Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2020

Содержание

Как перейти на электронные трудовые книжки с 2020 года

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2020

Электронные трудовые книжки с 2020 года – новая реальность, которая уже закреплена в законе.

Как правильно перейти на ведение электронных трудовых книжек? Как вообще сделать такой переход работодателю и работнику? Нужно ли готовить какое то уведомление о переходе на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года? Данная материал является обзором о применении и ведение цифровых трудовых книжек с 2020 года. Новости про цифровизацию стажа уже стали законом.

Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.

Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате.

Просмотреть сведения электронной  книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.

Также см:

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

  • у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
  • тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Как перейти на электронные трудовые без проблем? Приведем пошаговый алгоритм действий (инструкцию для работодателя).

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

Шаг 1: Уведомите работников о переходе на электронную форму

До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

  • сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
  • работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать эти шаблоны:

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.

СОВЕТ

Распечатайте уведомление в двух экземплярах. Один экземпляр отдайте работнику, а второй с его подписью оставьте себе. Это будет подтверждением того, что вы уведомили работника. Использовать для уведомления электронную почту или мессенджеры тоже можно. Но нужно позаботиться о том, чтобы зафиксировать факт уведомления.

Шаг 2: Выдайте работникам бланки заявлений

До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их  работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:

  • заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
  • заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Вот как выглядят шаблоны:

Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки

Вариант 1 Заявление работника о продолжении ведения работодателем трудовой книжки

Вариант 2 Заявление работника о сохранении бумажной трудовой книжки

Образец заявления работника об отказе от бумажной трудовой книжки

Вариант 1 Заявление работника о согласии на переход на электронные трудовые книжки

Вариант 2 Заявление работника об отказе от бумажной трудовой книжки

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Шаг 3: Проверьте бумажные трудовые книжки 

Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.

Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:

  • Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
  • Даты о приемах, переводах и увольнениях;
  • Названия компаний и должностей;
  • Наличие печатей;
  • Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
  • Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
  • Наличие записей о переводах;
  • Формулировки записей об увольнении.

Шаг 4: Подготовьтесь к сдаче новой отчетности

С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

  • компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
  • сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.

Пример:

Организация приняла нового работника в январе 2020 года. В такой ситуации нужно направить сведения о нем в ПФР не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля — выходной, суббота). 

Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.

Шаг 6: Заведите специальный ящик электронной почты

Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде.

При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК.

Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Шаг 7: Измените внутренние документы по кадрам

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу

1. Прием на работу и увольнение

1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.

1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

  •  трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства ;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом или иной документ о полученном образовании (полном или неполном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности

4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ.

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя kadry_alfa@mail.ru. При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

  • наименование работодателя;
  • должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
  • просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
  • адрес электронной почты работника;
  • собственноручная подпись работника;
  • дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Ответы на вопросы

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

buhguru.com

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-pereyti-na-elektronnye-trudovye-knizhki-s-2020-goda

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года: как подготовиться к переходу

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2020

Рекомендуем новые материалы в Контур.Школе:

Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

— Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

​К сожалению, нередко на практике работодатели безответственно ведут трудовые книжки, пренебрегают требованиями нормативных правовых актов. Из-за потери данных Пенсионный фонд России вынужден отказывать людям в назначении пенсии.

Предполагается, что хранение информации о трудовой деятельности работников в едином электронном пространстве решит проблему утраты сведений. Плюс исключит расходы работодателей на приобретение бланков трудовых книжек и их хранение.

На дату выхода интервью пакет законопроектов о переходе на электронные трудовые книжки Госдума рассмотрела и одобрила в первом чтении.

Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

— Вопрос перехода на электронные трудовые книжки очень активно обсуждается в СМИ и профессиональных сообществах. Появляется много недостоверных сведений, домыслов о том, что работодатели не успеют подготовиться к изменениям.

Экспресс-курс про электронные трудовые книжки

Научитесь работать по новым правилам

Подробнее

Первое, что нужно понять, — никуда спешить в 2019 году не нужно. Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с ведением бумажных трудовых книжек мы начнем сдавать новую персонифицированную отчетность, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников.

Если законопроект примут, работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение.

На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.

Какие документы изменить или скорректировать?

— Главное в 2020 году — проинформировать работников об изменениях в законодательстве, желательно в письменной форме.

 Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

Скорее всего, работодателям потребуется проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать тексты по вопросам ведения трудовых книжек.

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

— Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

— Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Посмотреть программу

— Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

— На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

В чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

— В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. И процесс их восстановления всегда очень сложный и трудоемкий. К тому же сейчас есть ряд ненужной и лишней отчетности между лицом, ведущим трудовые книжки, и бухгалтерией.

Переход на цифровые носители решит эти проблемы:

  • сократятся издержки на приобретение и хранение трудовых книжек;
  • не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление;
  • работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.

Но все же бумажная трудовая книжка является неким сдерживающим дисциплинарным механизмом. Для некоторых работников важно сохранить именно в ней хорошую историю записей.

Понятно, что после перехода на электронное формирование сведений туда тоже будет попадать информация об увольнениях, например по дисциплинарному основанию. Но ряд российских работников думает так: нет документа, нет проблем.

Какие сложности переход добавит работодателям?

—  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек?

— Планируется, что с 1 января 2020 года у работодателей появится новый вид персонифицированной отчетности. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. 

С 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет также представлять сведения — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения.

Сейчас подготовлены проекты форм СЗВ-ТД и СЗИ-ТД для представления сведений о трудовой деятельности работников. Окончательный их вариант мы увидим только после появления соответствующих нормативных правовых актов.

«К сожалению, в вопросе перехода на электронные трудовые еще много неясного. Не все успели разобраться в правилах подготовки отчета СЗВ-ТД. Руководителям организаций и кадровым сотрудникам хочется посоветовать внимательно следить за новостями от ПФР и Минтруда.

А пока у вас есть время позаботиться о технической стороне: подготовьте свое ПО к работе с электронными трудовыми. Так, например, вести учет сведений о трудовой деятельности сотрудников и готовить новый отчет вы можете в программе Контур.

Персонал, а отправлять его в ПФР с помощью сервиса интернет-отчетности», — советует руководитель проекта Контур.Персонал Дмитрий Шафран.

Что можно сказать об информационной безопасности проекта? Кто будет защищать персональные данные?

— Эта обязанность ложится на Пенсионный фонд. Его представители говорят, что многолетний опыт работы Фонда указывает на то, что информационные системы надежно защищены. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

— Для получения сведений из электронной трудовой книжки работникам необходимо будет зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России или на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо будет зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если работник уже зарегистрирован на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР нужно использовать свои логин и пароль.

Информацию о трудовой деятельности можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • у работодателя (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также доступ к информации будут иметь работники многофункциональных центров, конечно же, с согласия граждан. Речь идет об оформлении услуг, когда необходимы данные о периодах трудовой деятельности.

Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

— В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах.

Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях.

Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.

Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.

Внесение информации о награждениях не предусмотрено.

Что нужно знать об ответственности за нарушения?

— Напомню, что обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.

В Государственную Думу внесен проект Федерального закона № 748758-7, направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему ПФ РФ неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.

Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?

— Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1695

Шпаргалка для кадровика по переходу на электронные трудовые книжки

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2020

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» приведем перечень действий (схема), которые необходимо выполнить в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Пакет документов

В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:

  • приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
  • уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.

Приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Такой приказ (пример 1) позволит работодателю эффективно организовать выполнение требований законодательства о формировании сведений о трудовой деятельности работников и подготовке к сдаче отчетности. Рекомендуем назначить лиц, ответственных за эту работу, а также определить, какие действия и в каком порядке им нужно произвести.

Приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Этим приказом локальный нормативный акт (рассмотрим в данном случае ПВТР, пример 2) будет приведен в соответствие действующему законодательству. Кроме того, этот приказ будет доказательством выполнения требований законодательства о внесении изменений в локальные нормативные акты.

Вместо внесения изменений можно утвердить новую редакцию ПВТР. Вносимыми изменениями следует установить также порядок предоставления работниками сведений о трудовой деятельности при приеме на работу и выдачи таких сведений работникам по их запросу или при увольнении.

Здесь же рекомендуем указать адрес корпоративной электронной почты.

Поскольку работодатель обязан ознакамливать работников с локальными нормативными актами[1], указание этого адреса в ПВТР либо другом локальном нормативном акте позволит довести его до сведения работников.

Эти изменения позволят снизить риски либо избежать их при проверках надзорных органов, а также при спорах с работниками.

Уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уведомление (пример 3) оформляется для выполнения требований законодательства о письменном уведомлении работников до 30.06.

2020 об изменениях в порядке ведения трудовых книжек, порядке предоставления сведений в ПФР, а также о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.

1 ТК РФ. Также работники будут уведомлены о корпоративном адресе электронной почты для направления заявлений в электронном виде.

Заявления о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления

Чтобы упростить процесс разработки организацией внутренних шаблонов заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления, приведем примеры заявлений работников в части способа ведения их трудовых книжек.

Образцы можно раздать работникам для написания заявления лично, в том числе от руки, либо для изготовления с применением компьютера и направления заявления в электронном виде.

Получение заявления работника о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ позволит работодателю выполнить требования законодательства о предоставлении работнику выбора способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Заявление работника о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности приведено в примере 4, о продолжении ведения трудовой книжки — в примере 5.

В одном заявлении (пример 6) можно указать оба варианта выбора в таблице, а работник поставит подпись в соответствующей строчке.

Предлагаем и еще один вариант — указать оба предложения и в уведомлении (пример 7). На наш взгляд, такой способ также приемлем, ведь в законодательстве не указан какой-то предпочтительный формат.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

Источник: https://www.profiz.ru/kr/2_2020/Shpargalka_po_etk/

Электронные трудовые книжки с 2020 года: порядок перехода, кто сможет использовать, как получить

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2020

Последнее обновление: 28.01.2020

Уже много лет обсуждают идею применения трудовых книжек в цифровом формате. В 2020 году происходит плавный переход от теории к практике. Вводится не только новый формат и новое понятие электронная трудовая книжка – новый принцип применения основного документа о рабочей деятельности трудящегося человека.

Для чего нужна электронная трудовая книжка

Назначение пенсии по возрасту – процесс длительный, иногда сложный. Дело в том, что будущий пенсионер должен предъявить в ПФР по месту жительства справку о своём стаже. Иногда сделать это непросто!

Могут произойти такие обстоятельства:

  • прежний работодатель давно забыл внести в документ сведения о трудоустройстве потенциального пенсионера;
  • данные внесены, но неправильно;
  • прочие неприятности.

Человеку приходится обращаться к бывшему работодателю. А он уже давно переехал на новое место, потерял архив, он сгорел или утонул. Получить сведения не представляется возможным. Что делать предпенсионеру? Он может потерять часть заработанной пенсии! Поэтому приходится обращаться в различные инстанции, которые могут подтвердить период работы.

Обратите внимание! В ТК РФ внесены изменения – появилась новая статья 66.1. В ней говорится о том, что в трудовом обороте возник новый термин «сведения о трудовой деятельности».

Что нужно знать об электронной трудовой книжке

Информация о трудовой деятельности

В электронных трудовых книжках с 2020 года будут фиксироваться все изменения в рабочей деятельности её обладателя. То есть, приём или увольнение, перевод или внутреннее перемещение, обучение или повышение квалификации – теперь эти сведения будут оформляться в электронном виде.

Обязанность по сбору информации и передаче её в ПРФ ложится на плечи работодателя. Все сведения о местах работы до 01.01.2020 года будут храниться на индивидуальных лицевых счетах. Получить эти данные можно будет через личный кабинет на официальном сайте ПФР или на портале Госуслуги при наличии подтверждённой записи ЕСИА.

Обратите внимание! Теперь в электронном виде будут заноситься и храниться данные о работе по совместительству. В трудовые книжки бумажного формата эта информация заносилась только по желанию и письменной просьбе работника.

Преимущества электронных трудовых книжек

Электронные трудовые книжки избавят людей от лишней беготни для доказывания трудового стажа. Их преимущества перед бумажными документами очевидны:

  • данные будут храниться в ПФР постоянно в электронном виде. Для получения сведений нужно будет сформировать запрос и распечатать документ;
  • работник может получить информацию из базы ПРФ в любой момент. Если будут выявлены несоответствия, их можно оперативно исправить;
  • работники, ведущие свою трудовую деятельность дистанционно, смогут также предоставлять данные о себе в ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки будет осуществляться в течение всего 2020 года. Бумажный формат документа будет вестись только у того наёмного персонала, кто подаст заявление на имя руководителя до конца текущего года. Те люди, которые будут приняты на работу в следующем году впервые в их жизни, будут сразу же оформляться цифровые носители.

Дополнительно можно выделить следующие преимущества электронной версии документа:

  • работник имеет доступ к своим персональным сведениям в любое время;
  • риски введения и выдачи ошибочных, неточных и недостоверных сведений минимизированы;
  • у дистанционных работников появится больше возможностей;
  • у работодателя будут снижены издержки, которые ранее у него возникали по причине обязательного приобретения, ведения и хранения бумажных книжек;
  • будущие пенсионеры смогут оформлять свои пенсии дистанционно, не собирая дополнительных бумаг, не делая ненужных запросов;
  • можно будет использовать данные из электронной книжки при получении государственных услуг на портале;
  • у аналитиков и экспертов появится больше информации о реальном положении дел на рынке труда;
  • высокий уровень безопасности хранимых данных.

Обратите внимание! Есть несколько способов получения личных данных с персонального лицевого счёта. Полный доступ к ним имеет только сам работник.

Преимущества электронной версии документа

Нужны ли будут бумажные трудовые

В течение всего 2020 года будет осуществляться плавный переход на цифровые книжки по учёту рабочего стажа. Бумажные будут использоваться, но только в том случае, если работник сам изъявит желание и напишет заявление на имя руководителя предприятия. Сделать это нужно до конца текущего года.

Если работник выбрал бумажный вариант документа, у руководителя всё равно возникает обязанность по внесению нужной информации на индивидуальный лицевой счёт своего сотрудника. У последнего есть право в любой момент отказаться от бумажной версии книжки и написать заявление на применение цифрового варианта. Поэтому начальство должно быть готово.

Если человек впервые в жизни пойдёт работать уже после 31.12.2020 года, у него однозначно не будет бумажного документа. Работодатель сразу же заведёт на него цифровой вариант.

Людям, начавшим трудиться с 2021 года, бумажные трудовые книжки оформляться уже не будут

Как получить информацию о своей трудовой деятельности

Переход на цифровые версии документов о рабочей деятельности граждан вызывает множество вопросов не только у работников в возрасте, но и у молодых людей. Дело в том, что основным вопросом остаётся вопрос о получении сведений о работе на различных предприятиях.

Если несколько законных способов получения данных о своём стаже. Это:

  • обращение к работодателю по последнему месту работы. Если заявитель работает без бумажного документа о стаже, руководитель обязан выдать ему справку о рабочей деятельности. Она может быть оформлена в бумажном или цифровом виде, на усмотрение обратившегося. Срок исполнения – в течение 3 дней после подачи заявление или в последний день перед увольнением. В справке будут указаны данные за тот период, когда заявитель работал на этом предприятии;
  • обратиться в ПРФ лично или через официальный сайт. Данные могут быть предоставлены в бумажном или электронном виде;
  • через портал Госуслуги или через МФЦ. При обращении в многофункциональный центр данные будут предоставлены в бумажном виде, при обращении через Госуслуги – только в цифровом формате.

Обратите внимание! Сведения о рабочей деятельности выдаются на бланке установленной формы. Если работодателем – то форма СТД-Р, если Пенсионным фондом – то СТД-ПФР.

Доступ к сведениям о трудовой деятельности работников

Получить сведения о стаже у различных нанимателей можно будет одним из вышеуказанных способов. Если обращаться к работодателю, то он предоставит данные только за тот период, пока заявитель работал на него. К другой информации у него доступа не будет. Сам работник может получить данные со счёта напрямую.

Для этого он должен иметь личный кабинет на сайте ПФР или подтверждённую запись ЕСИА на портале Госуслуги. Тогда выбрав правильную услугу, он сможет получить справку в цифровом виде.

Если нужна бумажная справка, то можно обратиться в МФЦ. Доступ будет предоставлен через личную запись обратившегося, но запрос будет в бумажном виде. Его нужно будет подождать несколько дней.

При обращении к работодателю тот сможет предоставить сведения только о периоде работы у него

Что должен знать работодатель

Речь о том, что нужно переходить на цифровой документооборот по труду, шла уже давно. Но не все работодатели успели подготовиться к переходу. Поэтому есть множество вопросов, которые возникают:

  • Нужно ли приобретать специальное программное обеспечение? Нет, ничего дополнительно покупать не нужно. Все данные о работниках будут храниться в базе Пенсионного фонда, поэтому для их передачи нужно будет использовать обычные каналы телекоммуникационной связи, которые применяются предприятием для сдачи отчётности в иные контролирующие органы.
  • Как будет осуществляться перенос информации с бумажного носителя в цифровой вид? Таких действий производить не нужно будет. Те работники, которые хотят, чтобы в 2020 года их книжки о труде велись в электронном виде, должны написать соответствующее заявление. Бумажные варианты будут возвращены им на руки. Всю ответственность за хранение этих сведений теперь будет нести владелец документа.
  • На чьё имя нужно писать заявление, если работник хочет сохранить право пользования бумажным документом? Заявление пишется на имя работодателя. Он должен вовремя оповестить своих работников о переходе на цифровые документы и попросить желающих работать с бумажным вариантом написать соответствующее заявление.;
  • Есть ли какие-то специальные памятки для сотрудников и работодателей, чтобы осуществить переход без ошибок? На официальном сайте ПФР есть подробная памятка.

Обратите внимание! Переход на электронный документооборот предполагает совершение определённых действий не только со стороны работодателя, но и со стороны сотрудников.

Порядок и сроки перехода на электронные трудовые книжки с 2020 года

Чтобы переход прошёл без проблем, все работодатели в течение 2020 года должны предпринять ряд действий. Это:

  • подготовить новые нормативные акты, утвердить их и ознакомить с ними своих работников. Если аналогичные документы уже были приняты ранее, то в них нужно внести изменения, в соответствии с новым законом об электронных трудовых книжках;
  • если есть необходимость, нужно внести изменения в соглашения и коллективные договоры;
  • если работодатель ранее не использовал коммуникационные каналы для связи с контролирующими и надзорными органами, но нужно начать это делать. Данные в ПФР могут передаваться только через интернет. Поэтому нужно выбрать проверенного и ответственного поставщика ПО для сдачи электронной отчётности;
  • до 01.07.2020 года нужно письменно уведомить всех работников о том, что предприятие переходит на электронные книжки для учёта. Каждый сотрудник, получив уведомление, должен расписаться о том, что он с ним ознакомлен. После этого все работники должны написать заявление на имя работодателя о том, какой вариант ведения учёта своего рабочего стажа они хотят выбрать – бумажный или электронный. Руководство не имеет права настаивать на том или ином варианте. Если сотрудник выбирает электронный документ, вся ответственность за сохранность сведений из бумажного носителя ложится на его плечи.

Обязанность работодателя – уведомить сотрудников о необходимости выбора электронной или бумажной версии документа

Обратите внимание! Рекомендуется назначить работника, который будет отвечать за своевременное уведомление коллектива, сбор подписей об ознакомлении с изменениями в законодательстве о труде, сбор заявлении о выборе варианта.

Переход на электронные книжки должен осуществиться в течение 2020 года. Сотрудники должны определиться до 31.12.2020 года. Те лица, которые впервые устроятся на работу после 01.01.2021 года, не будут иметь возможности выбора.

Заказать бесплатную консультацию юриста

Источник: https://urist-bogatyr.ru/article-item/yelektronnye-trudovye-knizhki-v-2020-godu/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.