Учет расчетов с подотчетными лицами

Дипломная работа на тему:

Учет расчетов с подотчетными лицами

  • ВВЕДЕНИЕ
  • ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
  • 1.1. Нормативное регулирование расчётов с подотчётными лицами
  • 1.2. Сущность расчётов с подотчётными лицами
  • 1.3. Документальное оформление расчётов с подотчётными лицами
  • ГЛАВА 2. МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
  • 2.1. Аналитический и синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами
  • 2.2. Особенности налогообложения при учёте расчётов с подотчётными лицами
  • ГЛАВА 3. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «СмегКроун»
  • 3.1. Краткая экономическая характеристика ООО «СмегКроун»
  • 3.2. Порядок учёта подотчётных сумм, выданных на хозяйственные и представительские расходы
  • 3.3. Организация учёта подотчётных сумм, выданных на командировочные расходы
  • 3.4. Совершенствование учета и контроля расчётов с подотчётными лицами в ООО «СмегКроун»
  • ЗАКЛЮЧЕНИЕ
  • СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Согласно существующим стандартам бухгалтерского учёта формируемая финансовая отчётность не даёт представления об операциях с подотчётными лицами.

Действительно, данные об остатках и движении расчётов с подотчётными лицами за отчётный период не находят отражения ни в одной из форм бухгалтерской отчётности и заинтересованные лица (акционеры, руководители и аудиторские и налоговые органы) не могут получить информацию о состоянии этих расчётов из данных бухгалтерской отчётности.

В то же время практика показывает, что учёт расчётов с подотчётными лицами является одним из трудоёмких участков учета. Здесь бухгалтер сталкивается не только с документами по гражданскому праву, бухгалтерскому  и налоговому учёту, но и непосредственно с каждым работником данной организации.

Операции с подотчётными лицами в бухгалтерском учёте имеют большое значение, поскольку они связаны со многими другими разделами учёта – операциями по кассе (получение подотчётных сумм и сдача неизрасходованных сумм), расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей, операциями по возмещению материального ущерба, недостач, предоставлению займов и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость работы.

Исходя из вышеизложенного, актуальность темы выпускной квалификационной работы заключается в том, что участок бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами и персоналом по прочим операциям включает в себя разнообразные хозяйственные операции: приобретение за наличный расчёт хозяйственных, канцелярских товаров, горюче-смазочных материалов, оплату мелкого ремонта оргтехники, ремонта транспортных средств; расходы на командировки внутри страны (РФ) и за рубежом, представительские расходы,  предоставление работникам займов, возмещение материального ущерба, недостач и т.д.

Из-за большого разнообразия хозяйственных операций на этом участке работы возникает много проблем, связанных с оформлением первичных и отчётных документов, с расчётом нормативов и т.д.

Часто пересматриваемые правительством нормы суточных, которые организации должны применять при уплате налога на прибыль, применительно к НДФЛ усиливают актуальность учёта расчётов с подотчётными лицами.

По закону бизнеса с партнерами нужно поддерживать не только деловые отношения (переговоры, презентации), но и дружеские – встречи в неформальной обстановке. Основная часть представительских расходов осуществляется наличными денежными средствами через подотчётные лица.

Причём отнюдь не все из этих расходов можно отнести к представительским.

В связи с этим одной из наиболее сложных участков учёта расчёта с подотчётными лицами являются представительские расходы, так как на этом участке работы существует много проблем, связанных с оформлением первичных и отчётных документов, с расчётом нормативов.

Предмет ВКР – учет расчетов с подотчетными лицами.

Объект ВКР – расчёты с подотчётными лицами на предприятии оптовой торговли ООО «СмегКроун».

Цель ВКР – совершенствование бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

— сделать обзор нормативно-правовой базы бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами;

— рассмотреть документальное оформление расчётов с подотчётными лицами;

— выявить сущность расчётов с подотчётными лицами;

— раскрыть понятие аналитического и синтетического учёта расчётов с подотчётными лицами;

— изучить особенности налогообложения при учёте расчётов с подотчётными лицами;

— рассмотреть порядок учёта подотчётных сумм на хозяйственные, представительские и командировочные расходы в ООО «СмегКроун»;

— проанализировать правильность ведения бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «СмегКроун» и внести предложения по совершенствованию.

Ответ в течение 5 минут!Без посредников!

1.1. Нормативное регулирование расчётов с подотчётными лицами

На всей территории России действуют единая нормативно-правовая база бухгалтерского учёта для всех организаций – крупных, средних, малых. В качестве нормативно-правовой базы бухгалтерского учёта применяется действующее трудовое, бухгалтерское и налоговое законодательство с учётом последних изменений.

Система нормативного регулирования всех объектов бухгалтерского учёта, в том числе расчётов с подотчётными лицами, состоит из четырёх уровней документов.

Первый уровень (законодательный) представлен Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

В статье 37 Конституции РФ закреплено право граждан на труд. В соответствии с ней каждый гражданин РФ имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.

Гражданский кодекс РФ определяет правовой статус предприятия как юридического лица, его права и ответственность, организационно-правовые формы юридических лиц, порядок заключения договоров, исполнения обязательств и др.

Трудовые отношения всех наёмных работников регулируются Трудовым кодексом РФ.

 В статье 129 ТК РФ определены основные понятия и определения оплаты и нормирования труда: что такое оплата труда, заработная плата, минимальная заработная плата (минимальный размер оплаты труда); тарифная ставка (оклад); тарификация работы; тарифный разряд; квалификационный разряд; тарифная сетка; тарифная система. В статье 130 представлены основные государственные гарантии по оплате труда работников.

Налоговый кодекс РФ является основным нормативным документом налогового учёта всех предприятий. Он устанавливает систему налогов и сборов, а также общие принципы налогообложения и сборов в Российской Федерации.

Налоговые аспекты расчётов с подотчётными лицами находят свое отражение в главах Налогового Кодекса РФ (ред. от 01.01.2014).

Глава 21 «Налог на добавленную стоимость» регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счёт подотчётных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчёт.

Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учёта расходов, произведенных за счёт средств, выданных под отчёт.

Источник: https://xn--d1aux.xn--p1ai/raschety-s-podotchetnymi-litsami/

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.