Ведение трудовых книжек при аутсорсинге

Содержание

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Ведение трудовых книжек при аутсорсинге

Аутсорсинг кадрового делопроизводства – это привлечение профессионального провайдера, который специализируется в области кадрового учета и обладает соответствующим опытом, знаниями, техническими средствами, для выполнения всех  функций кадрового администрирования. Аутсорсинг кадрового делопроизводства рекомендуется в том случае, когда выполнение кадровых функций не целесообразно осуществлять силами сотрудников компании. Мы выделяем 7 основных причин передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг.

7 причин отдать на аутсорсинг кадровое делопроизводство

1. Перераспределение ресурсов HR-подразделения для реализации ключевых задач. Кадровое делопроизводство – является рутинным HR бизнес-процессом, но при этом жизненно важным для любой компании, независимо от ее масштаба и сферы деятельности.

За счет передачи процесса кадрового делопроизводства во внешнее управление профессиональному провайдеру услуг, HR-специалисты вашей компании смогут сфокусироваться на стратегических инициативах, направленных на повышение использования интеллектуального потенциала персонала и организационное развитие компании. 

2. Сокращение затрат на кадровые процессы. Согласно исследованиям отраслевых аналитиков, «сокращение затрат» – это одна из самых частых причин передачи компаниями кадровых процессов на аутсорсинг.

Отдав на аутсорсинг кадровое делопроизводство, у Вас не будет нужды увеличивать штат кадровиков, задумываться об их обучении, дополнительном офисном пространстве, сопутствующих юридических и налоговых консультациях, а также думать о дополнительных затратах на внедрение и сопровождение HRM-системы (экономический эффект от кадрового аутсорсинга может составлять 20-30% от общей суммы операционных затрат).

3. Повышение качества и контроля кадрового делопроизводства. В рамках контракта об аутсорсинге наша компания принимает на себя все финансовые риски, связанные с качеством и своевременностью выполненных работ.

Также в соответствии с Соглашением об уровне сервиса мы обеспечиваем непрерывность предоставления услуги, отслеживает изменения в законодательстве и гарантирует соответствие Вашей кадровой документации требованиям Трудового Кодекса РФ.

4. Совершенствование технологической базы HR-подразделения и финансовой службы.

Наряду с полным пакетом услуг по кадровому делопроизводству наша компания способна также предложить услуги аренды полнофункциональной HRM-системы по модели Software as a Service (программное обеспечение как услуга, SaaS).

  Основное преимущество модели SaaS для клиента состоит в отсутствии затрат, связанных с установкой, обновлением и поддержкой работоспособности программного обеспечения (все эти затраты ложатся на наши плечи).

Посредством технологии SaaS Вы получает возможность в online режиме отслеживать ведение процесса кадрового делопроизводства, вводить и корректировать персональные данные, получать и распечатывать необходимую кадровую документацию и отчетность из любого места, где есть доступ в Интернет.

5. Доступ к методологическим практикам, опыту и знаниям в области кадрового делопроизводства. Наша компания накопила значительную экспертизу, знания и профессиональный опыт в области аутсорсинга кадрового делопроизводства и расчета заработной платы.

В настоящее время в компании действует собственный Центр компетенции (ЦК) по аккумулированию методологических практик, опыта и знаний в области управления кадровыми и финансовыми процессами.

Также в задачи ЦК входит отслеживание изменений в законодательстве, проведение аудита внутренних бизнес-процессов, а также регулярных программ по обучению и повышению квалификации сотрудников компании.

6. Снижение риска зависимости от «незаменимых сотрудников». Аутсорсинговый контракт является гораздо более гибким документом, чем трудовой контракт со штатным сотрудником.

Являясь вашим экспертом по всем основным вопросам кадрового делопроизводства, наша компания по контракту не может уйти в отпуск, взять больничный или перейти на новую работу.

Используя в кадровом процессе аутсорсинговую компанию, Вы минимизируете риски, способные нарушить непрерывность Вашего бизнеса.

7. Оптимизация численности кадрового персонала. При внедрении кадрового аутсорсинга отпадает необходимость в найме, содержании и мотивировании новых сотрудников на участок кадрового учета и делопроизводства, что очень важно для компании, находящихся на стадии реструктуризации бизнеса, а также стадии слияния и поглощения.

Наш портфель услуг по кадровому делопроизводству

1. Организация и постановка кадрового делопроизводства с нулевого цикла

Практика постановки кадрового делопроизводства «с нуля» особенно актуальна для молодых компаний («стартапов»), а также географически распределенных организаций, которые выводят свои подразделения на новые рынки. 

В рамках данной услуги специалисты нашей компании помогут Вам разработать и внедрить нормативные акты, кадровую документацию, документацию по охране труда, шаблоны учетных документов, рабочего времени и расчетов с персоналом в соответствии с требованиями Трудового Кодекса РФ. 

2. Кадровый аудит и восстановление кадровой документации

Услуга «Кадровый аудит и восстановление кадровой документации» актуальна для компаний среднего и малого бизнеса, которые заинтересованы в экспертной оценке и анализе ведения кадрового делопроизводства на соответствие с трудовым законодательством РФ. Специалисты нашей компании готовы реализовать полный или выборочный аудит документации, процессов и процедур ведения кадрового делопроизводства.

По результатам кадрового аудита экспертами нашей компании готовится подробный отчет с указанием выявленных нарушений, потенциальных рисков и рекомендаций по их минимизации. Также после проведения аудита мы поможет Вам провести корректировку или восстановить отсутствующие или неправильно оформленные кадровые документы.

3. Полное или частичное ведение кадрового делопроизводства

Услуга «Ведение кадрового делопроизводства» может быть интересна как молодым и средним компаниям, так и крупным организациям. Вы можете передать нашей компании на аутсорсинг ведение всех основных функций кадрового делопроизводства, либо какую-то их часть,  исходя из ваших потребностей:

  • Подготовка документации для оформления приема на работу нового сотрудника
  • Ведение трудовых книжек
  • Оформление личных карточек (форма Т-2)
  • Оформление переводов, изменений заработной платы, изменений к трудовым договорам;
  • Оформление больничных листов
  • Ведение штатного расписания;
  • Подсчет общего и страхового и трудового стажа
  • Ведение учета отпусков
  • Оформление выплаты премиального вознаграждения
  • Подготовка документации для оформления увольнения сотрудника
  • Консультации по вопросам применения российского трудового законодательства

Заполните заявку и наш специалист свяжется с Вами в ближайшее время

кадровый аутсорсингаудит кадрового делопроизводстваведение кадрового делопроизводства

Источник: https://hr-portal.ru/page/autsorsing-kadrovogo-deloproizvodstva

Можно ли отдавать ведение трудовых книжек на аутсорсинг

Ведение трудовых книжек при аутсорсинге

Гражданское законодательство не предусматривает такого вида договора, как договор аутсорсинга, и, соответственно, не устанавливает обязательных требований к данному договору.

Судебная практика в связи с этим подчеркивает, что российское гражданское законодательство в настоящее время не содержит определения предметов общераспространенных в иных странах разновидностей договоров о предоставлении персонала (аутсорсинг, аутстаффинг, лизинг персонала).

На практике договор аутсорсинга обычно квалифицируется как договор возмездного оказания услуг (см., например, постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 06.11.2009 № 10АП-5220/2009)

Возможно ли ведение трудовых книжек сторонним лицом?

Данное положение означает, что представитель работодателя должен действовать на основании закона, учредительных документов организации (директор); на основании локального акта работодателя (например, Правил внутреннего распорядка); либо на основании заключенного с ним трудового договора.

Лицо, не состоящее в трудовых отношения – не сможет.

В соответствии с п.

Ведение трудовых книжек при аутсорсинге

В данной ситуации операторами являются и организация-работодатель, и аутсорсинговая компания. В соответствии с ч. 1 ст.

6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных.

Поскольку аутсорсинговая компания не является для работника работодателем и не связана с ним никаким договором, то ей необходимо получить согласие субъектов на обработку персональных данных.

Отчислять взносы и налоги за таких сотрудников заказчик не должен.

— экономия временных затрат — заказчику не нужно тратить время на поиск и подбор сотрудников на рынке труда.

35 Правил. Передавая кадровый учет на сторону, надо помнить, что это влечет разглашение персональных данных работников, которые вы обязаны защищатьп.

7 ст. 86 ТК РФ. Поэтому в договоре должна быть предусмотрена обязанность аутсорсера сохранять персональные данные ваших работников. Организация на общем режиме вознаграждение аутсорсера в зависимости от того, что именно он выполняет, может учесть как расходы:

Если аутсорсер применяет общий режим, то при наличии счетов-фактур и актов заказчик услуг на ОСН вправе принять входной НДС к вычету.

А вот для организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» передача на сторону учета может быть не так выгодна. Без проблем учесть в расходах можно только бухгалтерские и юридические услугиподп.

По нашему мнению, такой подход неверен.

Если кадровик работает по договору аутсорсинга

К ним будут отнесены кадровые агентства, которые имеют соответствующую лицензию, и холдинги (взаимозависимые компании).

В остальных случаях заемный труд будет прямо запрещен; если число привлекаемых заемных сотрудников будет превышать 10% от среднесписочной численности сотрудников принимающей стороны, то договор должен быть заключен с учетом мнения профсоюза принимающей стороны; применение заемного труда в нарушение закона будет признано уклонением от оформления трудовых отношений. Вы сможеть видеть динамику: не снижают ли они темпы в работе, не ухудшают ли качество.

В конце каждого месяца запрашивайте у своих партнеров перечень документов, которые были ими оформлены для Вас. А если поручали им разрабатывать какие-то новые кадровые документы, например, Правила трудового внутреннего распорядка или должностные инструкции, то требуйте и отчет о работе над этими документами.

Аутосорсинг, или Кадровик напрокат

Помните, что кадровые документы организации-исполнителю нужно передавать с подробной описью всех документов и оформлять актами приема-передачи документов.

В договоре обязательно следует оговорить ответственность организации, предоставляющей услуги, за возможные ошибки, допущенные при ведении кадрового делопроизводства. Это необходимо для того, чтобы иметь возможность возмещать возможные суммы штрафных санкций, в том числе и за нарушение трудового законодательства.

Правилами ведения и хранения трудовых книжек*** на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

В соответствии с указанными Правилами работодатель должен назначить приказом лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек****.

В законодательстве не сказано, что данное лицо должно являться работником организации.

Следовательно, можно назначить ответственным и лицо, не работающее в вашей организации постоянно.

Может кадровик заверять по доверенности кадровые документы другой организации?

Примечание: как сказано в постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», учитывать и хранить трудовые книжки должен работодатель.

Он же отвечает за то, как ведутся и выдаются книжки, ставит печать организации (п.

42 постановления Правительства РФ № 225). Работать с трудовыми книжками могут: работодатель и уполномоченные им лица; работники кадровой службы или иного структурного подразделения компании; бухгалтерия (п.

3, 8, 41 постановления Правительства РФ № 225). Как видите, в этом перечне есть некое уполномоченное лицо. Но вряд ли им может быть сторонний сотрудник.

Следовательно, трудовые книжки должны храниться у работодателя, и лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, должен быть либо сам руководитель, либо сотрудник Вашей организации. Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ответ: Какие возникают риски при оформлении

Допустима ли передача кадрового учета по договору аутсорсинга?

Именно работодатель остается ответственным за приобретение трудовых книжек, их хранение, выдачу работнику при увольнении.

Что касается воинского учета, то это также должен быть сотрудник организации в зависимости от численности персонала. Подробнее об этом см. здесь: .

Также отметим, что в настоящее время принят Закон от 05.05.2014 г. № 116-ФЗ о заемном труде, согласно которому с 1 января 2016 года при использовании заемного труда будут существовать следующие ограничения: применение заемного труда будет возможно только в установленных законодательством случаях.

Источник: http://iso-sercons.ru/mozhno-li-otdavat-vedenie-trudovyh-knizhek-na-autsorsing-97625/

Сколько можно сэкономить на кадровом делопроизводстве

Доверив ведение кадрового учета и трудовых книжек аутсорсинговой компании, фирмы и предприниматели экономят на следующих затратах:

  • заработная плата специалистам по кадрам;
  • покупка и обновление необходимой для работы офисной мебели;
  • аренда и содержание помещений;
  • обслуживание, ремонт, обновление оргтехники и компьютеров;
  • покупка расходных материалов (бумаги, канцелярских принадлежностей, папок и т.п.).

Сделав элементарный расчет, можно понять, что при передаче этих функций аутсорсеру ежемесячная экономия будет составлять не менее 100 000 руб.

В чем преимущества аутсорсинга

Независимо от количества работающих в компании сотрудников, сферы деятельности и текучести кадров, ведение документации отдела кадров на аутсорсинге имеет ряд неоспоримых преимуществ:

  • аутсорсинговая компания гарантирует бесперебойное и качественное администрирование кадровой службы;
  • заказчик услуги может быть уверен в том, что все документы и отчетность заполнены должным образом;
  • не нужно искать замену кадровому работнику компании, ушедшему в отпуск или на больничный, потому что договор обслуживания заключается с обслуживающей фирмой, а не конкретным специалистом;
  • грамотный аутсорсинг делопроизводства гарантирует отсутствие ошибок и обеспечивает соблюдение всех нормативов, обязательных для работы кадровой службы. Это значит, что любая проверка или ревизия пройдет без сучка и задоринки;
  • правильное ведение кадровой документации сводит к минимуму нарушение трудового законодательства и наложение соответствующих штрафных санкций, а также исключает другие негативные последствия, включая судебные разбирательства.

Заключение договора кадрового аутсорсинга решает проблему хранения документации отдела кадров. Если компания большая и имеет несколько филиалов по городу и области, а число сотрудников исчисляется сотнями, этот фактор имеет существенное значение.

Почему ИП нужно заключить договор на аутсорсинговое обслуживание

Индивидуальным предпринимателям, имеющим в штате небольшое количество сотрудников, невыгодно содержать сотрудников, которые будут вести документацию по кадрам. Эту функцию рекомендуется передавать аутсорсеру, поскольку только в этом случае можно добиться максимально эффективной отдачи – получение качественного результата с минимальными затратами.

С учетом небольших объемов работ аутсорсинговая компания будет вести документацию по мере необходимости, поэтому цена услуг будет невысокой. Нанимать для этих целей частное лицо рискованно, потому что ошибки кадровика могут привести к штрафным санкциям. И это следует понимать, делая выбор в пользу профессионалов на аутсорсинге.

Что входит в кадровый аутсорсинг компании

Ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинге включает:

  • хранение и систематизацию персональных данных сотрудников компании;
  • заключение с персоналом трудовых договоров;
  • ведение военного учета;
  • составление штатного расписания компании и графика отпусков;
  • подготовку документов для приема и увольнения персонала;
  • ведение трудовых книжек;
  • заполнение личных дел;
  • решение прочих задач по согласованию сторон, в том числе начисление сотрудникам заработной платы с учетом отработанных часов (рабочих дней, смен).

Стоимость обслуживания кадрового учета в Москве

Стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства в Москве зависит от нескольких составляющих, поэтому в каждом конкретном случае цена услуги рассчитывается в индивидуальном порядке. Значение имеет численность штата и объем заполняемых кадровым специалистом документов.

Как передать кадровое обслуживание компании аутсорсеру

Этот процесс состоит из нескольких простых этапов.

  • Проведение внутреннего анализа ситуации по работе кадровой службы компании.
  • Составление задания, в котором будут прописаны все вопросы и тонкости ведения учета сторонней организацией – аутсорсером.
  • Согласование с фирмой, предоставляющей аутсорсинг, стоимости администрирования с учетом установленных тарифов на услуги.
  • Подписание договора на оказание услуг.
  • Передача документации отдела кадров компании-аутсорсеру.

Почему стоит воспользоваться услугами компании “Профрезерв”

Аутсорсинговая компания “Профрезерв” оказывает предпринимателям и предприятиям услугу по аутсорсингу кадрового делопроизводства.

Наши преимущества:

  • многолетний опыт работы в сфере кадровой службы;
  • глубокое понимание специфики ведения учета кадров;
  • опыт оформления на работу мигрантов с соблюдением всех требований законодательства;
  • ведение документов компании в строгом соответствии с законодательством РФ и положениями трудового права;
  • высокий уровень подготовки специалистов кадровой службы;
  • своевременное предоставление отчетных форм;
  • работа кадровика в удобное для клиента время;
  • доступная цена администрирования кадров;
  • наличие собственных юристов, специализирующихся на трудовом праве и регулярное отслеживание изменений, происходящих в российском законодательстве о труде;
  • ответственность и забота об имидже нашей компании, гарантирующие клиентам высокое качество оказания услуг.

Что входит в наши услуги

Заказав у нас регулярное обслуживание, клиенты могут рассчитывать на целый спектр услуг:

  • поиск, подбор и мониторинг персонала;
  • оформление новых сотрудников при трудоустройстве (ведение трудовых книжек, оформление трудового договора);
  • ведение личных дел;
  • военный учет военнообязанных граждан;
  • оформление приказов на увольнение и заполнение трудовых книжек;
  • подготовка приказов по штату;
  • ведение табелей рабочего времени;
  • составление графиков очередных отпусков;
  • оформление премиальных выплат;
  • внесение изменений в трудовые контракты с работниками и перезаключение договоров по истечению установленного срока;
  • составление штатных сеток;
  • оформление больничных листов и пособий по уходу за ребенком;
  • подготовка по запросу работников справок о заработной плате;
  • решение штатных вопросов, в том числе при наличии вопросов у трудовой инспекции;
  • консультирование по вопросам трудового законодательства;
  • хранение документации;
  • подготовка к аудиторским проверкам;
  • дополнительные задачи, вытекающие из специфики деятельности клиента.

Специалисты могут работать как на нашей территории, так и в офисе заказчика – по желанию клиента. Приступив к работе, в первую очередь мы проведем тщательный аудит кадровой документации, который поможет выявить допущенные ранее ошибки и исправить их во избежание штрафных санкций.

Как заказать кадровый аутсорсинг

Отправьте заявку на сайте или позвоните менеджеру, который ответит на ваши вопросы по поводу передачи нам права управления кадровым производством и цены данной услуги в зависимости от объемов поставленной задачи.

Источник: https://profreserv.ru/services/autsorsing-kd/

Что такое Трудовая книжка. Получение оформление правка | Суворов Групп

Ведение трудовых книжек при аутсорсинге

Данная книжка это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже гражданина России (далее работник, сотрудник, служащий). Книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации в качестве основного места работы свыше 5 (пяти) дней.

Что такое Трудовая книжка

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному трудовому договору, а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС.

Правила их ведения и хранения, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225. Будучи правильно оформленным, этот документ дает человеку право на получение пенсионного удостоверения.

Чтобы пенсионные права гражданина были учтены в полном объеме, ПФР рекомендует периодически сверять данные своего индивидуального лицевого счета с данными из трудовой книжки. Ведь в ней, в том числе, «отражены периоды трудовой деятельности», указанные в базах ПФР.

Такое регулярное и заблаговременное обращение граждан в территориальные отделения ПФР по месту жительства для проверки документов поможет избежать возможных неприятных сюрпризов при оформлении пенсии. Ведь по данным ПФР за 2017 год в назначении страховой пенсии по разным причинам было отказано 8,3 тысячам человек.

Такие граждане, если не приведут документы в порядок (а это не всегда возможно) смогут рассчитывать только на социальную пенсию.

В книжку вносятся сведения о работнике, о выполняемой им работе, а также о поощрениях и награждениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации. Взыскания в этот документ не вписываются, за исключением увольнения как дисциплинарного взыскания.

Новшества 2019 года

С 2019 года сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника будут аккумулироваться в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Сюда работодатели должны будут передавать сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основаниях прекращения трудового договора.

Ведение трудовых книжек в бумажном виде будет производиться работодателем только для тех работников, которые подадут до конца 2020 года об этом письменное заявление.

Работникам, не подавшим такое заявление, трудовые книжки выдаются на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение) и для них ведение сведений о трудовой деятельности производится в электронном виде.

Лицам, впервые поступающим на работу, трудовая книжка не оформляется, а записи об их трудовой деятельности ведутся в электронном виде.

Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.

Как получить и заполнить трудовую книжку

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.

Выдача первый раз

Трудовая книжка выдается гражданину в момент начала трудовой деятельности, и как правило приобретается работодателем, с последующем вычетом из заработной платы сотрудника. Поступая на работу, человек должен уведомить нанимателя (отдел кадров) о том, что ему нужна трудовая книжка. При выдаче документа заполняют его титульную страницу и графы о первом месте работы.

Повторная выдача

Трудовая книжка оформляется повторно (дубликат) при утере или порче оригинала.

При оформлении трудовой книжки, отдел кадров заполняет первую титульную страницу книжки, где указывает кому она принадлежит (ФИО) и графы о месте о периоде учебы и первом месте работы.

 Порядок заполнения трудовой книжки и вкладыша в нее установлен Трудовым кодексом РФ, в частности ст. 66, ч. 5 ст. 84.1, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв.

Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69).

Порядок внесения в трудовую книжку сведений о работодателе

Сведения о работодателе вносятся в трудовую книжку в графу 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно указать полное и, при наличии, сокращенное наименование организации.

Запись о наименовании работодателя вносится перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Запись производится аккуратно, без сокращений и зачеркиваний. Это следует из абз. 2 п. 1.1, абз. 1 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Как оформляется вкладыш в трудовую книжку

Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225.

Вкладыш оформляется в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Он должен быть оформлен по правилам заполнения и ведения трудовой книжки и вшит в трудовую книжку.

Пунктом 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусматривается проставление штампа «Выдан вкладыш» в трудовой книжке, с обязательным указанием на серию и номер вкладыша. Штамп целесообразнее ставить на странице, где указана серия и номер самой трудовой книжки, а также ФИО работника.

Подробнее о порядке внесения во вкладыш сведений о работнике и их изменении см. п. п. 3 и 3.1 настоящего материала.

Без трудовой книжки, к которой он выдан, вкладыш недействителен, подробнее в нашей статье: Вкладыш в трудовую книжку, правильное заполнение.

Оформление трудовой книжки иностранному работнику

Согласно ч. 4, 5 ст. 65 ТК РФ при отсутствии у иностранного работника трудовой книжки по установленной форме (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225) либо по ранее утвержденному образцу, действительному в настоящее время, ему оформляется трудовая книжка в следующих случаях:

  • если трудовой договор заключается впервые;
  • если старая трудовая книжка была утеряна (повреждена и пр.). В данном случае необходимо заявление от работника с указанием причин отсутствия трудовой книжки.

Общие положения по заполнению трудовых книжек

Порядок заполнения трудовой книжки и вкладыша в нее установлен Трудовым кодексом РФ, в частности ст. 66, ч. 5 ст. 84.1, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. Можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом:

  • число и месяц — двузначными,
  • год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2015).

В записях не допускается сокращений (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя. В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Подробнее об этом см. п. 12 настоящего материала.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной. Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые. Такие выводы следуют из положений ч. 3 ст. 66, ст. 309 ТК РФ, п.

3 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно. Эти выводы следуют из совокупности положений п.

6 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ч. 1 ст. 68 Конституции РФ, ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 01.06.2005 №53-ФЗ.

Источник: https://malina-group.com/trudovaya-knizhka/

Как передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг?. Статья. Все Тренинги .ру

Ведение трудовых книжек при аутсорсинге

Как передать и на что обратить внимание? Выведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг привлекателен, прежде всего тем, что предоставляет возможность возложить ответственность за сложный участок учёта на профессионалов, которые обладают соответствующим опытом в ведении кадрового делопроизводства и имеют инфраструктуру, необходимую для оказания услуги на высоком уровне с минимальным количеством рисков.

Какие же вопросы чаще всего возникают, при решении вопроса “быть” или “не быть” аутсорсингу

Может ли ведение кадрового делопроизводства осуществляться вне офиса работодателя?

Да, может. Залогом успеха при этом является чёткое определение сфер взаимодействия с аутсорсером и разделение зон ответственности. При этом кадровое делопроизводство допускает гибкие форматы передачи данных, а современные технологии позволяют автоматизировать этот процесс. Стоит учесть, что удалённое оказание услуги кадрового делопроизводства тем затруднительнее, чем крупнее компания.

Можно ли передать на аутсорсинг кадровое делопроизводство отдельно от расчёта заработной платы?

Да, можно, но практика показывает, что в этом случае необходимо организовать чёткую схему документооборота и решить вопрос “как информация окажется в бухгалтерской программе”.

Чаще всего работодатели передают специалистам функции по подготовке первичных кадровых документов, проведению основных кадровых действий (приёмы, увольнения, перемещения) и подписанию документов.

На сколько работодатель может снизить расходы на ведение кадрового делопроизводства, передав его на аутсорсинг?

В среднем от 30 процентов. Решение о привлечении сторонней организации для оказания услуг по ведению кадрового учёта принимается на основе сравнения предполагаемых затрат. Руководитель компании должен сравнить две цифры: стоимость услуг кадрового аутсорсера и затраты на привлечение дополнительного квалифицированного сотрудника:

  • Расходы на привлечение штатного сотрудника;
  • Фонд оплаты труда + начисления на него (в месяц). Годовая сумма с учётом “отпускных”;
  • Затраты на оборудование рабочего места (закупка мебели, оргтехники и т.п.);
  • Затраты на обучение и повышение квалификации.

Итак, выбор сделан. Что дальше?

После выбора сторонней организации для кадрового делопроизводства с ней заключается договор, который обязательно должен включать в себя описание передаваемых на аутсорсинг задач, срок их передачи, стоимость услуг и ответственность сторон.

На этапе, предшествующем заключению договора, нужно определить, на какой срок и для выполнения каких задач (предмет договора) привлекается внешняя кадровая служба, и выбрать вид договора, который будет регулировать отношения сторон.

Напомним, что условия о предмете договора и сроке являются существенными. Без их указания договор будет считаться незаключенным.

Например, внешняя кадровая служба несёт ответственность за нарушение указанных в договоре сроков и вправе отказаться от исполнения своих обязательств по договору только при возмещении заказчику убытков в полном объёме.

Работодатель также может досрочно отказаться от договора, возместив аутсорсеру фактически понесённые расходы. После достижения сторонами соглашения по всем существенным условиям договор считается вступившим в силу.

В договоре можно указать и дополнительные условия, определив, например, цену, ответственность сторон и др.

  • Цена. Определяется сторонами самостоятельно и обычно зависит от численности работников компании заказчика и объёма поручаемых внешней кадровой службе работ. Способ и сроки оплаты также могут быть предусмотрены в договоре
  • Ответственность. В момент заключения договора целесообразно определить дополнительную ответственность аутсорсера за возможные нарушения трудового законодательства. Например, установить материальную ответственность внешней кадровой службы в размере штрафных санкций контролирующих органов в случае выявления ими ошибок и нарушений при ведении кадровой документации.
  • Оплата результата по факту. Поскольку отношения между внешней кадровой службой и компанией-заказчиком регулируются гражданско-правовым договором, услуги аутсорсера оплачиваются только по факту сдачи выполненных работ.

После того как договор заключён:

  • Руководитель организации издаёт приказ о привлечении сторонней компании.
  • Работу с персональными данными сотрудников могут осуществлять только специально уполномоченные лица (п. 5 ст. 88 ТК РФ). В связи с этим необходимо заручиться согласием всех работников на передачу функций по работе с их персональными данными аутсорсеру.

Кроме того:

  • В соответствии с положениями статьи 87 Трудового кодекса работодатель должен внести изменения в положение о защите персональных данных работников в части предоставления сторонней организации возможности осуществлять работу с персональными данными;
  • Ведения трудовых книжек возможна только при наличии правильно оформленных документов о защите персональных данных сотрудников и приказа об их передаче аутсорсеру.

Аутсорсеры, как правило, могут взять на себя подготовительный этап в рамках договора.

Этапы передачи ведения кадрового учёта

  • Этап 1. Анализ ситуации. На этом этапе проводится анализ функций кадрового подразделения, которые организация собирается передать внешней компании. Здесь же заказчик согласует меры по обеспечению безопасности и защите информации, юридические вопросы.

    Результатом этого этапа может служить согласованный календарный план и бюджет. Согласованные процедуры взаимодействия. Способы защиты и передачи информации.

  • Этап 2. Работа над проектом. Интеграция услуг по ведению кадрового учёта с функционированием компании заказчика.

    Кроме акта выполненных работ целесообразно согласовывать плана изменений и улучшений. Регулярный анализ со стороны заказчика ключевых показателей, проверка их соответствия целевым точкам позволяют оптимизировать совместную работу.

С какими регламентами компании заказчика будет работать “внешняя кадровая служба”?

Обязательные документы:

  • Правила ВТР;
  • Инструкция по ОТ;
  • Положение о защите персональных данных;
  • Штатное расписание;
  • Личная карточка;
  • Табель учёта рабочего времени;
  • График отпусков;
  • Приказы по основной деятельности;
  • Приказы по личному составу;
  • Трудовая книжка;
  • Трудовой договор;
  • Заявления работника;
  • Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Журнал учёта мероприятий по контролю;
  • Журнал учёта прохождения инструктажа по ОТ.

Документы, имеющие рекомендательный характер:

  • Коллективный договор;
  • Должностные инструкции;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • Личные дела;
  • Справка о трудовой деятельности;
  • Копии приказов о приёме на работу и увольнении;
  • Служебные записки;
  • Докладные записки;
  • Журнал учёта военнообязанных.

Документы, зависящие от специфики организации:

  • Положение об охране коммерческой тайны;
  • Журнал прохождения медицинских осмотров;
  • Графики сменности;
  • Инструкции о порядке работы с объектами повышенной опасности.

1 января 2017 года вступила в силу новая редакция Трудового кодекса РФ. Изменения связаны с введением независимой оценки квалификации, установлением требования предоставления нового обязательного документа при устройстве на работу, появлением новой главы о регулировании труда работников малого бизнеса… Читать дальше

Юлия Владимировна Шевела
(Москва)

Работая с компаниями, мы часто видим такую картину: на предприятии внедрена проектная деятельность, выделены проектные группы, какие-то проекты реализуются, есть программы проектов, портфели и даже есть… Читать дальше

mtw
(Москва)

Показатели нужны не для красоты, а для управления. В том числе каждый показатель KPIB — системы KPI для бухгалтерии — нужен для того, чтобы управлять бухгалтерией, повышая её эффективность и снижая риски компании. Каждый показатель, как правило, отражает одну из сторон деятельности бухгалтерии. Каждый… Читать дальше

Рекрутинговый СММ

Тема профессиональных стандартов для нас стала новым направлением, в которым мы видим большой объём работы и много интересных проектов. Проведённые нами семинары по внедрению профессиональных стандартов в разных городах позволили собрать и проанализировать основные запросы и сомнения сотрудников кадровых… Читать дальше

АНО ДПО “Класс-Сервис”

Как жить спокойно и не бояться проверяющего?

В результате деятельности каждой организации образуется масса различной документации. Существенную часть от общего объёма занимают документы, связанные с комплектованием и учётом персонала компании. Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью… Читать дальше

Источник: https://VseTreningi.ru/articles/kak_peredat_kadrovoe_deloproizvodstvo_na_autsorsing/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.