Учет расходных материалов для оргтехники

Содержание

Методика учёта расходных материалов на предприятии

Учет расходных материалов для оргтехники

Единая методика отслеживания движений расходных материалов (РМ) предоставляет явные преимущества организации.

Для облегчения работы сотрудникам, ведущим контроль за РМ, целесообразно пользоваться компьютерными программами, а также утверждёнными методическими рекомендациями или технологическими картами на предприятии.

При этом, очевидно, компьютерная программа обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным документооборотом. Рассмотрим возможные алгоритмы действий по ключевым направлениям контроля за РМ, оформив их в виде UML диаграмм деятельности.

Служебные обозначения

Диаграммы деятельности – это один из пяти типов диаграмм, применяемых в UML для моделирования динамических аспектов систем.

По сути, диаграмма деятельности представляет собой блок-схему, которая показывает, как поток управления переходит от одной деятельности к другой.

В отличии от традиционной блок-схемы диаграмма деятельности показывает параллелизм также хорошо, как и ветвление потока управления [Гради Буч. Язык UML. Руководство пользователя. 2006: ДМК Пресс. 496 с.: ил. p.].

Диаграммы деятельности обычно содержат действия, узлы деятельности, потоки и значения объектов. Как и прочие диаграммы, могут содержать примечания и ограничения.

Действие изображается в виде овала, внутри которого можно написать выражение. Когда некоторое действие или узел деятельности завершает выполнение, поток управления немедленно переходит к следующему действию.

Этот поток изображается при помощи стрелочек, показывающих его путь от одного действия к другому.

В реальных системах, поток управления где-то должен начинаться и завершаться, если только он не бесконечен. Поэтому в спецификации UML инициализацию последовательности действий изображают в виде закрашенного круга, а завершение в виде закрашенного круга, заключённого в окружность.

Простые последовательные потоки встречаются чаще всего, но это не единственное средство моделирования потока управления. Также как, в блок схеме, можно включать в диаграмму ветви, которые специфицируют альтернативные пути, выбираемые на основе булевых выражений. На диаграммах ветвление изображается ромбиком. Ветвление может иметь один входной поток и несколько исходящих.

Когда два пути управления вновь сходятся вместе, можно задействовать специальный символ – ромбик с двумя входящими стрелочками и одной исходящей. Для объедения потоков никаких условий не требуется.

Добавление нового или исчерпанного РМ

Одним из основных и точных методов идентификации объектов является его уникальный номер. Уникальный номер может быть определён фирмой производителем РМ, либо назначен оператором программы в автоматическом режиме.

Также нужно заметить, что номер должен быть уникален в пределах всей организации, иначе возможен конфликт и сбой в работе статистики. Любые действия производимые действия с РМ будут связаны с его уникальным номером.

Работа начинается с ввоза РМ на территорию предприятия. Далее лицо ответственное за учёт производит запуск программы на странице добавления новых или пустых объектов. При этом есть два возможных ответвлений параллельных потоков пользовательской деятельности.

Первый – пользователь предоставляет возможность программе самой назначить порядковый номер РМ в БД программы, далее выбирает из списка предопределенных наименований выбор имени РМ, например, HP Q2612A. Далее выбирает предопределённый склад в который производится хранение РМ, например, Склад № 5.

Затем выбрав контракт, в рамках которого производится поставка РМ в организации, после всех подготовительных действий пользователь вводит количество регистрируемых объектов. Второй, альтернативный поток последовательности действий начинается с считывания номера РМ с корпуса нанесённого фирмой производителем сканером штрих кодов.

Далее производится выбор наименования РМ и склад, где он будет временного находится. Затем производится выбор контракта, являющейся основой поставки расходников, эта возможность опциональна.

Независимо от того, по какой ветви последовательности выполняемых действий будет двигаться пользователь, в конечном итоге производится регистрация нумерованных объектов в БД программы.

Далее в производится маркировка, в случае если её нет, на корпусе РМ. Маркировка может производиться либо контрастным перманентным маркером, либо наклейкой, сформированной самой же программой, содержащей номер и рисунок штрих код.

Последним действием будет рациональное размещение РМ в складских помещениях организации.

Добавление пустых и исчерпанных РМ аналогично данной диаграмме последовательности. Данная возможность должна быть также реализована, потому что на момент внедрения программы предприятие уже обладает достаточно большим количеством исчерпанных и новых РМ.

Передача РМ пользователю

Последовательность действий по передаче РМ пользователю начинается с получения оператором программы устного или письменного обращения по замене исчерпанного РМ новым.

После того как заявка будет принята и одобрена, производится подбор необходимого РМ на складе среди новых или регенерированных, совместимых с моделью соответствующего организационного оборудования заказчика.

Далее производится оформление передачи РМ в программе, для этого осуществляется поиск найденного на складе объекта РМ, следующим действием которого будет выбор заказчика в перечне штатных сотрудников. Затем происходит связка объекта РМ и объекта класса пользователь в БД.

После того как произведутся необходимые манипуляции по передаче РМ заказчику в программе, происходит фактическая передача запрашиваемого объекта заказчику. При этом производится возвращение обратно б/у РМ на склад с фиксацией исчерпанного объекта в перечне пустых.

Затем производится печать тестового листа, если заказчик удовлетворён качеством распечатываемого документа, то алгоритм прекращает свою работу, иначе происходит фиксация неисправности свежеустановленного РМ через механизм комментирования с последующей фактическим и программным перемещением на особое место на складе, для пустых или сломанных расходников. Далее алгоритм повторяет итерацию по поиску пригодных к использованию объектов и передачу их заказчику. Данный алгоритм будет повторяться до тех пор, пока заказчик не получит РМ надлежащего качества.

Передача РМ на обслуживание

Поток выполнения начинается с отбора б/у или сломанных РМ на складе фирме контрагенту. Далее заполняется перечень передаваемых объектов в программе, с указанием ссылки на документ в рамках которого контрагент выполняет свои обязательства.

Затем происходит фиксация перемещения РМ в программе с автоматической генерацией и печатью акта передачи на обслуживание. Следующим действием производится вывоз расходников с территории предприятия. Опционально вывоз может быть документально подкреплён разрешением на вывоз или материальным пропуском.

Заключительным шагом является непосредственная передача РМ фирме с подписанием актов приёмки-передачи. На этом алгоритм завершает своё выполнение.

Возвращение РМ с обслуживания

Действия начинаются с проверки напечатанных тест листов с восстановленных картриджей на стороне контрагента. Далее производится ввоз РМ на территорию предприятия. Затем формируются перечень принимаемых объектов в программе с помощью клавиатуры и мыши, либо сканера штрих кодов.

После того как будет сформирован перечень принимаемых объектов, оператор программы на производит ввод информации о выполненных работах и стоимости работ в соответствии с Счётом на оплату.

Далее в программе производится перемещение прибывших с обслуживания РМ в списки пригодных к повторному использованию и физическое расположение соответствующих объектов в складских помещениях. В процессе перемещения программа автоматически генерирует акт приёмки, с таблицей принятых объектов и работами, производимыми над ними.

Следующим действием оператор программы производит сверку актов передачи и приёмки, если перечни идентичны, то выполнение алгоритма завершается, если различаются, то производится запрос недостающих объектов, с последующим повтором итерации алгоритма.

Списание РМ

В процессе работы с программой оператор формирует перечни изношенных РМ на основе политики учёта и списании РМ на предприятии, в которой описаны критерии позволяющие оценить объект как не подлежащий повторному использованию и восстановлению.

Далее производится группировка РМ для последующей утилизации сформированием и печатью акта с перечнем объектов на списание. Затем производится вывоз утилизируемых объектов с территории предприятия в фирму занимающейся утилизацией.

Заключительным шагом производится пометка объектов в корзине программы как утилизированных. На этом поток выполнения алгоритма завершает свою работу.

Выводы

В заключении данного поста скажем, что на базе диаграмм был описан полный цикл учёта РМ на предприятии приложением Severcart , начиная с момента приёмки новых экземпляров, заканчивая их списанием и утилизацией.

Источник: https://www.severcart.ru/blog/all/The-methodology-of-accounting-for-supplies-in-the-enterprise/

Учет компьютерной техники и оргтехники на предприятии

Учет расходных материалов для оргтехники

Давайте поговорим об управленческом учете компьютеров и все что с ними связано. Конечно, на любом предприятии ведут бухгалтерский учет ТМЦ, в том числе и компьютерного оборудования.

Причем часто работают по такой схеме: бухгалтерия ведет свой учет, а потом в один момент в ИТ-подразделение приходит бухгалтер и проводит инвентаризацию оборудования.

А вот тут то и начинается эпическое противостояние…

Зачем вести учет компьютерной техники в IT?

Неожиданно выясняется, что часть оборудования переместили, часть списали, другая часть не известно куда делась. Бухгалтерия в ярости, руководитель ИТ в замешательстве, а эникейщики нарезают круги по фирме и впопыхах ищут где же та или иная оргтехника.

Так происходит потому, что бухгалтерии важен бухгалтерский учет, а в ИТ-структуре часто учет управленческий. Главной задачей управленческого учёта является ответ на вопрос, в каком состоянии находится организация, как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности. Т.е.

выгодно, чтобы это оборудование стояло вот там? Отлично, переносим. Директор сказал, что бы мы обеспечили рабочим местом нового сотрудника, а свободное оборудование числится в другой фирме холдинга? Вот это и есть управленческий учет, который часто не совпадает с бухгалтерским и тем более налоговым.

Действительно, как решить вопрос с бухгалтерией? На самом деле это хороший вопрос. Очевидно, ИТ-отдел никто не пустит отражать в бухгалтерии все, что касается бух учета.

Бухгалтерии вообще все равно где и как работает оборудование, им самое главное чтобы в любой момент могли показать где оно, оперативно подавались сведения о списании оргтехники, картриджей, клавиатур с мышками, а остальное им совершенно не важно. Это первое.

Второе – что мы будем делать, когда срочно нужно узнать где стоит то или иное оборудование? По бухгалтерии ИБП закреплен за Ивановым, а где этот Иванов находится совершенно не ясно. Вроде бы наши ИТ-специалисты и переносили и настраивали, но когда и где – никто сразу и не вспомнит.Третий момент.

Нам поставили задачу докинуть на конкретном древнем компьютере память, чтобы работал побыстрее. Тут даже бухгалтерия не поможет, они могут вести учет копмплектов, а уж о том, что “внутри” они и не знают.

Чтобы понять где можно достать лишней памяти, нам нужно методом перебора, вскрывать каждый компьютер или запускать на компьютере программу мониторинга и определять что внутри и только после этого мы найдем то, что нам нужно. Что будет, если таких компьютеров 1000? Как быть?Приходим с вами к очевидному решению. Нам нужна отдельная программа, в которой можно было бы  вести учетом оборудования. При этом необходимо, чтобы она закрывала все потребности IT в части учета ТМЦ, программа должна не просто вести учет каждой комплектующей, а еще и учитывать и параметры (характеристики).

Так отлично. Цель ясна и самое главное мы выяснили зачем это все нужно.

Как учитывать компьютерное оборудование?

Давайте попробуем подобрать критерии. В помощь нам приходит методология ITIL в части IT asset management (ITAM).
ITAM – методология учета ИТ-активов и управления ИТ-ресурсами на всем их жизненном цикле. Сами же IT-активы делятся на два вида: материальные (компьютеры, ноутбуки, мониторы и т.д.) и не материальные (программное обеспечение, лицензии, подписки и т.д.)

Разработать учетную модель

На первом этапе необходимо понять, а все ли компьютерное оборудование нам необходимо учитывать? В бухгалтерии есть такое понятие как малоценное ТМЦ. Часто, это ТМЦ по бухгалтерскому учету списывают сразу же, как оно поступает к нам. Да и в ИТ это часто используется, только под другим соусом.

Например, всякие мышки, клавиатуры – это малоценное ТМЦ. Бухгалтерии вообще все равно на это оборудование. Это расходный материал. Т.е. факт, что это оборудование пришло фиксируется, и так же сразу списывается.Получается, нам необходимо выбрать группы оборудования, которые мы будем вести и контролировать.

Мы должны задать себе всего один вопрос:

Что мы должны контролировать, а что нет? Выписав категории оборудования мы разработаем учетную модель. Вносим в учетную систему эти категории, а в них каждую отдельную позицию.
В Управление IT-отделом 8, мы этот момент решили введением двух сущностей номенклатуры и карточки номенклатуры. Карточка это конкретное оборудование, а номенклатура – это группировка, или категория конкретного оборудования.

Жизненный цикл оборудования

Отлично. У нас есть категории или оборудование в этих группах. Мониторы, память, принтеры и прочее. Тут мы приходим ко второму этапу. Каждая позиция имеет свой жизненный цикл. Оборудование рождается, живет, ломается, ремонтируется и в конечном итоге умирает.

Это складской учет + ремонты. Оборудование имеет статус, который меняется.
Обдумайте жизненный цикл. Не факт, что вам сразу нужно учитывать все состояния оборудование.

Например, статусы: “в резерве на замену” и “новый” можно объединить в один как “новый” и не мучить себя с такой детализацией учета.

Учет характеристик (параметров)

По активами нам необходимо знать об их характеристиках, как мы выяснили ранее. Причем характеристики могут быть не только у материальных активов, но и у не материальных тоже. Например, подписка ИТС 1С – это тоже наш актив, которым мы можем пользоваться.

Эта подписка имеет сроки действия, которая является характеристикой и ее нам необходимо знать, чтобы не забыть оплатить вовремя. Для материальных же активов это характеристики оборудования.Например, для жесткого диска – это тип (SATA, SAS, SSD), размер (512 Гб, 1 Тб) и т.п. Причем характеристики могут быть расширяемые. Т.е.

сегодня нам нужно только это, а завтра мы можем добавить что-то свое.

Идентификация компьютеров и оргтехники

На этом этапе необходимо подумать о том, как мы будем идентифицировать оборудование. Предположим у нас стоит два абсолютно одинаковых монитора, но один был в ремонте, а другой нет. Из них нужно выбрать один и поставить директору. Какой? Очевидно тот, который не ломался ранее.

А какой из них не ломался? Понятное дело нужен какой-то признак, по которому мы можем однозначно указать на оборудование и точно понимать, что это оно и есть. Т.е. их надо различать между собой и у каждого должна быть история ремонтов, движений, где и когда находилось и т.п.

Варианты решения этой задачи:

1.

Этикетка с серийным/инвентарным номером. Серийного номера может и не быть, а вот инвентарный при начале ведения учета мы должны присвоить. Минус только один – нужно много сил, чтобы все оборудование обклеить и к тому же бумага со временем может выгореть. Понятное дело тут все зависит от самой бумаги, но все же.
2. Этикетка со штрих-кодом. Тут проще, но по сути это вариация варианта выше. Штрихкод универсален и может быть любого типа. Подробней в статье.
3. Паспорт рабочего места. Аналогично п.1, но слишком большая бумажка.Что делать дальше?

Что делать дальше?

А дальше начинается титанический труд. Система сама по себе работать не будет. Необходимо производить методичную работу и не прекращать ее. Времени будет уходить много, но оно того стоит. Вы будете контролировать ситуацию, а это главное.

Можно использовать упрощения, что позволят экономить время. Например, использовать для загрузки информации об оборудовании из AIDA 64 или WMI. Т.е. данные по характеристикам оборудования будут загружаться автоматически.

Так же возможна связь с конфигурациями 1C, которые позволят загружать информацию из 1С:ЗУП по сотрудникам.Эти шаги помогут экономить время.

Предлагаем Вам попробовать демо-версию нашего решения, которая объединяет все, что необходимо для учета оборудования и ИТ управления. Это абсолютно бесплатно и поможет Вам понять и определиться с выбором ПО.

Протестировать учет компьютеров бесплатно!

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5cb049faa88be900b964b3ee/uchet-kompiuternoi-tehniki-i-orgtehniki-na-predpriiatii-5e7b907a41521e01e08bddfc

Учет оргтехники и расходных материалов

Учет расходных материалов для оргтехники

24.06.2016

Работа современного предприятия в большинстве случаев тесно связана с использованием офисной оргтехники: принтеров, сканеров, копировальных аппаратов, МФУ, факсов и так далее.

Весь этот набор так или иначе участвует в процессе документооборота, поэтому поддерживать устройства в рабочем состоянии необходимо круглогодично. Но техника, есть, техника и она нуждается в ремонте, замене расходных частей и их утилизации.

А раз средства на обновление и поддержание в рабочем состоянии офисных устройств выделяются их бюджета компании, значит задача бухгалтера правильно оформить и учесть покупку и списание всех расходных материалов.

Только так затраты на покупку и обновление можно будет учесть в расходах и использовать для уменьшения налогооблагаемой базы компании. К тому же, имея четкое представление о суммах и учтенном количестве, гораздо проще планировать дальнейшие расходы и своевременно организовывать закупки.

Нюансы учета и списания расходных материалов полезно знать не только начинающим бухгалтерам, работающим в программах 1С-Предприятие и УНФ, но и работникам склада, и менеджерам по закупкам.

О чем речь?

Оргтехника и расходники, необходимые для ее бесперебойной работы относятся к нефинансовым активам компании.

Первое, что необходимо сделать бухгалтеру после того, как закупка завершена — это выбрать куда именно отнести приобретенные устройства: к основным средствам или к материальным запасам?

Вторым этапом подготовительной работы является точная классификация имущества для грамотного начисления амортизации. Что касается принятия к учету расходников для принтеров, сканеров и копировальных аппаратов, то тут необходимо аргументированно определить статью Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ) при определении расходов.

Помимо возможных сложностей принятия к учету, вопросы возникают и на последующих этапах, например, на этапе списания.

Дело в том, что в некоторых устройствах используются драгоценные металлы, которые необходимо учитывать и списывать отдельно, соблюдая установленный регламент (приказ Минфина от 29 августа 2001 г.

№ 68н). Утилизация отходов — еще один сложный момент для начинающего специалиста.

Как классифицировать расходы на оргтехнику и заменяемые части?

Мы уже говорили. Что одним из подготовительных этапов при формировании учетной стратегии для бухгалтера является определение того, куда отнести купленные устройства и запчасти к ним. Основные средства (КОСГУ 310) и материальные запасы (КОСГУ 340) классифицируются согласно пунктов 38 и 99 Инструкции № 157н. Главный критерий — время полезного использования оборудования.

Материальные запасы — все, что имеет срок использования менее года. Основные средства — сроки использования превышают 12 месяцев.

Существует и третий вид, который не относится ни к основным средствам, ни к материальным запасам — это техника, подаренная компании. Указания № 65н относят ее к статье КОСГУ 290 – «Прочие расходы».

Для расходников предусмотрены отдельные статьи КОСГУ. Соотнесение имеющихся покупок с конкретной статьей происходит следующим образом:

  1. Если компания сама осуществляет закупку расходных материалов, то все они относятся к нефинансовым активам и списываются на общих основаниях.
  2. Если же покупка совершается по заказу организации сторонней компанией — то расходы классифицируются как затраты на организацию мероприятия и оплачиваются по подстатье 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги».

Особенности учета печатных расходных материалов

Разберем подробнее, как в бухгалтерском учете можно отразить затраты по статье «Прочие работы, услуги»:

Можно выбрать один из двух вариантов дебета счета: 0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» 0 40120 226 «Расходы на прочие работы, услуги»

Кредит счета 0 30226 000 «Расчеты по прочим работам, услугам».

Программы и их использование

В данный момент практически весь учет на предприятиях различных форм собственности ведется в автоматическом режиме.

Для этого используются различные программы, позволяющие отслеживать все финансово-хозяйственные операции организации.

Использование конкретного программного продукта для учета оргтехники и расходных материалов к ней зависит от конечных целей и промежуточных задач, поставленных перед бухгалтером.

Стандартные, широко используемые бухгалтерские программы имеют ограниченный функционал, тем не менее, их возможностей хватит для того, чтобы отслеживать операции по:

  • закупу оборудования и запасных частей;
  • принятия на баланс, учета и списания сменных элементов;
  • формирования отчетной документации и внутренних нормативных актов;
  • распределения техники между отдельными подразделениями компании.

В то же время, если требуется следить за периодичностью и обоснованностью ремонтных работ, профилактикой, сменой картриджей для печатного оборудования, программа должна быть более совершенна. Нередко приходится докупать необходимые учетные системы.

Коды и их применение

Амортизация начисляется согласно Классификации основных средств. В работе необходимо использовать следующие коды ОКДП:

  1. Оргтехника в целом (относится к канцелярии) — 3000000.
  2. Копировальное и копировально-множительное оборудование – 3010210 – 3010282.
  3. Прочее канцелярское оборудование – 3010300 – 3010460.
  4. Расходные материалы (картриджи, барабаны и т.д) – 3010480 – 3010542.
  5. Математические приборы – 3010150 – 3010197.

Время полезного использование всех вышеперечисленных устройств определяется по Классификации объектов основных средств, которая была утверждена постановлением Правительства 1.01.2002 г. за № 1. Учитываются и рекомендации производителя, обозначенные в инструкциях по эксплуатации.

Как правильно оприходовать расходные материалы?

Все, что так или иначе связано с оргтехникой, используемой предприятием, может учитываться на двух основных счетах: 0 101Х4 000 «Машины и оборудование»;

0 101Х8 000 «Прочие основные средства».

Главной головной болью для бухгалтера может стать именно то, что относится к материальным запасам и учитывается на счете 0 10536 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения».

Чтобы не запутаться в наименованиях импортной техники и расходников и облегчить систему дальнейшего поиска по базе следует использовать к каждому документу поступления составлять по форме М-4 соответствующий приходный ордер.

Как правильно списать расходные материалы?

Напоминаем, что отпуск материальных запасов происходит с учетом их фактической стоимости, а при невозможности ее определения — по средней фактической стоимости. Такой порядок диктует пункт  108 Инструкции № 157н.) Пользоваться можно только тем способом определения цены, который прописан в учетной политике компании. Он действует в течение года.

Если отработавшие устройства списываются по фактической цене — в бухгалтерском учете гарантированно будет меньше ошибок в расчетах. А списание по усредненной цене позволяет сохранить список номенклатуры в рамках разумного.

Неиспользованные в работе картриджи и прочие сменные части вполне можно реализовать через скупку. Такой способ практикуется многими организациями.

Одна из компаний, занимающихся выкупом невостребованных расходников – «Принтальянс» работает не только на территории Москвы, но и в других регионах страны.

Какие картриджи можно реализовать после их фактической отработки? Прежде всего:

  1. Важно! Мы НЕ принимаем картриджи сомнительного происхождения. Работаем в соответствии законов РФ.
  2. Расходные материалы, которые не были в употреблении, упакованные в оригинальную упаковку без следов повреждений.
  3. Картриджи не старше 2013 года выпуска.
  4. Не перезаправлявшиеся, не восстановленные.
  5. С уценкой принимаются материалы в поврежденных упаковках, а также лазерные картриджи с датой выпуска — не позднее 2012 года.

Плюсом такого способа избавления от приобретенных ранее, но так и не использованных запасных и сменных частей к оргтехнике является возможность возврата части потраченных средств, экономия времени и затрат на поиск покупателя и наличие необходимой сопроводительной документации при оформлении продажи.

Скачать типовый образец «Акт на списание материалов»

Источник: https://tonerbaza.ru/news/uchet-orgtehniki-i-rashodnyih-materialov

Выжимаем максимум из учета компьютерной техники. Часть 1

Учет расходных материалов для оргтехники

Грамотно настроенный учет компьютерной техники защитит вас от факапов в инфраструктуре и сохранит десятки часов рабочего и личного времени.

О том, как добиться такого результата, читайте в этой статье.

Сразу хочу предупредить, что все изложенное ниже это не вычитанный в книгах best practice, а выжимка моего, порой не всегда удачного опыта. Поэтому с благодарностью приму конструктивную критику.

Итак, начнем. Зачем ИТ-службе нужно вести свой учет компьютерного оборудования? Ведь вся компьютерная техника учитывается на счетах организации и данные об оборудовании уже есть в бухгалтерской системе.

Зачем тогда отвлекать технических специалистов от разработки софта/администрирования систем/ремонта оборудования и грузить их «бухгалтерской» работой?
Дело в том, что собранные в бухгалтерской системе данные не спасут вас от проблем, например, при вирусной атаке.

«Заразить компьютер в корпоративной сети, поднять привилегии, получить доступ к домену администратора и одной кнопкой остановить деятельность компании любого размера» — так описал специфику работы вируса WannaCry его автор.

Чтобы остановить этого проныру как минимум нужно знать местоположение зараженных компьютеров. В бухгалтерской системе будет указана кладовая, в которой числится компьютер, и пользователь (но это не точно). Фактическое местоположение компьютера и его IP-адрес вы не узнаете.

Чем больше времени будет потрачено на выяснение, в какому закутке стоит зараженная машина, тем ниже шансы остановить распространение вируса и деградацию инфраструктуры. Как вы понимаете, финансовые и репутационные потери от остановки бизнес-процессов будут на порядок выше затрат на ведение учета ИТ-оборудования. Впрочем, wannacry это еще цветочки. Есть угроза и посерьезней…

Помните старую шутку, что зима в Россию всегда приходит неожиданно, поэтому коммунальные службы не успевают к ней подготовиться? Аналогичная беда с подготовкой бюджета на следующий год – вроде все знают о сроках, но почему-то заявки на замену техники подают в самый последний момент.

И крайним обычно остается ИТ-специалист, отвечающий за распределение оборудования – не предусмотрел, не предпринял должные меры, не проявил настойчивости и т.д. и т.п. Если вирусная атака может обойти вас стороной, то наезды из-за не вовремя выделенной техники точно прилетят вам в голову.

Но выход есть: прекратите собирать заявки на замену техники. Начните вести учет параметров, по которым техника должна попадать в программу модернизации (например, объём HDD, диагональ монитора, скорость печати принтера и т.д.). В этом случае вы сможете формировать перечни техники на замену автоматически из своей учетной системы. Нет заявок – нет проблем.

Чем еще поможет налаженная система учета ИТ-оборудования? Тем, что на любой, даже самый каверзный вопрос руководства вы сможете дать ответ уже через 5-15 минут, а не в «завтра с самого утра».

Например, финансовый директор спрашивает: «сколько принтеров у нас в кладовке, сколько в ремонте, сколько у пользователей, сколько было утилизировано в этом году, в каких отделах принтера простаивают?».

Если у вас учитываются стадии жизненного цикла ИТ-оборудования, то на все (!) эти вопросы вы дадите ответ в течении 15 минут. В противном случае придется собирать данные из разных источников в течении 2-3 часов (если не больше).

Полагаю, с вопросом «зачем нужен свой учет ИТ-оборудования» разобрались. Это меньшее из зол по сравнению с ситуацией, когда у вас только разрозненные данные бухгалтерского учета и сырые отчеты SCCM.

Давайте теперь спроектируем такую систему учета ИТ-оборудования, которая поможет решить обозначенные выше проблемы. Нам потребуется:

  1. определить границы учетной системы;
  2. разработать справочник категорий оборудования;
  3. разработать модель жизненного цикла;
  4. определиться с правилами идентификации оборудования;
  5. разработать атрибутную модель.

Шаг 1. Определить границы учетной системы

Не стоит распылять усилия и пытаться наладить учет сразу и везде. Изучите данные по инцидентам/проблемам и найдите «бутылочное горлышко», т.е. группы оборудования, которые доставляют вам больше всего хлопот. Начните налаживать учет именно в этих группах.

По моему опыту чаще всего в «застревают в бутылочном горлышке» компьютеры и оргтехника. Реже всего комплектующие и расходные материалы (как правило по ним хватает данных складского учета).

Шаг 2. Разработать справочник категорий оборудования

Чтобы было удобнее формировать отчеты, каждую группу техники нужно разделить по категориям. Например, вы решили наладить учет пользовательского оборудования. Берем группу «компьютеры».

Из каких категорий она будет состоять? Персональный компьютер, ноутбук, планшет и т.д. Затем берем следующую группу – «устройства отображения» и делим на категории ее.

В итоге у вас получится примерно вот такой справочник категорий:

Группа Категория
КомпьютерыПерсональный компьютер, ноутбук, планшет
Устройства отображенияМонитор, телевизор
ОргтехникаПринтер, копир, сканер

Благодаря этому делению вы сможете быстро делать выборки из базы данных и получать отчеты как по группе «компьютеры», так и по каждой из категорий этой группы.

Шаг 3. Разработать модель жизненного цикла оборудования

Чтобы оперативно получать информацию о том, в каком статусе находится оборудование нужно разработать т.н. «модель жизненного цикла оборудования».

Советую начать с простой модели и детализировать ее по мере необходимости:

Событие Статус Что отслеживает статус?
Новое оборудование поступило на склад, неиспользуемое оборудование вернулось на складХранение на складеОтслеживает фактический складской запас
Оборудование передано ИТ-специалистам для настройки, ремонта, апгрейдаНастройка/РемонтОтслеживаем нагрузку на персонал ИТ-службы
Оборудование передано пользователюЭксплуатацияОтслеживаем фактическое количество техники в работе
Пользователь уволился, но оборудование осталось на рабочем месте (ждут нового сотрудника)Хранение в подразделенииОтслеживаем скрытые резервы
Оборудование снято с рабочего места, как непригодное к эксплуатацииПодготовка к утилизацииОтслеживаем хлам, который нужно утилизировать
Передали оборудование на утилизацию подрядчикуУтилизацияОтслеживаем выполнение договора на утилизацию

По моему опыту самый быстрый способ повысить эффективность системы учета ИТ-оборудования, это начать отслеживать статусы жизненного цикла. Не пренебрегайте этим шагом!

Шаг 4. Определить способ идентификации оборудования

Поскольку вам придется заниматься поиском и инвентаризацией оборудования, нужно заранее определить, как вы будете идентифицировать найденную технику. Мне известно пять способов идентификации:

Способ идентификации Преимущества Недостатки
Бирка с номером. На оборудование приклеивается бумажная бирка с учетным номером или учетный номер наносится маркером.Низкие затраты на расходные материалы и оборудование для маркировкиДостаточно высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений оборудования. Низкая износостойкость бумажных бирок.
Серийные номера производителя. Используются нанесенная при изготовлении оборудования этикетка с SN и штрихкодом.Нет затрат на оборудование и расходные материалы для маркировкиНе подходит для идентификации «самосборных» ПК. Высокие трудозатраты на актуализацию данных и учет перемещений, т.к. серийные номера находятся в труднодоступных местах.
Этикетка со штрих-кодом. На оборудование наносится износостойкая этикетка с учетным номером и штрих-кодом.Низкие затраты на оборудование для маркировки и расходные материалы. Сокращение трудозатрат на актуализацию данных и учет перемещения оборудования.Явных недостатков не выявил.
RFID-метка. На оборудование наносится радиометка.Значительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования.Высокая стоимость оборудования и расходных материалов. Невозможность идентифицировать оборудование без использования RFID-сканера.
Штрих-код + RFID. На оборудование наносится радиометка с напечатанным на ней штрих-кодом и учетным номеромЗначительное сокращение трудозатрат на инвентаризацию и учет перемещения большого количества оборудования.Высокая стоимость оборудования и расходных материалов.

Оптимальным способом я считаю маркировку техники этикетками со штрихкодом. Кстати, Yurich еще в 2013 году написал пошаговую инструкцию по изготовлению этикеток. Крайне рекомендую его статью к прочтению.

Шаг 5. Разработать атрибутную модель

Вот теперь давайте приступим к самому важному – к разработке атрибутной модели. Мой список рекомендуемых к учету атрибутов, с указанием для чего они нужны, приведен ниже. Используйте его как отправную точку при разработке своей атрибутной модели.

  • Общепринятое наименование производителя и модели оборудования. Обратите внимание, что в накладных наименования производителя и модели могут быть искажены. Старайтесь записывать именно общепринятые наименования, чтобы техническую информацию о модели было проще найти на сайте производителя.
  • Номенклатурный номер, под которым модель оборудования заведена в справочнике материалов бухгалтерской системы. Его стоит учитывать для быстрого поиска однотипного оборудования.
  • Инвентарный номер, присвоенный оборудованию при постановке на бухгалтерский учет. Его стоит учитывать для поиска оборудования в бухгалтерской базе. Обратите внимание, что по правилам бухгалтерского учета инвентарный номер может быть одинаковым у нескольких устройств (например, у ПК, монитора и принтера в составе лабораторной установки). Кроме этого, инвентарный номер обязательно присваивают только основным средствам, т.е. оборудованию стоимостью выше 40 000 рублей (подробнее в ПБУ 5/01, ПБУ 6/01). Поэтому у подавляющего количества компьютерной техники в вашей организации инвентарного номер может и не быть. Взамен его может использоваться сложно-составной номер, например /.
  • Учетный номер, присвоенный ИТ-подразделением при принятии оборудования на обслуживание. Во многих организациях ИТ-службе удобнее присваивать оборудованию свой ID, чем использовать инвентарные номера.
  • Серийный номер, присвоенный производителем оборудования. Стоит учитывать на случай гарантийного ремонта и как запасной идентификатор при невозможности определить инвентарный/номенклатурный/учетный номера оборудования.
  • Почтовый адрес здания, название или номер строения (если по одному адресу находится несколько строений), номер кабинета (или название участка и строительные оси здания, если это производственное помещение). Такой набор реквизитов поможет найти технику, в каком бы закутке она не находилась.
  • Подразделение, в котором работает пользователь, ФИО и телефон пользователя. Контакты пользователя нужны чтобы получить физический доступ к оборудованию. Подразделение, вам пригодится для группировок в отчетах и для выхода на руководителя, если пользователь окажется недоступен. Также полезно знать табельный номер и … дату увольнения пользователя. По табельному номеру удобно строить сводные отчеты, если нужно посмотреть, какие еще ТМЦ числятся за сотрудником. Дата увольнения поможет выявить бесхозное оборудование.
    В моей практике был забавный случай. На небольшом заводе начальник одного из подразделений несколько недель добивался выделения ему более производительного компьютера. Бюджета на технику не было, поэтому приняли решение поискать простаивающую технику в подразделениях. Два дня поисков и более мощный компьютер нашли … в кабинете этого начальника, за соседним столом. Компьютер остался после увольнения сотрудника. О том, что это более производительная машина проситель не знал. А ИТ-службу не предупредили об увольнении пользователя этого компьютера.
  • Технические атрибуты, по которым вы сможете принять решение о модернизации оборудования. Например, такие:

Группа Технические характеристики
КомпьютерыHostname, IP-адрес, тип и частота CPU, тип, количество и объём HDD, тип и объем RAM
Устройства отображенияДиагональ, разрешение, видеовыходы
ОргтехникаЦветность, возможность сканирования, скорость печати, формат, наличие USB, RJ-45, WiFi

На первый взгляд атрибутов слишком много и у персонала уйдет уйма времени на поддержание системы учета в актуальном состоянии. Давайте проверим, так ли это.

В зависимости от интерфейса учетной системы на первичную регистрацию каждого устройства потребуется 5-10 минут, на актуализацию данных 1-2 минуты. Предположим у вас в организации 350 пользователей, устройств для учета 1 000 штук. В год заменяется 20% парка техники (из расчета срока службы 5 лет), 10% парка проходит ремонт и модернизацию. Значит каждый год вам нужно будет:

  • внести в систему 200 новых записей (200×10 = 2000 минут);
  • два раза обновить статусы у 200 новых устройств (200x2x2 = 800 минут);
  • два раза обновить статус у 200 выводимых из эксплуатации устройств (200x2x2 = 800 минут);
  • два раза обновить статусы у 100 попавших в ремонт устройств (100x2x2= 400 минут).

Итого вы потратите 4 000 минут в год. Накинем еще 10% на непредвиденные перемещения. Получим 4 400 минут в год или 17 минут в день. Полагаю, это вполне приемлемые трудозатраты для поддерживания в актуальном виде системы учета на 1 000 единиц техники.

К тому же их можно сократить до 10-12 минут: технические атрибуты забирать из SCCM, данные о пользователе из кадровой системы. Но это вопросы архитектуры, их я планирую раскрыть во второй части статьи. Также во второй части я покажу, как оперативно организовать внедрение спроектированной системы учета. Пока же давайте сделаем паузу.

Источник: https://habr.com/post/346396/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.