Письмо-напоминание

Содержание

Письмо-напоминание, Типовые оборот – Деловая речь для государственных служащих Библиотека русских учебников

Письмо-напоминание

Это служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, проведения мероприятий

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, так как причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая си итуация, в которой он оказался.

письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, во второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов тошо.

Если клиент не реагирует н на ваши напоминания, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт.

Однако даже в этом случае стиль письма должен быть вежливым, сдержаннымим.

Например:

. Уважаемый!

. Пользуясь случаем, позвольте напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за. Ваш заказ № от (дата) истек

. Будем. Вам благодарны, если к (дата). Вы пришлете перевод. Вашей задолженности на сумму

извинения за то, что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу

. Остаемся с уважением

. Глубокоуважаемый господин!

. Идя. Вам навстречу, мы продолжаем срок оплаты до (дата) / выполняем при этом. Ваши новые заказы. Если вы не оплатите задолженность до (дата) и не пришлете чек, покажет оплату, мы вынуждены будем временно приостановить исполнение всех. Ваших зам вещанияовлень.

. Ждем. Вашего ответа

. С искренним уважением

. Уважаемые господа!

. Извините, что опять вынуждены побеспокоить. Вас, но, к сожалению, мы не получили никакого ответа на наши предыдущие напоминания огорчен, что. Ваша фирма так небрежно отнеслась к нашим просьбам, хотя м мы со своей стороны всегда четко придерживались условий контракта и качественно выполняли все ваши заказыя.

. Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры,. Ваш долг не только остается непогашенным, но и продолжает расти, поэтому считаем необходимым сообщить. Вам о своем намерении расторгнуть и контрактом.

. Очень жаль, но мы не видим другого выхода из этой досадной ситуации

. С.

. Уважаемые господа!

. Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить. Вали о большой задолженности нашей фирме, которая продолжает расти. Мы всегда пытались понять. Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность ность превышает все предыдущие, а срок оплаты давно минув.

. Надеемся,. Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а потому вынуждены подать иск в суд

. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

. С.

Первое упоминание

1 позволит. Вам напомнить о

2. Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что. Вы имеете задолженность

3. Просим. Вас обратить особое внимание на то, что у. Вас есть задолженность на сумму

4. Хотели бы напомнить. Вам о

5. Напоминаем. Вам, что срок подачи отчетов истек (дата)

6. Считаем нужным напомнить. Вам, что согласно контракту комиссионное вознаграждение должно выплачиваться до (дата)

7. Вынуждены напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной. Вами полиграфической продукции проходит (дата)

8. В. Кстати, напоминаем. Вам, что отгрузка. Вами товаров со склада было закончиться еще (дата)

9. Уместно будет напомнить, что

10. Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что. Вы устраните ее в течение

11. Чтобы. Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем. Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек

12. Наша бухгалтерия сообщила, что. Вы вовремя не оплатили несколько счетов

13. Надеемся, что эта неуплата – лишь досадная ошибка, которая будет исправлена ??в ближайшее время

14. Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу

Повторные напоминания

1. Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить. Вам о

2. На сожалению, вынуждены снова напомнить. Вам, что до сих пор не получили от. Вас оплаченных счетов

3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов

4. Задержка. Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли. Мы сохраняем за собой право дальнейших действий

5. Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта

6. Жаль, но вынуждены сообщить. Вам об изменениях в системе оплаты заказов, которые вызваны тем, что. Вы вовремя не оплатили предыдущих

7. Мы никогда не беспокоили бы. Вас такими напоминаниями, если. Вы вовремя выполняли свои платежные обязательства

8. Напоминаем. Вам, что. Вы согласились на оплату в определенный нами термин. Задержка оплаты заставляет нас ежемесячно снимать с. Вашего счета% неуплаченной суммы

9. Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать. Вам, что задолженность есть очень большой (значительной)

10 считают своим долгом (считаем нужным) еще раз напомнить. Вам о долге, срок уплаты которого истек еще (дата)

11 протяжении последних недель. Вам было послано три официальных напоминание о значительной задолженности нашей компании. К сожалению, мы не получили от. Вас никакого ответа

12. Нам неприятно снова обращаться к. Вам. По этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа

13. Мы раз продолжаем. Вам срок для оплаты счета-фактуры

14. Просим оплатить задолженность в течение дней

15. Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами. Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели

16. Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата)

17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к. Вам с просьбой объяснить, почему. Вы не оппачуете счетов, но, к сожалению, так и не получили ответа

18. Вы уже на месяцы задерживаете представления годового отчета, поэтому мы вынуждены

19. Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит вред нашему сотрудничеству, которое когда-то было плодотворным

Последнее напоминание и предупреждение о следующие юридические действия

В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт. Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и с стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуацииї 34:

1. Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела

2. Поскольку. Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату

3 нам очень обидно сообщать, что в связи с большой задолженностью. Ваш кредит временно закрыт

4. На сожалению, длительная неуплата. Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату

5. В связи с тем, что. Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чек, удостоверяющий уплату, мы вынуждены приостановить исполнение всех. Ваших заказов

63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры

7. Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата). Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд

8. Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с. Вами контракт

9. Задержка. Вами оплаты счетов заставила нас обратиться в суд. Мы расстроились. Вашим небрежным отношением к нашим просьбам

10. Мы не имеем возможности больше ждать оплаты. Вами счетов конце недели вынуждены попросить наш юридический отдел организовать погашения долга

11. Через систематические и длительные задержки с поставкой товаров мы вынуждены расторгнуть с. Вами контракт

12. Предупреждаем. Вас о своем намерении расторгнуть контракт

13. Все наши просьбы о погашении. Вами задолженности были напрасными, поэтому мы вынуждены подать иск в суд. Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации

14. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным

Источник: http://uchebnikirus.com/documentovedenie/dilove_movlennya_dlya_derzhavnih_sluzhbovtsiv_-_shevchuk_sv/list-nagaduvannya.htm

Письмо напоминание с просьбой об оплате задолженности образец – Юрист24

Письмо-напоминание

Напоминание — это , являющееся предвестником дальнейшего обращения в суд. Чаще всего направление такого документа — эффективная мера.

Должник понимает что, при отсутствии выплат, его ждёт определённое наказание, и начинает возвращать деньги.

Письмо о погашении задолженности имеет уведомительный характер.

Это документ с просьбой оплатить задолженность в определённые сроки.

Если лицо не делает этого, сотрудники банка имеют право на использование более серьёзных мер.

Иногда информация о том, что в случае отсутствия выплат заёмщику будет отправлено соответствующее напоминание, содержится в кредитном договоре.

Если такого пункта нет, требование о возврате долга является первым шагом со стороны банка, который разумно будет предпринять.

Напоминание содержит в себе следующую информацию:

Письмо заказчика с напоминанием об окончании срока договора

Ваш заказ № от (дата) истек . Будем. Вам благодарны, если к (дата). Инфо Вы пришлете перевод. Вашей задолженности на сумму извинения за то, что вынуждены побеспокоить.

Вас по этому поводу . Остаемся с уважением .

Уважаемые господа! . Извините, что опять вынуждены побеспокоить. Вас, но, к сожалению, мы не получили никакого ответа на наши предыдущие напоминания огорчен, что.

Москва, 103031Тел.: (495) 325-91-21, факс: (495) 321-99-33E-mail: ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964,ИНН/КПП 77097033140/77100200128.02.2007 № 02-13/56На № от О выполнении условий

Письмо о задолженности образец

адрес 153000, ул. Театральная, д.141, г. Иваново.

Факт. адрес 153004, пер. Семеновского, д. 10, г. Иваново. «28» января 2014 г № Руководителю ФИЛИАЛ №17 ФКП «Управление торговли МВО» 155043, г.Тейково, Ивановская обл., ул.Гвардейская, д.1 ООО «Иблес» в лице директора, Лесковой Л.И.

, действующей на основании Устава, просит Вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 64274,73 рублей (Шестьдесят четыре тысячи двести семьдесят четыре рубля семьдесят три копейки), подтвержденные актом сверки на 28.01.2014.

Директор:Л.И. Лескова

Образец претензии в банк на отмену штрафа за задержку платежа по кредиту

Как написать письмо-напоминание

Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).

Письмо-напоминание

Не важно, в устной или в письменной форме, либо в виде каких-либо действий.

Не смотря на то, что информационные письма могут составляться в свободной форме, имеются определенные правила, которые необходимо соблюдать при их оформлении.

Существует специальный бланк, который используется для написания данного вида письма, в нем должна содержаться определенная информация, а именно реквизиты компании, которая инициирует отправку.Список реквизитов включает в себя:

  1. Адрес компании;
  2. Телефон;
  3. КПП;
  4. ИНН;
  5. Контактное лицо (при необходимости).
  6. Название компании;

Как вариант, письмо можно подготовить на фирменном бланке компании, это поможет избежать необходимости прописывать все реквизиты от руки.Согласно требованиям, данный вид документов направляется конкретному лицу. Информацию о нем, а именно ФИО, должность и название организации, интересы которой

Письмо о задолженности по оплате образец

может иметь различные варианты для погашения задолженности.

  1. Хорошим аргументом станет наличие акта сверки между сторонами;
  2. Название письма, номер, дата обращения и краткое описание содержания;
  3. Далее поясняется, каким образом образовалась задолженность и виды погашения;
  4. Подпись уполномоченного лица, и контактные данные для связи.
  5. Срок погашения задолженности;
  6. Повествование необходимо начинать с вежливого обращения и кратко перечислить произошедшие обстоятельства между контрагентами;
  7. Указание адресата в правом верхнем углу и собственных реквизитов обращающегося;

Письмом о погашении задолженности предусматриваются сроки исполнения обязательств, рассрочка (если необходимо), ответственность, намерения обратиться к органам фемиды.

Следует помнить о сборе всей письменной доказательственной базы на этом этапе.

Что такое уведомление о задолженности, и как реагировать на его получение?

Тогда уведомление может исполнить роль доказательства по гражданскому делу.

  • Документ об отправке письма должнику станет подтверждением, что должник в курсе имеющейся у него задолженности, но при этом не предпринял каких-либо действий по ее погашению.
  • Зачастую договора между контрагентами содержат пункт об обязательном направлении претензии.

    Если он не будет исполнен, суд может отказаться рассматривать данное дело. Уведомление может быть отправлено по следующим видам задолженности:

    • По коммунальным платежам. Если предполагается приостановление поставки ресурса, должник должен быть уведомлен об этом за 30 дней до отключения.
    • . Банк обязан сделать это до с целью . Через уведомление о задолженности кредитные организации также информируют заемщиков о возможности реструктуризации долга (облегчения условий выплаты кредита).
    • .
    • По расчетам с контрагентом (договора поставки, коммерческие кредиты).

    Письмо-напоминание: образец заполнения

    Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

    Письмо-напоминание обязательно должно содержать сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника), причину напоминания, а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).

    Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).

    Письмо о напоминание уплаты долга

    Почти у любого банка, специализирующегося на работе с малым бизнесом и физическими лицами, есть собственная служба по работе с должниками, которая разрабатывает образцы уведомлений для заемщиков.

    Важно Данный способ будет платным даже при первом обращении, но не потребует заверения подписи нотариусом.Можно воспользоваться и любой другой кредитной базой, но предпочтения лучше отдавать крупнейшим из них, которые сотрудничают с максимальным количеством банков.

    Источник: https://advokatn.ru/pismo-napominanie-ob-oplate-zadolzhennosti-obrazec-78720/

    Письмо напоминание образец составления 2019

    Письмо-напоминание составляется в разных ситуациях, однако главная цель документа – уведомление партнера о наступлении важных событий, необходимости исполнения им своих обязательств.

    При этом составление документа в первую очередь полезно для компании-отправителя.

    Именно напоминание послужит одним из основных доказательств того, что юридическое лицо предприняло все меры для разрешения разногласий мирным путем, но бездействие второй стороны вынудило его обратиться в суд.

    Ранее мы приводили примеры составления деловых писем, ознакомиться с их образцами вы можете тут.

    Назначение письма-напоминания

    Отправка письма напоминания может быть связано со следующими причинами, например:

    • о ранее высланном коммерческом предложении;
    • о выполнении обязательств в соответствии с договором, дополнительным соглашением, другими документами;
    • о поставке товаров, выполнении услуги;
    • о денежном переводе в оговоренные сроки;
    • о наступлении важного мероприятия;
    • о начале или продолжении проведения переговоров и др.

    Письмо может быть составлено любым уполномоченным на то сотрудником в соответствии со сложившейся системой иерархии. Например, напоминание на имя главного директора корректно отправить также от руководителя компании. Письмо в адрес бухгалтерии о выставлении счета можно направить бухгалтеру, напоминание об ответе на коммерческое предложение – менеджеру по продажам и т.п.

    Образец письма напоминания и правила составления

    Структура письма-напоминания достаточно простая – она включает в себя такие разделы:

    1. Наименование отправителя – название, адрес, контактные данные организации, а также ФИО и должность сотрудника, действующего от имени компании. Номер и дата документа в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
    2. Наименование получателя – должность, ФИО, название компании.
    3. Название документа – например: «Напоминание о перечислении оплаты товара по договору поставки».
    4. Собственно текст письма. Здесь важно коротко описать ситуацию, сослаться на текст заключенного соглашения, при необходимости – на законодательные нормы. Отправитель указывает на то, что его компания уже выполнила взятые обязательства, поэтому ожидает перевода средств или исполнения других шагов.
    5. При необходимости в конце письма указывают на возможную необходимость обращения в суд, если получатель проигнорирует обращение.
    6. В конце ставится дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы, должность), печать компании.

    Письмо с напоминанием можно составить как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. При оформлении можно ориентироваться на такой образец.

    Письмо-напоминание следует составить в 2 одинаковых оригинальных экземплярах – один отправляется получателю, другой остается у отправителя. Его нужно сохранить в качестве дополнительного доказательства на случай возможных судебных разбирательств.

    На что обратить внимание при составлении письма с напоминанием

    Вне зависимости от цели составления напоминания отправитель должен добиться своей цели, т.е. привлечь внимание заочного собеседника и замотивировать его на выполнение нужных действий. Для этого следует придерживаться общих правил:

    1. Писать кратко и информативно – все письмо должно занять 2-3 абзаца, максимум 1 страницу.
    2. Четко обосновать необходимость действий, сославшись на конкретный пункт договора или законодательные нормы.
    3. Четко описать желаемые действия – поставить товар в течение 1 месяца и т.п.
    4. Ясно дать понять, что при игнорировании письма компания подаст исковое заявление с требованием компенсации возникшего ущерба.

    Порядок отправки и срок ответа

    Руководитель и другие уполномоченные сотрудники организации самостоятельно определяют форму, порядок составления и отправки письма. Сделать это можно:

    • по электронной почте;
    • по Почте России;
    • через курьера, частную службу доставки;
    • по факсу.

    Предпочтительнее всего направить напоминание в виде физического письма, которое можно вручить лично в руки руководителю, его заместителю или секретарю. В таком случае у отправителя на руках останется уведомление о вручении – дополнительное доказательство того, что сторона пыталась урегулировать разногласия в досудебном порядке.

    Конкретные сроки ответа на письмо-напоминание не установлены за исключением тех случаев, когда они прямо прописаны в договоре. Поэтому организации должны исходить из общепринятых традиций, сложившихся в деловой практике: компания отвечает на письмо в пределах 1-2 рабочих недель (максимум 30 календарных дней с момента получения).

    При этом отправитель может сам установить срок ответа, определи его так: «Ожидаем вашего ответа в течение 10 рабочих дней, после чего будем вынуждены обратиться в судебную инстанцию для восстановления своих прав».

    ссылкой:

    (15,00

    Источник: https://jurst24.ru/pismo-napominanie-s-prosboj-ob-oplate-zadolzhennosti-obrazec.html

    Письмо напоминание образец составления 2020

    Письмо-напоминание

    Письмо-напоминание составляется в разных ситуациях, однако главная цель документа – уведомление партнера о наступлении важных событий, необходимости исполнения им своих обязательств.

    При этом составление документа в первую очередь полезно для компании-отправителя.

    Именно напоминание послужит одним из основных доказательств того, что юридическое лицо предприняло все меры для разрешения разногласий мирным путем, но бездействие второй стороны вынудило его обратиться в суд.

    Ранее мы приводили примеры составления деловых писем, ознакомиться с их образцами вы можете тут.

    Деловое письмо на английском языке

    Письмо-напоминание

    Читайте больше в источнике: https://www.study.ru/article/delovoy-angliyskiy/delovoe-pismo-na-angliyskom

    , , What`s Up и прочие социальные сети – немалая часть нашей жизни сегодня.

    Рабочие и родительские чаты, группы по интересам для обмена информацией – везде мы ведем переписку, оставляем комментарии и, чего уж греха таить, не считаем нужным соблюдать общие правила языка.

    Потому что чаще всего написать надо быстро. И так поймут! Однако, такой формат общения абсолютно неуместен, если вы пишете деловое письмо на английском языке.

    В каких ситуациях может понадобиться знание, как правильно написать бизнес письмо?

    • Вы пишете своему англоговорящему боссу;
    • новому иностранному клиенту, которого хочется впечатлить;
    • коллеге из-за рубежа;
    • вашему профессору или учителю английского;
    • hr менеджеру в международной (англоговорящей) компании, куда бы вы хотели устроиться.

    В каждой из предложенных ситуаций (а их может оказаться гораздо больше) вы должны соблюдать этикет деловой переписки. Почему это важно? Потому что ваше письмо представляет ВАС, дает понять, что вы – профессионал, а не тинейджер, пишущий с ошибками. 

    В статье мы разберем, как написать официальное письмо на английском языке, приведем конкретные примеры и фразы с переводом. Вы узнаете, что формальное письмо бывает нескольких видов, и что в email переписке (электронном письме) также стоит соблюдать некоторые правила написания.

    Структура письма

    В любом деловом письме следует указывать сразу 2 адреса (получателя и отправителя) и дату, когда вы составляете это письмо. 

    Вот примерный формат:

    Начало письма

    Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:

    Hello, {first name}… .Good morning/Good afternoon, {first name}… .Dear {first name}… .Hi {first name} … . (Уместно только в ситуации личного знакомства с получателем).

    Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):

    Dear, {job title} … . Уважаемый, {название должности},..To whom it may concern, До востребования.

    В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?

    «Тело» письма

    В идеальном бизнес-письме должно быть 3-4 абзаца, и все они должны уместиться на одной странице. Самое главное – будьте предельно ясны и лаконичны. Подкрепите ваше «изложение» фактами и цифрами.

    Конец письма

    Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.

    Виды деловых писем на английском языке

    Остановимся более подробно на видах деловых писем, как правильно их составлять, как оформлять, где указать отправителя, а где – получателя.  

    Письмо о сотрудничестве

    Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия. Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве.

    Выделим главное:

    • начинайте с обращения к потенциальному партнеру по имени;
    • представьтесь сами (ваше имя, чем вы/ваша компания занимаетесь, что предлагаете и чего ожидаете от партнерства);
    • если задач у вашей партнерства несколько, то обязательно каждую из них поместите в отдельный абзац;
    • фактами и цифрами докажите преимущества сотрудничества.

    Примечание: если это email переписка, обязательно указывайте тему письма.

    Образец письма о сотрудничестве

    From,A. Smith, ABC CenterDate: 31 october 2019To,Smart City CenterNew YorkSubject: business proposalDear, {person`s name}.Hello, I`m Adam Smith, senior manager from ABC Center. Our company has been selling automobile spare parts for construction equipment and trucks throughout Russia for 15 years.

    We have established an effective dealer network and supply the products of manufacturers to about 100 different stores and repair shops. We offer you beneficial cooperation in the sale of your goods. In case of positive decision, please contact us at the indicated numbers.Looking forward to hearing you back.A.Smith.От:А.

    Смит,АВС ЦентрДата: 31 октября 2019Кому:Смарт Сити ЦентрНью-ЙоркТема: деловое предложениеУважаемый, {имя получателя}.Здравствуйте, меня зовут Адам Смит, главный менеджер компании АВС Центр.

    Наша компания уже 15 лет занимается сбытом автомобильных запасных частей для строительной техники и грузовых авто по всей России. Мы наладили эффективную дилерскую сеть и снабжаем продукцией производителей около 100 различных магазинов и ремонтных мастерских. Предлагаем вам взаимовыгодное сотрудничество по реализации вашего товара.

    В случае положительного решения просим связаться с нами по указанным телефонам.С нетерпением жду вашего ответа.А. Смит.

    Письмо напоминание

    Грамотно, вежливо и дружелюбно напомнить о себе или о чем-то, что, возможно забыли, тоже надо уметь. Вот примеры ситуаций, в которых вам может понадобиться написать такое письмо:

    • просроченный платеж;
    • просроченная сдача работы;
    • просроченная отгрузка товара;
    • бездействие со стороны получателя и пр.

    Когда будет уместно напомнить о себе? Если была назначена конкретная дата, то правильно будет сделать это ближе к концу назначенного дня. Структура письма не отличается от общей структуры делового письма:

    • укажите тему (здесь можно написать: Response required.Требуется ответ);
    • представьтесь;
    • опишите ситуацию и укажите конкретную цель вашего письма;
    • вежливо попрощайтесь.

    Образец письма напоминания

    From,A. Smith, ABC CenterDate: 31 october 2019To,Smart City CenterNew YorkSubject: Response requiredGood afternoon, Mr. {name}. My name is Adam Smith and I`m senior manager of your service organisation. I am writing to remind you that a small debt over the past month has formed on your account.

    We ask you to pay off the debt, otherwise you will have to pay a fine. If you have any difficulties with this, please contact our office.Regards, A.Smith.От:Дата: 31 октября 2019Кому:Тема: требуется ответ.Добрый день, мистер {имя}.

    Мое имя Адам Смит и я главный менеджер вашей обслуживающей организации. Пишу напомнить, что на вашемсчетеобразовалась небольшая задолженность за прошлый месяц. Просим погасить задолженность, иначе вы вынуждены будете оплачивать штраф.

    Если у вас возникли какие-либо трудности с оплатой, просим связаться с нашим офисом.С уважением,А. Смит.

    Письмо извинение

    Письмо извинение – это письмо, которое обязательно объясняет причину того или иного действия или бездействия. Это могут быть извинения за пропуск занятия/собрания, за не сданный вовремя отчет, за долгий ответ на письмо. Структура все та же: адрес, тема (если необходимо), приветствие, основная мысль и прощание.

    Образец письма извинения

    From,Date: 31 october 2019To,Good morning, Mr. {name}.I`m Adam Smith, senior manager of your company branch in Boston. I`m writing to apologize that the annual report on the work of our branch was not delivered on time.

    Due to serious family circumstances, it was not possible to do this on time. I apologize and I hasten to inform that this situation will not happen again. Enclose the report in the attachment.Best regards,A. Smith.От:Дата: Кому:Доброе утро, мистер {имя}.

     Я Адам Смит, старший менеджер филиала вашей компании в Бостоне. Пишу извиниться, что годовой отчет о работе нашего филиала не сдан вовремя. В силу серьезных семейных обстоятельств не было возможности сделать это вовремя.

    Приношу свои извинения и спешу сообщить, что подобная ситуация больше не повторится. Отчетприлагаю во вложении.С уважением,А. Смит.

    Письмо просьба

    Говоря о таком формате письма, мы подразумеваем следующие ситуации:

    • просьба о повышении;
    • о пожертвовании;
    • о рекомендации и пр.

    Как и в предыдущих примерах, все должно быть лаконично, вежливо и четко. При необходимости приложите к письму документы. 

    Образец письма просьбы

    From,Date: To,Good day, Mr. {name}.I`m Adam Smith, HR manager of your front office in London. In connection with the arrival of Mr. Ivanov to Norwich on November 1, 2019, we ask you to arrange a meeting at the airport and book a hotel room for two days. Mr. Ivanov will arrive on the flight U207 on 01.11. at 15:30. Regards,A. Smith.

    От:Дата: Кому:Добрый день, мистер {имя}. Мое имя Адам Смит, менеджер по подбору персонала в филиале вашей компании в Лондоне. В связи с приездом в Норвич господина Иванова 1 ноября 2019 года просим вас организовать встречу в аэропорту и заказать номер в гостинице на двое суток. Господин Иванов прибудет рейсом U207 01.11. в 15:30.

    С уважением,А. Смит.

    Письмо благодарность

    Всегда найдется, за что поблагодарить человека: за оказанную услугу или приглашение на мероприятие, за отсрочку платежа и сдачу отчета. Принципы все те же: краткость, лаконичность и официоз.

    Пример письма благодарности

    From,Date: 31 october 2019To,Good day, Mr. {name}.My name is Adam Smith, I`m your student at evening school of accountant courses. Writing to thank you for the opportunity to pass the exam two weeks later than expected. I assure you that I will study all the skipped material on my own and pass the exam perfectly.Warm regards,A. Smith.

    От:Дата: Кому:Доброе утро, мистер {имя}. Я Адам Смит, ваш студент вечерней школы, курсы бухгалтеров. Пишу вам, чтобыпоблагодаритьза предоставленную возможность сдать экзамен на две недели позже положенного. Уверяю вас, что изучу весь пропущенный материал самостоятельно и сдам экзамен на отлично.

    С уважением,А. Смит.

    Как написать ответ

    Логично, что целью данного письма является ответ на все интересующие отправителя вопросы. Дайте понять, что вы – компетентны и сможете в будущем вести подобные переговоры. 

    Ключевые моменты в написании ответного письма:

    • дайте понять, кто вы и какую должность занимаете/в какой сфере работаете;
    • обозначьте цель письма;
    • ответьте на все поставленные вопросы;
    • если в каком-то моменте сомневаетесь, напишите, что переадресуете вопрос.

    Структура письма не меняется.

    ЭТО ВАЖНО
    В деловой переписке нельзя использовать заглавные буквы (писать, используя Caps Lock): это грубо и непрофессионально. Также избегайте ненужных аббревиатур и сленговых интернет словечек (lol, imho и пр).

    Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5cd2e972ed7a4c00aee43a60/5db83bee1febd400b188f4dd

    How to Write Effective Reminder Email for an Event — Stripo.email

    Письмо-напоминание

    Now that customers are used to receiving tons of promotions, only sincere concern and appreciation may attract their attention to an email marketing campaign. And event reminder emails are a good way to do it.

    Once people have already purchased your products, be it a ticket to a conference or a video tutorial, you may think that your mission is done here. But humans, being extremely busy, tend to forget about any kind of event.

    And we need to politely remind them to show up for a concert or a webinar. You may use our email templates to create a proper reminder. By sending reminder emails, we actually show our respect and concern.

    This way, we also keep in touch and build stronger relations with our customers.

    We all know that trustworthy relations with subscribers indirectly boost your business.

    How to write an effective reminder email for an event?

    First of all, we need to remember, that an event reminder email never goes alone — you need to create a series to make these emails effective.

    Also, the content of a reminder email for an event depends on the type of event per se. There are two major types of them: online and offline ones.

    An event reminder email is preceded by an event invitation and is followed by a “follow-up” email.

    • invitation;
    • reminder/series of reminder emails;
    • follow-up.

    Online events

    The most popular online events are webinars, and live streams.

    For webinars, there should be at least 4 reminder emails in a sequence.

    Email 1. Confirmation of registration

    This is the first email that you send to your attendees right after registration to an event. Here you need to just confirm that the seat is reserved for a person.

    And it would be nice of you to remind the subject and the date of the event.

    This is a triggered email that should be right after registration. Do not make people wait for it for hours.

    Email 2. Introductory information

    The first friendly reminder email should be sent a few days after registration / two weeks before the event.

    Let’s take a look at the example:

    This event reminder email sample is called a good one because it contains almost all the necessary information we should mention when creating an event reminder letter:

    • company name;
    • webinar subject;
    • date;
    • panelists;
    • the benefits people get from attending your event.

    Let us provide you with more specific information regarding a proper event reminder email.

    Subject line

    All emails start with a subject line. To increase the open rate, some sites suggest that you write a catchy one or something really provocative. Personally, I would not feel convinced to open and read such an email. But when I know I am signed up for a webinar, a perfect line would be “Webinar_Name…” or “Reminder_Name”. Nothing else.

    Date

    When is it reasonable to mention dates? Always… Exception: if an online meeting is scheduled for today, then it should say “Today at…” or “Today in 2 hours”. But in other cases, mention full date including the time zone.

    A perfect option is “Monday, June 21st, at 6 PM PST”.

    Note! All essential info on the first invitation reminder in a sequence is supposed to be placed on a banner.

    Calendars

    You can either create an event in Google or iCalendar and add your subscribers to it, or ask them to create one on their own. But it is essentially important to put a note on a calendar.

    Note! Both Google Calendar and iCalendar are equally applicable to most of the desktop and mobile devices.

    Countdown Timers

    Add countdown timers to inform about the remaining time. Attendees need to know how soon your event starts.

    For more informatio on how to add and design timers for your emails with Stripo, please refer to this blog post.

    CTA buttons

    Speaking of the buttons, I want to mention that currently in an invitation newsletter it is preferable to use the following CTA words:

    • reserve my spot;
    • get my seat;
    • save my seat;
    • grab your spot;
    • sign up to Attend.

    But now we send reminders to those who are already registered with us. Consequently, we may add a “share with your friend” button.

    Benefits people get by attending the webinar

    People read books, newspapers, blogs and visit webinars because they want to learn something new. Thus, it is appropriate to mention once again what they are going to achieve by attending the webinar or an online meeting.
    It is at your discretion whether to place it on a bright banner or add as plain text.

    Introduce the speakers of the webinar

    Don’t forget to mention the panelists. First of all, it would be polite. Secondly, this is a good opportunity to grab subscribers’ interest. Mention the speakers’ names, some achievements, and links to the website for more detailed information on their projects.

    Email 3. Questions to discuss with attendees

    Send this reminder a week prior to the webinar.
    It should contain all the previous information, plus:

    Questions for further discussion

    Involve attendees in the preparation for the webinar. Either ask them to answer the questionnaire on the webinar topic, of course, if you plan to thoroughly work with the results and discuss them during the session, or ask them to read some articles on the given topic. Mention, that all the questions that will arise after reading, will be discussed at the webinar.

     Also, a good thing to do is to ask people which specific subjects they'd love to investigate more closely.
    Btw, this is also a good way to warm the subscribers’ interest.

    Emails 4. Just remind 

    Here the main goal is not to warm the interest but to simply keep the audience. 

    The fourth message of the sequence should be sent early morning on Day X. People schedule their plans for the day. So, it will be really kind of you to politely remind them about the meeting. Before they appointed a business meeting for this time.

    It should be simple, include the link to the webinar and if you say a few words why the webinar is worth visiting.

    Important to note:

    Send a Viber/WhatsApp/Messenger message notifying your subscribers that you have sent an email with detailed information.

    Email 5. Last reminder

    Send the last email of a sequence an hour before the start. You will urge and give attendees time to finish their errands. Add the link to the meeting.

    Even for the last message, the subject line should say “Reminder”  or “Webinar”. E.g., “[Webinar_Name] Starts in 5 minutes. Also, it will be a good idea to send a web-push message with the link.

    We do it with eSputnik.

    Follow-up message

    Even if you have done everything properly, some of the people who signed up for the webinar will not be able to attend it. It will be really kind of you to offer them a recording.

    Maybe even those who visited it would to watch it again to refresh some moments in their memories.

    Ask people for feedback. Always useful to know their opinion about the meeting.

    And to those who found time to answer the questions, you may send a message with another offer.

    We want to remind that you can embed surveys in your emails with Stripo. Please, see here how to do it.

    Offline Events

    By an offline event, we mean a live concert, exhibition or a seminar, etc. A vast majority of offline events are conferences and concerts.

    How many reminders should you send here?
    We recommend just three…

    Email 1. Confirmation

    Here, you need to send either confirmation if this is a free event, or tickets if this is a paid event.

    Email 2. Complete information and instructions

    The first reminder email goes with general information. Make sure you send it a week or even a few weeks before the event.
    Most important information, date and time, should be displayed on a big bright banner.

    But here people need even more of your concern and help.
    Here is the list of information you should also include to the message:

    Map

    If the event will take place in the subscribers’ own town, then they will need just a map how to get there.
    But what if people need to travel across the country or across the world?

    Your help will be highly required: with a hotel, transfer, sights, which airport better to use in order to get to the hotel faster, and some local events.

    Prepare people for some unusual local traditions to get acquainted with the region. , in Greece they say “Ne”, which actually means “yes”.

    Plan

    Add a meeting plan to the message. Mention when the conference starts, when it is over, whether there will be a lunch break. Will the attendees be provided with food and drinks? If no, where can they find a cafe nearby?
    Look at the proper example below.

    Dress-code

    Let people know the format of the meeting. What clothes appropriate to wear: shorts or smoking and a tie. In the conference reminder email, notify if the laptops and notebooks are provided for work during the meeting. Or ask people to bring in their ones.
    Send out all this information at least a week before the meeting.

    Instruction

    Inform people what they should do first upon arriving. Whom they may contact in case of emergency.

    Email 3. Contact information and directions

    This is going to be the last reminder letter for an event you send before the in-person meeting.
    Send it a day before the meeting, if the attendees are your compatriots. If this is an international event, send this reminder 3 days before the meeting.

    An offline event reminder should include: the day, the title, QR/individual code for all the participants, a map with directions, your cell phone number, not a social net link, and a confirmation button. Place all this info on a thematic banner.

    Note! Send an SMS, as well, with brief information, in case the participants are on their way and do not have an internet connection.

    Seems this is it.

    Watch our new video on how to create an event reminder email with our editor:

    Final thoughts

    • send reminders to show your concern;
    • build a sequence of emails to make emails effective;
    • additional info on sights, weather, and the transfer will endear you and your company to the visitors;
    • design of event reminder email templates does not matter. You only need to highlight the most important data.

    If you have any questions, please feel free to leave a comment below or join us on .

    I sincerely wish you the best of luck in all your future endeavors!

    Reduce time on email production with our ready-to-use event reminder email templates

    Источник: https://stripo.email/blog/write-effective-reminder-email-event

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.