отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  3. соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может.

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления

https://www..com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы.

Срок возмещения по авансовому отчету работнику

Правовое обоснование: Согласно ч.

1 ст.

129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

В соответствии со ст. Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств.

Источник:

Выдача перерасхода по авансовому отчету через месяц

Выдача перерасхода по авансовому отчету через месяц

Один из злободневных вопросов — в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет.

Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии). Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя.

В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.

Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия. Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена.

Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия (ст.252 НК РФ). Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ).

В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица.

Внимание

По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.

  • Общие сведения
  • Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету
  • Часто задаваемые вопросы

При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы. Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы.

Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.

Перерасход по авансовому отчету

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

1.Канцелярия и прочие хозяйственные нужды компании (тряпки, швабры, вода, чай, лампочки, кружки и т.д.), конечно, если в аренде или в собственности организации есть помещение.Не являются нуждами компании: алкоголь, курительные смеси, сыр Дор Блю, пармская ветчина, яйца Фаберже, святой Грааль и пр.2.Рекламная продукция и раздаточный материал (визитки, листовки, таблички и пр.

), если их стоимость < 100 тыс. руб. Если больше, рекомендую заключить договор с контрагентом и оплатить безналом по выставленному счету.Сомнительными для целей налогообложения будут: билеты на концерт Мадонны, стационарное шоу в Токио цирка Дю Солей и пр.3. Мебель и офисная техника (столы, стулья, принтеры, сканеры, телефоны и т.п.), опять же у вас должен быть офис и сотрудники.

Расчеты с контрагентом по одному договору за наличные деньги ограничен действующим законодательством в размере 100 тыс. руб., т.е. при сумме > 100 тыс. руб. по одному договору – платим с расчетного счета.4.

Сотовая связь и мобильный интернет (телефон директора, менеджера, водителя, логиста и других сотрудников, деятельность которых носит разъездной характер или в связи с особенностями работы требует много времени проводить в телефонных разговорах, также командированные сотрудники, не имеющие доступа к стационарной связи и локальной сети интернет).

Не являются обоснованными расходы на сотовую связь родственников, знакомых, если они конечно не являются сотрудниками данного предприятия (аналогично уборщица, дворник и пр. персонал).5. Бензин и запасные части для автомобилей, конечно если в аренде или собственности компании есть транспортные средства.

Водители обязаны заполнять путевые листы расходования бензина или дизельного топлива по утвержденным в организации нормам.Личные поездки в пределах одного населенного пункта считаются необоснованными расходами, также как поездки в выходные и праздничные дни, если это не обусловлено спецификой деятельности организации.6.

Приобретение сырья, материалов или товаров для последующей продажи (разовые закупки, носящие не систематический характер).Однако, нужно обязательно помнить, что в РФ разрешены расчеты между юр. Лицами в наличной форме по одному договору не превышающие 100 тыс. руб. Иначе организации может грозить штраф от 40 до 50 тыс. руб.7.

Обучающие семинары для персонала компании, тематические консультации, открытые столы и т.п.Подходит для штатных сотрудников и оформляется при наличии подтверждающих оплату документов (договор, акт, кассовый чек, товарный чек, квитанция и пр.).8. Деловые встречи и поездки (авиа и жд билеты, гостиницы, культурные мероприятия, такси, деловые обеды и ужины). В т.ч. заграничные поездки, если это обусловлено спецификой деятельности (например, расширение партнерской сети).

Подходит организациям на ОСНО и нормируются в размере 4% от фонда оплаты труда.

Сроки возврата сумм по авансовому отчету

Не принимаются к расходам: алкоголь, курительные смеси и т.п.9. Строительные материалы и ремонт помещения.Данный пункт достаточно щепетильный и требует высокой квалификации бухгалтерского состава.

Для правильного документального оформления, а также во избежание финансовых, административных и прочих рисков лучше обратиться к специалисту.10.

Прочее (сувенирная продукция, спецодежда, подарки сотрудникам и клиентам к памятным датам, цветы, декоративные украшения, собаки на охраняемую территорию и пр.)

Все затраты организации должны быть обоснованы и документально подтверждены, это также касается расходов по корпоративной карте.

Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие — «под отчет»).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

На предприятии должен быть утвержден приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:— перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;— требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов;— срок, на который выдаются подотчетные суммы;

— порядок предоставления и утверждения авансовых отчетов.

Анастасия Гончарова (аудитор), для Центра бизнес решений «Финансист»

Вернуться к анонсам новостей >>

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.