Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Содержание

Уничтожение бухгалтерских документов: порядок, сроки, акт и штрафы

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про уничтожение бухгалтерской документации.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что понимается под бухгалтерским документооборотом и каковы сроки хранения основных бухгалтерских документов;
  2. Почему нужно уничтожать документы;
  3. Как правильно и в какой форме оформить процедуру утилизации документов организации;
  4. Какие существуют способы уничтожения информации на бумажных и электронных носителях;
  5. Что может повлечь за собой утрату документа по вине работника. Виды дисциплинарных мер.

Любая компания, организация или индивидуальный предприниматель, независимо от формы собственности имеет свой документооборот. Но приходит время, когда новым документам не хватает места. Как быть в такой ситуации? Куда деть старые документы, сколько они должны присутствовать в бухгалтерии? Как уничтожить после истечения срока хранения?

Основания для уничтожения документов

Документооборот – это движение всех документов в бухгалтерии со дня поступления до конечного исполнения, или подшивки их в дело и сдачи в архив на хранение. Бухгалтерская документация отражает все расходы и доходы фирмы.

В передвижении участвуют несколько видов документов:

  1. Официальные бумаги, которые созданы в данной организации, двигаются только в рамках ее и хранятся здесь же.
  2. Документы, разработанные в данной фирме, предназначенные для других фирм, подрядчиков. Их называют исходящими.
  3. Входящие, то есть разрабатываются другой компанией и должны храниться в деле получаемой организации.

Каждый документ в процессе работы предприятия подвергается ряду действий:

  • Передача от иного лица в бухгалтерию, или разработка в ходе хозяйственной операции;
  • Обработка каждого бухгалтером, то есть принятие, заполнение, разноска по счетам, если такое возможно;
  • Проверка оформления и заполнения вышестоящей организацией;
  • Сдача на хранение.

Бухгалтерские документы составляют больше половины всего объема документооборота на предприятии. Рассмотрим подробнее какие существуют правила хранения такой документации.

В последнее время очень распространен электронный документооборот. Бухгалтеру нужно помнить, что файлы, содержащие в себе тот или иной документ, или заархивированную базу программных продуктов, так же подлежат длительному хранению.

На все виды документов, которые нужно хранить какое-либо время, распространяются следующие регламентированные и нормативные документы, определяющие правила и сроки хранения в архиве:

  1. ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», от 22 октября 2004 г.
  2. Решение Росархива от 06 февраля 2002 г, которое определяет правила хранения бланков в архиве.
  3. Статьи 24, 23, 89 налогового кодекса РФ, определяющие сроки хранения.
  4. Приказ Министерства культуры РФ № 558, от 25.08.10 г.

Вся документальная база, которая требует долгого хранения, может быть разделена на группы:

  • Первичная, к которой можно отнести формы по учету основных производственных фондов, товарно-материальных ценностей, по начислению заработной платы;
  • Отчетные документы, то есть конечные выходные формы сдачи отчетности в пенсионный фонд, соцстрах, налоговую. К отчетности можно также отнести акты ревизорских и аудиторских проверок;
  • Информационные сведения об организации, то есть это учетная политика, которая включает документы, регламентирующие ведение бухучета, кадровой работы, составление и оформление документооборота на предприятии.

Такие сведения хранятся различное время, так как в процессе деятельности фирмы работники бухгалтерии часто прибегают к ним, чтобы воспользоваться информацией, содержащейся в них.

Причина храненияСроки
Для целей бухучетаНе менее 5 лет. На обложке дела обязательно указывается месяц и год отработанных документов
Для целей налогового учетаСогласно налоговому кодексу, такие документы хранят от 4 лет и более
Все остальные документы, подтверждающие работу организацииНа протяжении всего периода работоспособности фирмы

Что же касается в разрезе каждого документа? Каковы же сроки хранения документов?

Например, контракты и доп. соглашения к ним хранятся пять лет и более, с даты окончания срока действия.

Доверенности, акты выполненных работ, ведомости по зарплате также находятся на хранении не менее пяти лет.

Но в случае отсутствия лицевых счетов по начислению зарплаты, то ведомости следует хранить более длительное время, даже до 75 лет, если такое предусмотрено в самой организации.

Есть документы, срок давности которых увеличивается до 75 лет.

К ним можно отнести:

  1. Документы, которые содержат в себе сведения о работниках, личные карточки, лицевые счета оплаты труда, договора, заключенные непосредственно с работниками.
  2. Бухгалтерская отчетность.
  3. Отчетность в органы ПФР, ФСС, Росстата по итогам за год. Квартальные отчеты должны присутствовать не менее 6 лет.

Сведения о наложенных штрафных санкциях хранятся не менее пяти лет.

Основной срок хранения всех документов достигает пяти лет, в некоторых случаях больше, но не меньше.

Подготовка к уничтожению бухгалтерских документов

Выбрасывать или самостоятельно уничтожать любые бухгалтерские документы нельзя, так как информация, содержащаяся в них, может потребоваться при проверках аудиторскими компаниями.

Многие работодатели хранят у себя всю документальную базу, и не уничтожают ее даже после истечения пятилетнего срока, просто в силу незнания законов об уничтожении или сдачи в архив.

Рассмотрим подробно порядок уничтожения документов:

Уничтожение бухгалтерских документов – это важная процедура на предприятии, требующая особого внимания и оформления. Если она проведена не по закону, то организация может подвергнуться наложению административной ответственности, в некоторых случаях уголовной.

На уничтожение определяются только те документы и электронные файлы, которые «отпылились» свое время в архиве, то есть у них вышел срок хранения.

В первую очередь нужно определить документы по ценности. Для этого создается специальная экспертная комиссия, которая определяет важность каждого документа и возможность уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Для более правильной и комплексной оценки в комиссию приглашается сотрудник архива, главный бухгалтер, юрист, заместитель руководителя данной организации. Членами этого состава могут быть и независимые, то есть привлеченные извне люди с соответствующим образованием.

Руководитель пишет приказ о создании этой комиссии. Данная комиссия составляется единожды и действует всякий раз при списании документов на утилизацию.

В компетенцию экспертов входит:

  1. Составление реестра всей документации архива.
  2. Составление списка документов срок хранения которых истек и подлежащих к уничтожению.
  3. Составление акта на утилизацию.
  4. Если требуется, то взвешивают документационную макулатуру.
  5. Непосредственно присутствуют на процессе по ликвидации.

С помощью данных полномочий эксперты составляют акт, включающий список документов, подлежащих уничтожению. Как оформить уничтожение правильно?

Акт уничтожения бухгалтерских документов

Форма акта разрабатывается членами комиссии и подписывается каждым из них и директором, заверяется печатью организации. Четко проработанный список вносится в акт с указанием сроков начала постановки на хранение и сроков снятия с него.

Если единовременное снятие с хранения имеет большое количество бумажных информационных носителей, то их можно сдать в качестве вторичного сырья. Когда поблизости имеется приемочный пункт макулатуры, то с ним заключается договор на утилизацию макулатуры.

Далее, бумажная кипа отвозится на сдачу. Сотрудники такого пункта выписывают акт приема макулатуры с указанием веса бумаги и цены за килограмм, а также рассчитывается общая сумма. Денежные средства, полученные за ворох ненужной документации, приходуют на счетах предприятия.

Комиссия может принять решение об уничтожении вручную, то есть обычный разрыв бланков, если количество бумаги небольшое. Можно измельчить документы на специальном станке, который называется шредер. При пропускании листа бумаги через этот аппарат происходит разрезание на очень тонкие полосы, которые впоследствии можно сжечь, или подвергнуть химическому растворению.

При сжигании бумаги можно наткнуться на проблемы с пожарниками, поэтому лучше бумагу сдать на перерабатывающие комбинаты или пункты приема макулатуры.

Еще одним способом уничтожения как вариант, может быть растворение с помощью химических кислот или других химических продуктов, что также нанесет вред окружающей среде. Как правило, последний способ избавления от бумаги очень дорогостоящий.

Все действия по ликвидации бумаги отражаются письменно в акте об уничтожении документов, подписанным соответствующими членами экспертизы и присутствующими при процессе независимыми людьми.

Как уничтожаются электронные носители

Помимо бумажных носителей, информация может, да и хранится в последнее время все больше на электронных носителях. Электронные документы, как правило, хранятся на серверах крупных компаний или на головном компьютере небольшой организации.

Комиссия в том же составе производит процедуру по их выбраковыванию по принятой схеме. То есть определяется список файлов с истекшим сроком, подлежащих утилизации, затем происходит сама утилизация.

Для уничтожения электронной документации используют несколько способов:

  1. Размагничивание, это метод воздействия на носитель информации с помощью магнитного поля. Применяется в том случае если носитель выступает как отдельный элемент, например, аудио или видеокассета, флоппидиски (дискеты), жёсткие диски. Такая процедура приводит съемные носители к негодности и дальнейшее их применение невозможно.
  2. Стирание информации или его перезапись. Такой метод используют для повторного использования носителя. Электронные файлы стираются специалистами, это могут быть программисты или привлеченные специалисты в этой области, с сервера или с жесткого диска головного компьютера.
  3. Механическое уничтожение является самым надежным, так как визуально можно убедиться в результатах. Для этого способа используют химические реагенты, механическое повреждение носителей, сжигание или расплавление.

Весь ход действий должен отразиться в акте об уничтожении электронных файлов.

Главное, при уничтожении любого вида документов нужно следить, чтобы не осталось сохраненных копий, чтобы сохранилась конфиденциальность информации, не произошло уничтожение документов, необходимых для каких-либо длительных судебных дел.

Сроки уничтожения комиссия определяет сама, это время, за которое произойдет вся процедура по утилизации.

Что делать если документ утрачен

Бывают моменты, что по какой-либо причине документ может быть утрачен или потерян.

Такое может возникнуть при следующих форс-мажорных ситуациях:

  • Пожар;
  • Землетрясение, с полным разрушением здания, где храниться архив;
  • Наводнение;
  • Грабеж.

В таком случае документы положено восстановить по мере возможности, хотя такая процедура затруднительна и в ряде случаев невыполнима.

При наступлении стихийных бедствий и порче информационных носителей документооборота необходимо письменно зафиксировать этот прецедент. Такое письменное оформление позволит продлить время для восстановления информации.

Если порча или утрата произошла по вине сотрудника, то как быть в этой ситуации? С виновного нужно взять письменное объяснение факта и причины утраты, с помощью чего начальник решит, какие меры применить к работнику.

Такие меры регулируются ст. 193 трудового кодекса. Взыскание или другая дисциплинарная мера в отношении виновного оформляется приказам по личному составу, с последующим увольнением.

Штрафы по уничтожению документов

Если порча или утрата документа произошла по вине сотрудника, то на него можно наложить ответственность за уничтожение:

  1. Административная ответственность – может возникнуть при утере, или нарушении правил хранения документов, при утилизации раньше положенного срока, что может исказить финансовые показатели при проверках. На должностное лицо выписывается штраф в размере 2 – 3 тыс. руб.
  2. Налоговая – накладывается на каждый не предоставленный документ в ходе проверки до 200 руб., до 10 тыс. руб. на потерянные или уничтоженные документы за какой-либо налоговый период, до 30 тыс. руб. при порче за несколько периодов.
  3. Уголовная – если при проверке выявлено что при утере документов произошла неуплата налогов, то штраф возрастает от 100 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Должностному лицу, отвечающему за порчу документов, которая привела к грабежу государства, могут наложить арест на заработную плату на 1-2 года. Либо может быть произведен арест на 2 года с отстранением от занимаемой должности. Если уплата налогов не производилась в особо крупных размерах, то штрафные санкции составят от 200 тыс. руб. до 500 тыс. руб., арест зарплаты от 1 до 3 лет, или арест на 5 лет с отстранением на 3 года.

Руководитель обязан проследить чтобы утраченная документация была восстановлена. Так как при несоблюдении этого правила на фирму будет наложено наказание.

Вывод

Вся ответственность по ведению документооборота ложится на плечи главного бухгалтера. Именно он должен следить за своими подчиненными при составлении и ведении бухгалтерской отчетности в структурных единицах или определенных группах.

Удостоверившись в правильности документа, главбух сшивает дела и передает их на хранение в архив организации, с указанием срока хранения дела. После истечения этого срока создается специальная комиссия, которая определяет документы на уничтожение.

Такой порядок должен действовать в каждой фирме, иначе какие-либо упущения могут негативно отразиться на финансовых средствах должностных лиц или самой организации.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/unichtozhenie-buhgalterskih-dokumentov/

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения – Права Работника

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

  • /
  • Полезно знать /
  • Уничтожение документов

13:14:54 — 12.11.2019

________________

  • Документы накапливаются, теряют актуальность и превращаются в макулатуру.
  • Статья: Зачем и как сдавать макулатуру

Если документы содержат коммерческую тайну, сдать их как макулатуру нельзя. Потребуется услуга «Уничтожение документов», которую проводят специальные организации.

Чтобы уничтожить старые документы, сперва создайте новые. Ирония, но того требует закон и порядок.

Уничтожить ценные документы только физически нельзя. Придется пройти бюрократические процедуры. Компании-посредники проводят все необходимые манипуляции, то есть уничтожают документы под ключ, но стоят не дешево.

Стоимость выделения документов и составления акта обойдется в среднем 35 р. за дело. Дело — это совокупность документов, которые относятся одному вопросу и помещаются под одну обложку.

 Если бюджет не позволяет воспользоваться такими услугами, проведите работу сами.

   1. Экспертиза ценности документов

Для определения сроков хранения документов используйте номенклатуру дел организации. Номенклатура — это список дел, которые заводит организация.  Номенклатура составляется по определенной форме.

Каждое дело имеет свой срок хранения. В государственных учреждениях номенклатура обязательное требование.

Но даже небольшим компаниям полезно заводить номенклатуру, так как она облегчает работу с документами.

Номенклатура дел. Образец

Срок хранения дела заканчивается  к 1 января года, когда составлен акт. Если документ появился в 2013 году, хранится 5 лет, то внести его в акт можно не раньше 1 января 2019 года.

Чтобы не попасть под Статью 325 Уголовного Кодекса «Похищение или повреждение документов», не уменьшайте сроки хранения документов. Увеличивать не запрещено.

   2. Акт о выделении дел к уничтожению

Нормативные требования гласят: чтобы отобрать документ для уничтожения, просмотрите каждый лист, чтобы случайно не уничтожить важный документ.

Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие. Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность.

 То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло. Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содер­жанием под расписку.

Если на обложке дела не хватает информации, которую нужно внести в акт, так же обратитесь за недостающими данными в номенклатуру дел организации. Сотрудник, который провел экспертизу ценности документов, подписывает акт. Далее соберите экспертную комиссию компании и проведите заседание. Рассмотрите акт и составьте протокол.  Этот документ свидетельствует все происходящее на заседании.

Состав экспертной комиссии для составления акта об уничтожении документов. Корректируется в зависимости от состава сотрудников фирмы

Срок хранения таких актов — постоянно.

Нельзя использовать документы, которые уничтожаете, для хозяйственных нужд. Например, как черновики. После всех процедур, переходите к следующему этапу.

   3. Физическое уничтожение документов

Уничтожить документы берутся специальные компании. Оформите накладную или приемо-сдаточный акт, укажите дату, вес и количество документов. На заключительных этапах работы производятся погрузочные работы в присутствии специалиста архивного предприятия, а также транспортировка документов до терминала утилизации с использованием транспорта компании. 

Если вы проводите утилизацию самостоятельно, то воспользуйтесь нашими услугами по погрузке и перевозке утилизируемых документов.

После прочтения — сжечь

Сжигать документы — давняя традиция. Этот способ утилизации подходит для конфиденциальных документов.

Там, где тара подвергается сожжению повышенным спросом на современном рынке пользуются бумажные пакеты. Подобные изделия обладают рядом характерных особенностей, отличающих их от прочих разновидностей тары.

Бумажные пакеты обладают повышенной прочностью и выполняются трехслойными. Бумажная тара отличается экологической безопасностью, поэтому при сжигании (утилизации) не выделяет в атмосферу вредных веществ.

Что касается сжигания бумажных архивов, то для данных целей применяют только бумажные мешки крафт.

Бумажный крафт мешок

Не сжигайте документы самостоятельно. Привлечете пожарную службу, санэпидемстанцию, а и того хуже, экологические организации. Кроме того, это опасное дело, и прибегать к самодеятельности крайне не советуем. Для этого работают специальные компании.

Термическая обработка подходит для всех видов документов. Кроме бумаги, к сжиганию допускаются видеокассеты, диски, жесткие диски, флешки и др.

Мусоросжигательную печь вы найдете только на специализированных заводах. За сжигание документов придется заплатить.

В некоторых странах от метода сжигания постепенно отказываются по причине вреда окружающей среде.

Бумажный уничтожитель — шредер

Шредер — аппарат для измельчения бумаги на мелкие кусочки или полоски. В магазинах техники продаются компактные шредеры. При небольшом количестве документов  такое устройство приобретите в офис.

Офисный шредер

Для утилизации документов в больших масштабах используют промышленный шредер. За час работы промышленный шредер перерабатывает до 3 тонн документов. Способ надежный и экологически чистый. Затем бумага прессуется под прессом.

Легко найти компании, которые займутся измельчением документов с помощью шредера бесплатно. А некоторые еще и заплатят за большие тиражи. После измельчения документы используют как вторсырье и перерабатывают.

Для дополнительной надежности после шредирования документы подвергают химической обработке. Эта процедура превращает бумагу в размягченную массу, и информацию на бумаге точно никак не спасти. Химическая обработка — дорогой способ

   4. Акт о физическом уничтожении документов

После промышленного уничтожения документов, компании выдают акт о физическом уничтожении. Снимите на видео или сфотографируйте процесс физического уничтожения документов. Это даст дополнительную отчетность. Компании-подрядчики гарантируют строгую конфиденциальность.

  1. Четкое соблюдение установленной технологии ведения работ и использование качественных, надежных, прочных бумажных мешков позволяет максимально эффективно решить задачи, поставленные на предприятии, и исключить утечку информации.
  2. И помните: уничтожение документов в России по истечению сроков хранения — это право, а не обязанность.
  3. ________________

Возврат к списку

Источник:

Пошаговая инструкция по уничтожению документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.

Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2019 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

  1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
  2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
  3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2019 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

  • для граждан — от 100 до 300 рублей;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

  • для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
  • для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

  • 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
  • 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
  • 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

  • принудительные работы;
  • запрет занимать определенные должности;
  • запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
  • лишение свободы на срок до 2 лет.

Источник:

Уничтожение документов

Акт о выделении к уничтожению архива

Основным документом, на основании которого проводится утилизация, выступает Акт о выделении к уничтожению, согласованный в установленном порядке. Его составление и согласование является логическим завершением проводимой экспертизы ценности бумаг.

Применение списанных источников в хозяйственных целях запрещено. Отобранная и включенная в акт документация уничтожается на промышленном шредере, а в акте делается соответствующая запись.

По желанию клиента уничтожение архивных и бухгалтерских документов может быть проведено в присутствии представителя компании заказчика.

УслугаСтоимость
Экспертиза ценности и Списание документов с истекшими сроками храненияот 45 руб. за 1 дело
Физическое уничтожение документов Шредирование.от 3 рублей/кг
Цена зависит от объема документов/кол-ва папок

Услуги вывоза и утилизации

Наша компания не только отберет документы, подлежащие утилизации, но и организует их физическое уничтожение путем шредирования. Объем документации при этом может быть любым – от одной коробки до огромного архива.

Источник: https://zlatschool38.ru/otbor-soiskatelej/unichtozhenie-dokumentov-s-istekshimi-srokami-hraneniya.html

Уничтожение документов – востребованная услуга

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Почему уничтожение архивов очень востребовано компаниями и организациями? В процессе работы любого предприятия накапливаются бумаги, которые просто так нельзя выбросить. Информация из архивов, финансовая отчетность, бухгалтерские документы не должны попасть к конкурентам.

Финансовую информацию предприятия, описание технологических процессов и документацию по делопроизводству прошлых лет обычно хранят в архивах. Со временем бумаги становятся ненужными, но из-за большого объема просто так их не выбросить – необходима утилизация.

Компания «РусМак» предлагает услуги по уничтожению архивов, тиражей, бухгалтерских и других секретных документов, сроки хранения которых истекли. Мы занимаемся этим профессионально, на нашем предприятии имеется все необходимое оборудование.

Уничтожение документов в Москве возможно целым архивом или уже после шредирования. Производительность оборудования позволяет безопасно выполнить ликвидацию любого объема бумаг.

Цена уничтожения документов из архива с истекшими сроками хранения

Мы оплачиваем до 9 000 руб. за 1 тонну!

УслугаЕдиница измеренияСтоимость единицы
Уничтожение документов в присутствии заказчика у нас на складе (шредирование)кгБесплатно
Уничтожение документов промышленным шредером на объем от 5 до 10 тоннкгБесплатно
Уничтожение документов промышленным шредером на объем более 10 тоннкгБесплатно
Уничтожение тиража в присутствии заказчика у нас на складе (шредирование)кгБесплатно
Погрузка (1 человек)часБесплатно

Какие факторы влияют на стоимость услуги?

Цена уничтожения документов, тиражей и архивов в компании «Русмак» рассчитывается исходя из таких факторов:

  1. Дальность расстояния от места вывоза до пункта уничтожения.
  2. Объем сырья и тип транспорта, задействованный для его перевозки;
  3. Выбор способа уничтожения секретных документов.

Предварительно позвонив в нашу компанию, вы всегда можете уточнить все интересующие детали услуги и узнать предварительную стоимость. Точная цена уничтожения документов и архивов полностью рассчитывается после осмотра сырья на месте.

Наш автопарк

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения становится актуальным для предприятия, когда увеличиваются расходы на их хранение. Для создания архива необходимо выделять отдельную комнату, закупать сейфы или шкафы с ячейками на замках, содержать охрану. Подсчитав бюджет, затраченный на обслуживание архива, уже стоит задуматься об утилизации:

  1. Уничтожение документов, срок хранения которых истек, избавит от бессмысленных расходов, цена такой утилизации оправдывает ее безопасность и скорость.
  2. Даже в масштабах небольшого предприятия это выгодно, ведь на месте сложно проследить за процессом, также не всегда есть соответствующее оборудование.
  3. Уничтожение архивов, бухгалтерских документов будет отвлекать сотрудников от рабочих дел. Согласитесь, что это время лучше потратить на решение вопросов, увеличивающих прибыль и развивающих предприятие.

Способы и технология уничтожения документов

Утилизация бухгалтерских отчетов, секретных архивов и других бумаг может оказываться несколькими способами:

  1. Измельчением (шредированием).
  2. Путем сжигания.
  3. Закапыванием.
  4. С применением химических препаратов.

У каждого из перечисленных способов по уничтожению документов есть как плюсы, так и свои минусы.

Сжигание и использование химических препаратов требуют особых условий проведения и отдельного помещения. Уничтожение тиражей, архивов секретных и других документов в основном проводят при помощи измельчения специальным промышленным шредером, превращающим бумагу в тонкие полоски.

В некоторых крупных офисах установлены собственные аппараты для уничтожения документов, имеющих секретный характер. Но это требует выделения специальной комнаты с шумо- и виброизолированными стенами для оборудования, а также обучения персонала.

Плюс к этому, после измельчения бумагу желательно отдать на переработку, чтобы от нее не осталось и следа.

Компания «РусМак» в Москве быстро и конфиденциально уничтожит документы, у которых истек срок хранения, а также секретные документы, полиграфию, неликвидную типографию и другие бумажные и картонные отходы.

Этапы работы

Услуги уничтожения архивов и секретных документов компания «Русмак» оказывает в присутствии заказчика. Процесс проходит в несколько этапов:

  1. Сбор не подлежащих хранению документов на предприятии.
  2. Погрузка/разгрузка архива, доставка на место уничтожения собственным автопарком компании.
  3. Уничтожение документов оптимальным способом. Заказчик или его представитель может присутствовать во время проведения процедуры и задокументировать уничтожение секретных бумаг на видео.
  4. Компания «Русмак» выдает документы о проделанной работе.

Самый современный, надежный и безопасный для экологии метод ликвидации – это шредирование. Услуги по уничтожению документов из архива предполагают тщательное измельчение бумаг и их отправку на вторичную переработку. От секретных документов не остается и следа!

Преимущества нашей компании

  • Уничтожение секретных документов в присутствии клиента или его доверенного лица за минимум времени.
  • Выдача подтверждающих документов по факту завершения утилизации.
  • Все услуги оказываются в соответствии с нормами охраны природы и пожарными требованиями.

  • Предлагаемая нами цена уничтожения документов, архивов и тиражей доступна мелким и крупным предприятиям не только Москвы, но и соседних регионов.

Заказать утилизацию документов, срок хранения которых истек, выгоднее, чем оплачивать издержки на их содержание.

Поручая услуги по уничтожению архива специализированной фирме, вы экономите рабочее время и ресурсы предприятия.

Источник:

Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

Утилизация документов с истекшим сроком хранения – процедура, требующая пристального внимания руководства любой организации. Процесс подготовки дел к уничтожению должен осуществляться по определенной схеме и в соответствии с законом. В противном случае руководитель организации может быть привлечен к ответственности вплоть до уголовной.

Порядок и правила утилизации

До непосредственного процесса утилизации документации владельцу бумаг нужно осуществить их подготовку, в ходе которой необходимо:

  1. Определить ценность документов посредством проведения экспертизы согласно установленным государством нормам.
  2. Выделить ряд бумажных носителей информации с истекшим сроком хранения.
  3. Составить акт о выделении для утилизации документов, не подлежащих хранению.
  4. Получить разрешение на уничтожение от органов государственной власти.

Далее документы отправляются на утилизацию.

Ознакомимся с некоторыми моментами порядка уничтожения документации более подробно.

В соответствии с российским законодательством утилизироваться может лишь просроченная документация, т.е. уничтожению подлежат только документы временного (до 10 лет) хранения. Документация, относящаяся к типу регулярного хранения, должна быть отправлена на сохранение в архивы на неограниченное время (от 75 лет).

Экспертизу проводит комиссия, состоящая из квалифицированных специалистов от каждого подразделения организации и возглавляемая выбираемым председателем. При выявлении комиссией нарушений документация переоформляется и разделяется на обособленные категории.

Далее все данные о выделенной документации переписываются в отдельный акт с указанием в нем количества дел, их заголовков, сроков проведения работ с документами, статей, согласно которым будет осуществлено уничтожение бумаг, и т.д. На следующем этапе руководителем организации подписываются акт и приказ на утилизацию документов.

Нюансы уничтожения бухгалтерских документов организации

Вся бухгалтерская документация (учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т.д.) должна храниться в организации минимум 5 лет после момента ее составления. Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг.

Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб. В связи с этим руководители организаций за неправомерное и осознанное уничтожение бухгалтерских документов могут быть привлечены к уголовной ответственности согласно УК РФ.

После истечения установленного законодательно времени хранения бухгалтерской документации осуществляется составление акта на утилизации в вышеописанном порядке.

Нюансы утилизации архивных документов организации

На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива – это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы.

Правильно, когда составление акта осуществляется опытным архивариусом, знания которого помогают избежать серьезных нарушений.

Иногда в организации помимо простых архивных бумаг необходимо произвести утилизацию просроченных конфиденциальных документов.

Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом:

  1. Составление списка таких документов осуществляется в отдельном акте.
  2. Утилизацию проводят в месте, не доступном для посторонних.
  3. Наиболее надежный способ удаления конфиденциальных бумаг – сжигание.

Руководителем организации издается специальный приказ, согласно которому действуют члены экспертной комиссии, подготавливающие совокупность секретных документов к уничтожению.

О сроках хранения документов, об ответственности за незаконную их утилизацию, а также о подготовке документации к уничтожению рассказывает аудитор Ирина Мамина в следующем видео.

Способы утилизации документов

Основные способы утилизации документов, применяемые на сегодняшний день:

  • шредирование – наиболее распространенный и простой;
  • сжигание в специальных печах – экологически не безопасный;
  • выездная утилизация – осуществляет специализированная компания.

Обратите внимание! Небольшие организации вправе проводить самостоятельное уничтожение (например, путем простого разрезания) бумажных носителей, если последние не являются секретными и у них истек срок хранения.

Рассмотрим перечисленные способы подробнее.

Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:

  • плоскорезы – производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость;
  • крошители – превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации;
  • шлифмашины – оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов;
  • промышленные – применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.

Шредерные машины способны измельчать бумаги на полосы с шириной 3,9-6 мм и на крошку с диаметром меньше 0,5 мм, величины получаемых фрагментов зависят от степени секретности документов.

Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом (дискеты, флешки и т.д.).

Специалисты утилизирующей организации помещают бумаги в опечатанную емкость, заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к месту термической утилизации отходов.

На заводе документы помещаются в печь и полностью сжигаются в ней. В качестве подтверждения проведенного процесса заказчику выдается акт утилизации.

Этот способ уничтожения бумаг дает 100% гарантию надежности и конфиденциальности проводимых операций.

Выездная утилизация подразумевает выезд работников специализированных компаний к организации заказчика для уничтожения бумаг на месте. Процесс происходит с применением промышленного шредера, который располагается в грузовой машине. Эта установка обеспечивает высокую производительность: в течение 1 часа она может измельчить до 2 тонн бумажных носителей информации.

Однако утилизируемый таким способом документ можно (если постараться) восстановить. В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.

Вторсырье из уничтоженных документов

Если организация самостоятельно осуществляет утилизацию просроченных архивных документов с помощью офисного шредера, то после их измельчения встает логичный вопрос: «А куда сейчас деть полученную бумажную массу?»

Изрезанные листы представляют собой ценное вторичное сырье. Поэтому бумажные отходы следует сдавать в специальные пункты приема или компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры (контакты таких точек сбора и организаций несложно найти в Интернете). Предприятие — источник измельченного сырья — заключает договор на вывоз и переработку бумажного мусора на индивидуальных условиях.

Источник: https://bstyle2.ru/kejsy/unichtozhenie-dokumentov-vostrebovannaya-usluga.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.