Учет ГСМ по путевым листам

Содержание

Как списывать бензин по путевым листам пример

Учет ГСМ по путевым листам

Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия.

К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива. Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».

Не исключается вариант заключения договора с компанией, занимающейся заправкой автотранспорта, об оплате топлива и смазочных материалов безналичным способом по специальным картам.

В конце истекшего месяца АЗС предоставляет полную информацию об объеме топлива, его стоимости, которое было отпущено ею по топливной карте.

Оприходование производиться на счет 10 материальным бухгалтером либо открывает индивидуальный счет второго порядка.

Списывается израсходованный объем ГСМ на счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Выбор счета остается за предприятием, который должен учесть особенности производственной деятельности, технические характеристики, марку и модель отдельного автотранспорта. В такой ситуации топливо списывается на основании путевого листа, заполняемого водителем.

Он входит в число первичных документов. В нем указывается маршрут, его общий километраж, объем топлива на начало рабочего дня и на его конец.

Как правило, списывается разница в объемах топлива по его фактической себестоимости. Затраты должны быть обоснованными и не превышать установленные нормы потребления топлива.

Что касается налогового учета на прибыль стоимость ГСМ сообразно статье 254 НК можно включить в материальные затраты.

Но можно отнести их к прочим расходам соответственно предписаний статьи 264 НК. Чтобы не возникли вопросы относительно объема израсходованного топлива нужно применять определенные виды норм.

Путевой лист должен быть оформлен на бланке с типовой формой № 3, которая была утверждена постановлением Госкомстата.

Его публикация была произведена 28 ноября 1997 года под номером 78. Хотя предприятие может разработать собственный бланк, что тоже не возбраняется.

Но следует в нем указать все реквизиты, входящие в число обязательных атрибутов. Они обосновывают экономические затраты.

Порядок

Предприятию следует оприходовать ГСМ отдельным документом на основе приходного ордера — «поступление материалов».

В большинстве случаев оно списывает горюче-смазочные материалы один раз в месяц. Процедуру осуществляет бухгалтерия, вернее материальный бухгалтер, ведущий учет материальных ресурсов.

В его обязанности входит ведение первичных материалов:

  • заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
  • получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
  • принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
  • составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
  • обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.

ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.

Первичные документы обосновываются требованием-накладной, заправочными карточками, чеками АЗС по фактическому использованному объему ГСМ.

Как происходит списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях, описывается в статье: списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях.

Нормы списания ГСМ рассматриваются в статье: нормы списания ГСМ.

Расчет

На каждую марку автотранспорта можно просчитать норму потребления путем производства определенных расчетов, исходя их общего километража пройденного пути.

Например, для легковых автомобилей он по выражению:Где:

Hs базовая норма расхода топлива, определяемая пробегом автомобиля, л/100 км
S общий пробег автомобиля в продолжение рабочей смены, км
D поправочный коэффициент к норме, %

В качестве примера приводится расчет нормы потребления топлива автомобиля марки ГАЗ-3110, имеющего двигатель ЗМЗ-4026.10.

Его базовая норма потребления топлива равна 13,0 литров на 100 км пробега. Согласно указаниям руководства предприятия на автомобиле была произведена работа по сбыту готового продукции.

При этом он проехал 232 км, их коих по городу – 128 км, по области – 104 км. Его эксплуатация осуществлялась в зимний период времени.

Принятые надбавки:

за зимний период 10%
за эксплуатацию в городе, где плотность заселения составляет 1,5 млн человек 10% – ;

Нахождение нормы расхода топлива:

Всего по путевому листу израсходовано 30,2 литра за рабочий день. Если принят результат вычислений как среднее потребление топлива, то за месяц работы автомобиль израсходует для выполнения производственных заданий:Где:

НРд нормативный расход топлива за один рабочий день
Т количество рабочих дней в месяце, Т = 21

Итого получаем:

Материальному бухгалтеру следует списать приблизительно 634,27 литра топлива за один месяц, так как за месяц было принято усредненное значение расхода топлива.

Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления.

Норма расхода топлива может быть увеличена на 20%:

  • при производстве капитального ремонта;
  • при эксплуатировании на протяжении пяти лет.

При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки.

При этом расход тормозных, охлаждающих, иных видов рабочих жидкостей находится в зависимости от объема заправленного топлива и дозаправки сообразно рекомендациям завода-изготовителя.

Можно ли списывать без путевых листов

Помимо списания по путевым листам существует ряд способов, наиболее распространенными из которых являются:

  • учет по лимитам;
  • компенсация расходов.

При первом случае устанавливается предприятие система контроля ГСМ, то есть лимит на потребление топлива. Под понятием «учет лимита» подразумевается выделение конкретных средств на покупку ГСМ на один месяц работы автотранспорта.

Также применяются топливные карты, по которым АЗС отпускает ГСМ, оформляемые на каждый автотранспорт. Обобщенная сумма денежных средств не должна превысить установленную по лимиту норму.

Данная система оправдала себя при одинаковом маршруте автотранспорта, повторяющегося каждый день. Если образовывается перерасход ГСМ, то материальный бухгалтер составляет официальные бумаги, по которым находится сумма превышения. Она списывается в установленном порядке.

Во втором заключается договор между предприятием и сотрудником на использование личного транспорта.

В основе сделки лежат указания статьи 188 ТК, в которых излагаются условия и порядок выплаты компенсации и возмещения сотруднику.

Договор заключается при обоюдном согласии заинтересованных сторон, но вводятся ограничения по размеру компенсации на транспорт в зависимости от его марки, модели и модификации. Списывается ГСМ, сообразно установленным на предприятии нормативам.

И в заключение следует отметить, что в налоговом учете ГСМ разрешается списывать в размере фактически израсходованных средств. Но обоснованными они считаются, если расходы не превышают нормативные значения.

Предприятие вправе использовать нормы Минтранса, но в тоже время может разработать свои собственные нормативы потребления ГСМ на каждый вид транспорта, имеющийся у него. При этом обосновав их замерами ежедневного расхода топлива.

Образец приказа на списание ГСМ по нормам вы можете найти в статье: образец приказа на списание ГСМ по нормам.

Как составить акт на списание ГСМ, .

Признаки банкротства юридического лица вы можете узнать в этой статье.

>Практические советы по учету и списанию ГСМ

Для чего нужны нормы расхода и списания ГСМ

Организации, использующие собственные или арендованные автомобили, ведут учет поступления и расхода ГСМ. Существуют нормы, которых следует придерживаться при списании топлива.

Как показывает практика, бухгалтеры не всегда четко представляют себе, как правильно применить эти нормы. В частности, путаются, как надо списывать бензин: по количеству фактически израсходованных литров или по нормативу.

Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.

Налоговый учет

Применение норматива в налоговом учете — вопрос спорный.

Источник: https://gmvp.ru/kak-spisyvat-benzin-po-putevym-listam-primer/

Учёт ГСМ и путевые листы в автошколе

Учет ГСМ по путевым листам

Руководство автошкол постоянно ищет ответы на ряд важных вопросов. Как контролировать расход топлива? Что делать, чтобы расходы на ГСМ были ниже, но без потери эффективности работы всей организации?        

От покупки до списания

Для начала разберем алгоритм учета расходов ГСМ в автошколе.

Основные документы для учета ГСМ — путевой лист и требования-накладные на получение смазочных материалов с отметкой о пробеге автомобиля с даты последней заправки. В зависимости от вида транспорта различаются формы путевых листов. Так, для легкового автомобиля используют форму №3, а для грузового — формы №4-С и №4-П.

О том, каких ошибок следует избегать при заполнении путевых листов, можно почитать в статье ведущего специалиста по программному продукту «Путевые листы и ГСМ» Сергея Горских «Путевые листы: работа над ошибками» (газета «Я бухгалтер: Урал» № 2 (22), стр. 3; доступна для скачивания по ссылке).

Обращаем ваше внимание, что путевой лист должен быть выписан в единственном экземпляре на один день.

Если инструкторы заправляют автотранспорт  бензином через АЗС за наличные, бухгалтерия выдает средства подотчет. Получить деньги могут только лица, которых утвердил руководитель автошколы. Он же устанавливает в учетной политике сроки предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию.

На основании отчетов инструкторов производится списание ГСМ. Это можно делать двумя методами:

  1. На основании данных о фактически выработанном топливе. При этом следует ежемесячно в специальном акте подтверждать остатки бензина в баках автотранспорта.
  2. По нормам расхода, утвержденным руководителем автошколы, с учетом марки и модели эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы. Или же при списании ГСМ можно использовать «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», установленные Минтрансом РФ.

Экономим драгоценное время

Если в организации не более двух автомобилей, то бухгалтер может контролировать и вести учет расхода ГСМ вручную, но с расширением автопарка требуется все больше сил и времени для выполнения этой работы.

И конечно, чем больше единиц эксплуатируемой техники, тем сложнее вести учет и больше вероятность допустить ошибку в расчетах.

Специально для таких случаев разработана программа «Путевые листы и ГСМ», предназначенная для учета путевых листов легкового и грузового автотранспорта, а также расчета расходования горюче-смазочных материалов.

Поскольку образовательные учреждения (автошколы) имеют свою специфику учета путевых листов и ГСМ, разработчики программы приняли это во внимание и добавили ряд возможностей.

Модуль «Путевые листы и ГСМ» существенно облегчает труд бухгалтеров и дает возможность учитывать:

  • поступления и расход ГСМ по автотранспортным средствам, по водителям и по видам ГСМ;
  • расход ГСМ по базовой норме с учетом дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов при помощи поправочных коэффициентов (надбавок) согласно законодательству;
  • расход ГСМ как по нормам расхода, так и фактическому расходу в соответствии с учетной политикой организации;
  • расход ГСМ по нормам для водителя и для обучающегося на основании путевого листа.

Кроме того, с помощью программы бухгалтеры могут:

  • вести учет по движению ГСМ при использовании на одном автотранспортном средстве нескольких видов топлива (газ, бензин и т п.);
  • контролировать отклонение фактических затрат на ГСМ от нормативных (режим экономии, перерасхода ГСМ);
  • учитывать движение различных видов смазочных материалов (моторные, трансмиссионные масла, пластичные смазки и т п.);
  • формировать отчетность по водителям, по видам и маркам ГСМ, по автотранспортным средствам в разрезе подразделений (отделов) и различных источников финансирования.

Специалисты по бухгалтерскому учету Первоуральского металлургического колледжа используют в работе модуль «Путевые листы и ГСМ» уже более пяти лет: «Раньше мы вели учет ГСМ и выписывали путевые листы вручную: как для служебных автомобилей, так и учебного транспорта в рамках водительских курсов. С увеличением количества автомобилей в парке возникла потребность автоматизировать процесс. Ведь если единиц техники больше двух, а система норм расходования ГСМ развитая, сложно вручную принимать во внимание все условия, в частности, сезонность. Модуль «Путевые листы и ГСМ» позволяет вести в одном месте всю справочную информацию о водителях и транспортных средствах, учитывать нормы расхода ГСМ, как на ученика, так и на инструктора. И главное, что нормы расходования ГСМ и соответствующий учет позволяют контролировать затраты по отклонениям — оценивать экономию или перерасход».

Юлия Вольхина, менеджер продукта «Путевые листы и ГСМ»

Источник: https://kontur.ru/articles/907

Списание ГСМ в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Учет ГСМ по путевым листам

Схема учета выглядит следующим образом:

  • Выдача наличных денег подотчетнику
  • Оформление авансового отчета
  • Возврат наличных в кассу
  • Списание затрат на ГСМ по топливным картам

На рис.1 изображен авансовый отчет, в котором отражены сразу несколько операций: отчет о выданном авансе, оприходование бензина на склад, данные о счете-фактуре (если такой имеется).

На рис.2 можно видеть проводки документа. Чтобы счета учета по номенклатуре «Бензин АИ-92» заполнились автоматически, необходимо в регистре сведений «Счета учета номенклатуры» добавить строчку для группы «ГСМ»  (см. рис.3)

Печатную форму путевого листа можно подключить как внешний отчет или обработку в справочник «Дополнительные отчеты и обработки» (см. рис.4). Сам отчет придется заказывать у специалистов либо приобретать на Инфостарте.

Возврат денег по авансовому отчету (в нашем примере это 8 руб.) оформляется документом «Приходный кассовый ордер», который заполняется автоматически в режиме «Ввести на основании» из документа «Авансовый отчет».

Документ «Требование-накладная» используется для списания бензина на затраты.

Не забудьте установить счет учета 10.03 (Топливо). Проведем документ и посмотрим, какие проводки по ГСМ сформировались.

Как видим, кроме бухгалтерской проводки сформировались еще движения по двум регистрам. При ручном вводе проводки списания мы спишем только ГСМ с 10.03 счета — Топливо, а другие регистры не затронем. В дальнейшем это может привести к ошибкам в учете и неправильному формированию отчетности.

Правильно оформлять списание ГСМ документом «Требование — накладная».

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Учет ГСМ в 1С 8.3 по талонам

Схема учета в данном случае выглядит так:

  • Покупка талонов
  • Выдача талонов
  • Учет использованных талонов
  • Списание затрат

Покупка талонов оформляется документом «Поступление денежных документов», который находится в разделе «Банк и касса». Расчеты ведутся в корреспонденции со счетом 76.05.

Выдача талонов оформляется документом «Выдача денежных документов», который находится также в разделе «Банк и касса» (см. рис.7 и рис.8).

Использованные талоны учитываются в документе «Авансовый отчет» (см. рис.9 и рис.10).

Рис.10

Использованный бензин списывается на счета затрат документом «Требование-накладная», как и в первом пункте. Путевой лист также можно вызывать как внешний отчет из справочника «Дополнительные отчеты и обработки».

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Учет ГСМ в 1С 8.3 по топливным картам

На основании данных путевых листов в 1С производится списание на затраты фактически израсходованных ГСМ. В базе 1С 8.3 данная операция осуществляется через документ Требование-накладная.

На сайте ПРОФБУХ8 Вы можете ознакомиться с другими бесплатными статьями и видеоуроками по конфигурации 1C Бухгалтерия 8.3 (8.2).

Окт 31, 2018

В отличие от талонов, топливные карты учитываются не как денежные документы, а как бланки строгой отчетности на забалансовом счете 006.

В общем виде схема учета состоит из следующих пунктов:

  • Оприходование топливной карты
  • Оприходование бензина, поступившего по топливной карте
  • Списание затрат.

Оприходование стоимости топливной карты можно оформить как поступление услуги – см. рис.11 и рис.12.  А саму карту учесть на счете 006 ручной операцией (рис.13)

Рис.11

Рис.12

Рис.13

Поступление топлива оформляется документом «Поступление товаров, услуг» (см. рис.14, рис.15).

Рис.14

Рис.15

Списание ГСМ в 1С 8.3

Списание бензина и других горюче-смазочных материалов оформляется одинаково для всех вариантов учета ГСМ документом «Требование-накладная» (рис.16, рис.17).

Рис.16

Рис.17

Стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней.

В заключение – небольшой совет, как списывать ГСМ по путевым листам по каждому транспортному средству. Во всех вышеприведенных примерах использовался один склад  для оприходования топлива. Если создать свой склад на каждый автомобиль, то можно учитывать остатки и обороты по каждой единице транспорта.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:
  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.

Источник: https://kupit-krohe.ru/obrazets/spisanie-gsm-v-1s/

Бюджетный учет: как работать с путевыми листами и чем руководствоваться при списании ГСМ

Учет ГСМ по путевым листам

Бюджетный учет: как работать с путевыми листами и чем руководствоваться при списании ГСМ

18 ноября 2016 Юлия Вольхина Руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур

Бухгалтерский учет путевых листов в государственных (муниципальных) учреждениях регламентирован давно, и революционных изменений в нем не наблюдается.

Однако и по сей день у бухгалтеров возникают вопросы: вести или не вести путевые листы, как регулярно, в каком объеме, предназначены ли утвержденные нормы расхода ГСМ для бюджетников, чем необходимо руководствоваться при списании списания ГСМ и пр.

Разбираемся вместе с руководителем проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур Юлией Вольхиной.

Учет путевых листов нужен учреждениям, чтобы нормировать, планировать и контролировать расход горючего и смазочных материалов (ГСМ).

На основных участках, где востребована информация по затратам на ГСМ, бухгалтеры ведут расчет нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, а также анализируют отклонения между фактическим и нормативным расходом ГСМ, чтобы выявить экономию или перерасход.

Контролирующие органы часто обращаются к данному участку учета, чтобы оценить, насколько эффективно используются материальные запасы в учреждении.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены в бухгалтерском учете первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ). Одна из главных функций путевых листов в бухгалтерском учете — подтвердить законность и корректность списания горюче-смазочных материалов.

Как работать с бланками

Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н определяет правила составления первичных документов в бухгалтерском учете, однако в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации для бюджетных организаций нет путевого листа.

В такой ситуации чаще всего используется форма, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Впрочем, в документе сказано, что использовать этот бланк обязаны только автотранспортные предприятия. Остальные же учреждения, в том числе казенные, бюджетные, автономные, вправе разработать свой бланк.

Главное требование к нему — наличие обязательной информации: наименование документа, дата его составления, название учреждения. Кроме того, надо указать содержание операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении. Документ обязательно подписывают ответственные сотрудники. Без указания их Ф.И.О.

и подписи документ считается недействительным. Впрочем, самое простое решение — стандартная форма путевого листа из Постановления № 78. Она включает всю информацию, необходимую для списания ГСМ, и не вызывает вопросов у контролирующих органов.

Хочется отметить, что путевые листы не являются бланками строгой отчетности, поэтому вы можете использовать как типографские бланки, так и распечатанные формы из бухгалтерских справочно-правовых систем.

Типичные ошибки бухгалтеров

Обязательное требование к путевому листу, как, впрочем, к любому документу, — его правильное оформление. Можно выделить несколько моментов, где бухгалтеры ошибаются чаще всего.

Например, нет единого правила, на какой срок оформлять путевой лист, и отсутствие такого правила вызывает много вопросов. В письме от 03.02.06 № 03-03-04/2/23 Минфин России допускает еженедельное и даже ежемесячное составление документа, в случае если этот срок позволяет организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Впрочем, эта рекомендация не касается заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных организаций. Поэтому учреждениям рекомендуем опираться на указания Росстата. В письме от 03.02.05 № ИУ-09-22/257 Росстат указывает, что путевой лист составляется на срок в один день (одну смену).

Больший период допустим только в случае командировки водителя.

Часто бухгалтеры не считают необходимым заполнять все графы оборотной стороны путевого листа. Это касается указания пунктов назначения: нередко конкретные точки заменяют общими фразами — «Поездки по городу» и пр.

Они не позволяют подтвердить, что транспорт использовался в служебных целях и расходы носят производственный характер (письмо Минфина России от 20.02.06 № 03-03-04/1/129). Отсутствие в путевом листе конкретных пунктов назначения контролирующие органы признают нарушением.

  Ошибкой будет и отсутствие подписи водителя в каждой строке, где указаны место отправления и назначения, время выезда и возвращения машины на стоянку / в гараж.

Обратите внимание на раздел «Движение горючего». На основании граф «Расход по норме» и «Расход фактический» производится списание бензина. Фактический расход вносите строго по счетчикам.

При заполнении нормативного расхода бензина на 100 км пробега возьмите за основу распоряжение Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р (в редакции от 14.07.

15), где определены все нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они касаются и бюджетных учреждений.

Вносить изменения в путевой лист, как и в большинство первичных документов, допустимо лишь с согласия участников хозяйственных операций (п. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ) и с обязательным указанием даты. А значит, исправления должны быть заверены подписью тех же лиц, которые изначально подписали документы.

Средства автоматизации учета

Избежать вышеупомянутых ошибок бухгалтеру помогут специальные автоматизированные системы учета путевых листов и ГСМ.

Они напомнят об обязательных полях, отследят правильность и сроки использования норм, соответствие фактического расхода топлива нормативу.

Кроме того, такие программы позволяют оперативно заполнять любое количество путевых листов, чем существенно облегчают труд бухгалтера.

Чем сложнее учет ГСМ в организации, тем большими возможностями должна обладать автоматизированная система. При выборе программы убедитесь, что она умеет:

  • вести единый реестр путевых листов;
  • учитывать поступление и расход ГСМ по автомобилям, водителям и видам ГСМ;
  • учитывать расход ГСМ по нормам расхода или по фактическому расходу на основании данных путевых листов с учетом сезонности и дорожных условий;
  • контролировать отклонения фактических затрат на ГСМ от нормативных (режимы экономии, перерасхода ГСМ);
  • формировать отчетность по водителям, видам и маркам ГСМ, по автомобилям в разрезе подразделений (отделов);
  • готовить печатные формы необходимых отчетов по пробегу и времени работы, по движению горючего и смазочных материалов, по выданным автозапчастям и многое другое.

Бесплатно получить демо-версию сервиса «Путевые листы и ГСМ»

Бухгалтерский учет ГСМ

Горюче-смазочные материалы, приобретенные для хозяйственных нужд учреждения, согласно Инструкции № 157н учитываются в составе материальных запасов на счете 0 105 X3 000 «Горюче-смазочные материалы».

Организации, которые используют талоны на ГСМ, учитывают их отдельно — на счете 0 201 05 000 «Денежные документы». Приобретаются талоны по безналичному расчету или через подотчетное лицо (об учете денежных документов см. «Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении»).

Порядок списания ГСМ

Списывать горюче-смазочные материалы следует ежемесячно. В качестве документов-оснований используйте:

  • путевой лист;
  • авансовый отчет, если бензин приобретался за наличные средства;
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003), если автомобиль заправляли по талонам;
  • приказы руководителя учреждения, которые утверждают норму пробега автомобиля, лимит расхода топлива на месяц в зависимости от марки, модели ТС;
  • направление работника в командировку на служебном автомобиле.

Обратите внимание на соотношение фактического пробега и установленного месячного лимита. Списывая ГСМ, обязательно учитывайте нормы расхода топлива и лимит километража. Если пробег автомобиля больше, чем принятые руководством учреждения нормы, и это превышение не обосновано производственными задачами, бухгалтер при расчете расхода бензина использует именно утвержденный лимит.

Используйте данные граф «Расход по норме» и «Расход фактический». Данные в них в большинстве случаев совпадают. Но если показатели расхода ГСМ отличаются, списывать бензин следует по наименьшему показателю, то есть если норма превышает фактический расход, то бензин списывается именно по факту.

операцииДебетКредит
Казенные учреждения
Списание ГСМ1 401 10 2721 105 33 440
Бюджетные и автономные учреждения
Списание ГСМ в рамках приносящей доход деятельности2 106 34 3402 105 33 440
Списание ГСМ в рамках основной деятельности4 106 34 3404 105 33 440

Налоговый учет ГСМ

Учет путевых листов необходим для подтверждения расходов, на сумму которых можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. С точки зрения налогообложения, стоимость ГСМ относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

  Затраты на ГСМ рассматривайте как расходы на содержание служебного автотранспорта (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ), а это ненормируемые суммы. Более того, эти расходы требуют обязательного подтверждения того, что они экономически обоснованы.

Например, серьезное превышение расхода ГСМ от значений, установленных распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р, может вызвать интерес контролирующих органов и привести к недоимкам и штрафам.

При расчете сумм расходов, которые уменьшают налогооблагаемую базу, необходимо брать в расчет реальные расходы — не купленное горючее, а фактически потраченное. Эти суммы как раз и подтверждают путевые листы, а значит, к их заполнению надо относиться с особым вниманием.
Начать пользоваться программой «Контур-Бухгалтерия Бюджет» бесплатно

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2016/11/11716

Как списывать и вести бухгалтерский учет гсм по топливным картам: налогообложение, проводки – Правовой мир

Учет ГСМ по путевым листам

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо». Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Рекомендуется в зависимости от местонахождения материалов использовать следующие группировки аналитического учета:

  • «ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)»;
  • «Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)»;
  • «Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей» и др.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

  • счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-98»;
  • счет 10 субсчет «Топливо», субсчет «ГСМ на складах», субсчет «Бензин», субсчет «Бензин АИ-95».

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам — водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Источник фото: exkavator.ruВ организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг).

В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 «Основное производство» или 44 «Расходы на продажу» (только для торговых организаций).

Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 «Общехозяйственные расходы». Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 «Вспомогательные производства».

Читайте

Учет расходов на горюче-смазочные материалы

Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

  • Источник фото: exkavator.ruПрименение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования авто
  • В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой
  • Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 «Топливо» (аналитический учет: «ГСМ в баках транспортных средств» и др. соответствующие субсчета)
  • в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»):

  • по себестоимости единицы запасов,
  • по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО),
  • по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО),
  • по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным. Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Обращаем внимание бухгалтеров на то, что как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете «Бензин в баках автомобилей» (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Источник фото: exkavator.ruБухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов ежемесячно

Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства. Таково требование пункта 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Приведем пример бухгалтерского учета ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя.

Пример расхода на ГСМ

Водитель легкового служебного автомобиля А.А. Сидоров получает из кассы ООО «Зима» под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов. Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.

Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которой разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.

Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб.

3 апреля было приобретено 20 литров бензина по 11 руб. НДС не рассматриваем для простоты.

  1. 1, 2 и 3 апреля водитель израсходовал соответственно 7,10 и 11 литров бензина.
  2. Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.
  3. С 1 по 3 апреля бухгалтер произвел следующие записи в карточке водителя:
ДатаПриходРасходОстаток
количество цена стоимость количество цена стоимость количество цена стоимость
Остаток на 01.04 18 10 180
01.04 7 10 70 11 10 110
02.04 10 10 100 1 10 10
03.04 20 11 220 11 10,95 120,48 10 10,95 109,52

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

1 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»

— 70 руб. — списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля;

2 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»

— 100 руб. — списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля;

3 апреля:

Дебет 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» Кредит 71 субсчет «Сидоров»

— 220 руб. — оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя;

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.»

-120,48 руб. — списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.

Арендованный транспорт

Получить транспортное средство (автомобиль, грузовик, гусеничный экскаватор, фронтальный погрузчик) во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическим или физическим лицом.

По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование.

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 646 ГК РФ).

Стороны могут предусмотреть смешанные условия оплаты аренды в виде фиксированной доли (непосредственно арендная плата) и оплаты компенсации на текущее содержание арендованного имущества, которая может меняться в зависимости от внешних факторов.

Источник фото: exkavator.ruЕсли а расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного ТС

В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства. Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, принятой в договоре.

За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется. Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль — у юридического или физического лица (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам. Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемый доход. Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п. 1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).

Источник фото: exkavator.ruСтатус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам

На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А пп.2 п.1 ст.

253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности. Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле.

Безвозмездное пользование автомобилем

  • Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем (ссуды), согласно которому ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором.
  • Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.
  • Источник фото: exkavator.ruОрганизация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем

К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация.

Передача имущества во временное пользование по договору ссуды — для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля.

Компенсации работникам

Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.

Источник фото: exkavator.ruРазмер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора

Источник:

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля объемов приобретения ГСМ сотрудниками организации, за который обычно отвечает бухгалтер компании.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

  • денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
  • литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

  • перечисление аванса поставщику ГСМ;
  • списание денежных средств в оплату;
  • отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
  • остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Источник: https://stepnoeadm.ru/grazhdanskoe-pravo/kak-spisyvat-i-vesti-buhgalterskij-uchet-gsm-po-toplivnym-kartam-nalogooblozhenie-provodki.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.