Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

Содержание

Как заполнять журнал регистрации командировочных удостоверений

Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

Учет командировочных удостоверений ведется в специальном журнале. В нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

Обложка журнала может выглядеть примерно так:

В разделе 2 подробно описаны правила создания подобных журналов, их можно использовать и в данном случае.

Журналы учета выдачи командировочных удостоверений являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Срок хранения данного журнала согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденному приказом Росархива от 06.10.2000, – 5 лет.

Рассмотрим пример заполнения журнала учета выдачи командировочных удостоверений.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Любой документ должен быть зарегистрирован при попадании на предприятие, прежде всего, для того, чтобы не быть потерянным. Для регистрации документов существуют специальные журналы. Командировочные удостоверения, которые сдают работники при возвращении из командировки, должны быть зарегистрированы в специальном журнале, порядок заполнения которого мы разберем в этой статье.

Возвращаясь из командировки, работник в течение трех дней должен сдать следующие документы: авансовый отчет с указанием потраченной суммы, командировочное удостоверение с указанием мест, где он побывал, служебное задание с отчетом о проделанной работе. Ответственный сотрудник (обычно это кадровый работник) должен зарегистрировать и подшить эти документы для хранения.

Журнал регистрации предназначен для учета удостоверений командируемых сотрудников.

Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы:

Образец заполнения

Ответственный за ведение и хранение журнала – это кадровый работник, иные сотрудники предприятия могут имеет доступ к этому документу только в случае соответствующего письменного распоряжения.

На обложке должны быть указаны следующие данные:

  • Название предприятия;
  • Дата начала ведения документа;
  • Рядом должна присутствовать графа для указания даты окончания ведения журнала, здесь будет проставлена дата в тот момент, когда регистрационная книга закончится.
  • После получения от работника, вернувшегося из командировки, командировочного удостоверения, его нужно зарегистрировать в журнале.

Регистрация удостоверения предполагает заполнение специальной таблицы, в которой нужно указать:

  • Фамилия, имя, отчество работника, на которого оформлено удостоверение;
  • Должность этого работника;
  • Место, куда ездил командируемый;
  • Номер удостоверения;
  • Фамилия, инициалы, должность сотрудника, подписавшего удостоверительный документ;
  • Фактическое время выбытия и прибытия из командировки;
  • Подпись работника, сдавшего удостоверение. Данная подпись значит, что работник ознакомлен с записью в журнале регистрации и согласен с ней.

Скачать образец командировочного удостоверения можно здесь.

Пример оформления

Образец журнала регистрации командировочных удостоверений – скачать.

Как заполнять журнал регистрации командировочных удостоверений?

В организации необходима регистрация всех оформляемых документов, так как велика опасность их утери. Все документы фиксируются в специальных журналах. Командировочные удостоверения – это документы, которые привозят с собой работники из командировок. Данные о них тоже должны вноситься в специальный журнал.

Скачать пример заполнения подобного документа Вы сможете в конце этой статьи.

После приезда из командировки у сотрудника есть два дня на то, чтобы предоставить в свою организацию данные документы:

  • авансовый отчет, в котором отражена потраченная сумма денег;
  • командировочное удостоверение, в котором упомянуты все места, куда ездил сотрудник;
  • служебное задание с приложенным отчетом о работе, которая была проделана.

Лицо, ответственное за принятие данных документов (обычно это кадровик), регистрирует и подшивает предоставленные документы перед отправкой на хранение.

Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим для фиксации этих удостоверений, полученных от работников.

Только кадровый работник имеет право хранить и вести этот документ. Если кто-то другой из сотрудников хочет получить доступ к этому журналу, то ему нужно предъявить письменное распоряжение.

Обложка журнала должна отражать следующую информацию:

  • наименование предприятия;
  • дата, с которой начал заполняться документ;
  • рядом должна находиться графа, в которой будет зафиксирована дата, когда ведение журнала будет прекращено (по окончании листов в журнале).

Когда работник возвращается из командировки, данные о его командировочном удостоверении заносятся в этот журнал.

В таблицу необходимо вносит следующие данные:

  • ФИО сотрудника, предъявившего удостоверение;
  • его должность;
  • место, куда отправлялся сотрудник;
  • номер регистрируемого удостоверения;
  • ФИО лица, подписавшего это удостоверение;
  • время фактического пребывания в командировке (когда отбыл, когда прибыл);
  • подпись сотрудника, передавшего заявление (подтверждение факта ознакомления с записью в журнале и согласия с ней);

Скачать журнал регистрации командировочных удостоверений (бланк)

Журнал учета приказов о командировании работников (примерная форма)

Тип документа: Журнал

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 3,3 кб

Скачать образец документа

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Журнал учета приказов о командировании работников (примерная форма)».doc

Занесено в базу

Внесены исправления в

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Источник: https://iandriyanov.ru/kak-zapolnyat-zhurnal-registratsii-komandirovochnyh-udostoverenij/

Журнал регистрации командировочных удостоверений образец. Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

Нередко организации отправляют своих сотрудников в служебные командировки для выполнения работ за пределами нахождения компании. Этот процесс требует заполнения большого количества бумаг в отделе кадров и бухгалтерии.

С 2015 года из числа этих документов исключено командировочное удостоверение. Теперь время пребывания сотрудника в служебной поездке будет определяться по проездным документам и чекам с места его проживания.

Разберемся подробнее, как оформить командировку сотруднику в 2019 году.

Первоначально следует установить, что служебной командировкой признается любой выезд работника за пределы предприятия для выполнения трудовых обязанностей (ст. 166 ТК РФ).

Часто в контракте на работу в качестве места осуществления деятельности указывается отдельное подразделение или филиал. При этом отъезд работника в иные подразделения также будет считаться служебной командировкой.

Относительно отправки работников в служебные поездки важно помнить следующие правила:

  1. Вопрос выезда для выполнения трудовых обязанностей может затрагивать только рабочих, имеющих с фирмой официальные ;
  2. Запрещено отправлять в командировки беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников, даже если они изъявляют свое желание (ст.268 ТК РФ);
  3. Можно оформлять выезд только с письменного согласия для таких категорий граждан, как (ст. 264 ТК РФ):
  • женщины, имеющие малолетних детей или детей-инвалидов;
  • граждан, ухаживающих за тяжелобольными;
  • родителей-одиночек.

В отношении остальных работников действует стандартное правило: если работодатель командировал их в рабочую поездку, то это равноценно выполнению обычных трудовых обязанностей.

Порядок оформления командировки

Несмотря на то, что в 2015 году командировочное удостоверение было отменено, рабочие поездки сотрудников компании требуют заполнения значительного количества бумаг. Целесообразно рассмотреть весь процесс оформления поэтапно.

Этап 1: Оформление приказа руководителя организации

Сотрудник кадровой службы составляет приказ об отправке работника в командировку (№ Т-9а), в котором указывает:

  • Ф.И.О. сотрудника и его должность;
  • Наименование принимающей организации;
  • Место отправки (город, район, страна);
  • Срок пребывания в поездке.

Руководитель компании подписывает документ и передает его в отдел кадров.

Этап 2: Ознакомление сотрудника, оформление выездных документов

Специалисты отдела кадров заказывают выезжающему сотруднику билеты и бронируют для него номер в гостинице. После этого его приглашают для ознакомления с документом и просят его расписаться в Журнале учета командированного персонала, куда вносится соответствующая запись.

Командированному лицу выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.

Этап 3: Вопросы, решаемые бухгалтерией

На основании приказа о рабочей поездке бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:

  • 700 рублей – в случае поездок по территории РФ;
  • 2 500 рублей – при перемещении за пределы страны.

Если руководитель принял решение о более крупных суммах выплат, то с превышения указанных лимитов выплачивается НДФЛ.

Этап 4: Табель рабочего времени

Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:

  • Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
  • Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.

Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.

Этап 5: Прибытие работника из поездки

После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.

Если работник выезжал в командировку на личном транспортном средстве, то он составляет служебную записку, в которой указывает размер понесенных затрат, подтверждаемых квитанциями. Эти расходы возмещает сотруднику работодатель.

Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.

Источник: https://www.yuriste.ru/zhurnal-registracii-komandirovochnyh-udostoverenii-obrazec-zhurnal/

Журнал регистрации командировок обложка

Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

В организации необходима регистрация всех оформляемых документов, так как велика опасность их утери. Все документы фиксируются в специальных журналах. Командировочные удостоверения – это документы, которые привозят с собой работники из командировок. Данные о них тоже должны вноситься в специальный журнал.

Скачать пример заполнения подобного документа Вы сможете в конце этой статьи.

После приезда из командировки у сотрудника есть два дня на то, чтобы предоставить в свою организацию данные документы:

  • авансовый отчет, в котором отражена потраченная сумма денег;
  • командировочное удостоверение, в котором упомянуты все места, куда ездил сотрудник;
  • служебное задание с приложенным отчетом о работе, которая была проделана.

Лицо, ответственное за принятие данных документов (обычно это кадровик), регистрирует и подшивает предоставленные документы перед отправкой на хранение.

Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим для фиксации этих удостоверений, полученных от работников.

Только кадровый работник имеет право хранить и вести этот документ. Если кто-то другой из сотрудников хочет получить доступ к этому журналу, то ему нужно предъявить письменное распоряжение.

Как заполнять журнал регистрации командировочных удостоверений?

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Обложка журнала должна отражать следующую информацию:

  • наименование предприятия;
  • дата, с которой начал заполняться документ;
  • рядом должна находиться графа, в которой будет зафиксирована дата, когда ведение журнала будет прекращено (по окончании листов в журнале).

Когда работник возвращается из командировки, данные о его командировочном удостоверении заносятся в этот журнал.

В таблицу необходимо вносит следующие данные:

  • ФИО сотрудника, предъявившего удостоверение;
  • его должность;
  • место, куда отправлялся сотрудник;
  • номер регистрируемого удостоверения;
  • ФИО лица, подписавшего это удостоверение;
  • время фактического пребывания в командировке (когда отбыл, когда прибыл);
  • подпись сотрудника, передавшего заявление (подтверждение факта ознакомления с записью в журнале и согласия с ней);

Статьи по теме

Расскажем, как заполнить и вести книгу учета командировок сотрудников предприятия. Научим оформлять такой журнал в электронном виде.

Скачайте документы по теме:

Для чего вести журнал регистрации командировочных удостоверений

С 2015 года обязанность оформлять командировочные удостоверения и служебные задания отменили. Теперь служебную поездку сотрудника по заданию работодателя подтверждает только приказ о направлении в командировку.

Образец приказа о направлении сотрудника в командировку

Многие работодатели до сих пор используют при оформлении служебных поездок наряду с приказом и второй документ — командировочное удостоверение.

С ним легче контролировать начало и завершение командировки, факт того, что работник выполнил поручение.

Наличие командировочного удостоверения облегчает и самому работнику передвижение по территории предприятия, куда его направили со служебным заданием.

Обратите внимание! Если предприятие использует при оформлении служебных поездок сотрудников командировочные удостоверения, это необходимо закрепить локальным нормативным актом, например, Положением о командировках.

Независимо от того, выдает организация сотрудникам командировочные удостоверения или нет, служебную поездку надо зафиксировать. Для этого на предприятии ведут специальный журнал учета работников, которые выбывают в командировку, или журнал регистрации командировочных удостоверений.

Удобнее объединить всю информацию о командировках в одном журнале. Тогда не придется поднимать все приказы, чтобы получить нужную информацию о деталях командировки. Работодатель, в соответствии с действующим законодательством, может сам решать, использовать ли в делопроизводстве организации такой журнал.

Вести журнал учета регистрации командировочных удостоверений, как правило, поручают сотруднику, в функционал которого входит оформление документов на служебные поездки, — кадровику или секретарю. Ответственного назначают приказом руководителя. Главное, чтобы эта обязанность была прописала в должностной инструкции исполнителя.

Форма журнала регистрации командировочных удостоверений

До 2015 года компании использовали форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 №739н. Сейчас приказ отменен, но многие организации до сих пор используют эту форму.

Журнал регистрации командировочных удостоверений, образец, который вы используете в делопроизводстве в вашей компании, нужно утвердить локальным актом или, например, инструкцией по делопроизводству. Разрабатывая собственную форму учета такой книги, продумайте, какие сведения нужно в нее внести, чтобы информацию о служебных поездках была максимально полной.

Журнал удобнее вести в табличной форме. Внутри предусмотреть такие графы:

  • номер и дата приказа о направлении сотрудника в командировку;
  • основание для направления в командировку (реквизиты служебной записки, номер и дата договора);
  • номер и дата командировочного удостоверения;
  • ФИО сотрудника, который едет в командировку;
  • должность командируемого и структурное подразделение, в котором он числится;
  • населенный пункт и наименование организации, куда направляют сотрудника;
  • продолжительность командировки — дата начала и завершения;
  • цель служебной поездки.

Образец журнала учета командировочных удостоверений

Следует заметить, что согласно Положению № 749 бумажное оформление всех требуемых документов для учета командировок занимало значительную часть рабочего времени, причем неоправданную, поскольку данные всей этой документации практически просто дублировались из одного в другой бланк.

Журнал регистрации командировок

Источник: https://document-expert.ru/novosti/zhurnal-registratsii-komandirovok-oblozhka.html

Журнал регистрации командировочных удостоверений образец

Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

Поездки сотрудников предприятия в другую местность на определенный срок с целью выполнения служебных поручений, данных руководителем, признаются командировками (ст. 166 ТК РФ).

Законодатель гарантирует сохранение работникам во время отсутствия (ст. 167 ТК РФ):

  • выплату заработной платы не ниже, чем среднемесячный размер из расчета предыдущих 12 месяцев (или фактического периода работы);
  • оплату за работу в выходные и праздничные дни  — в двукратном размере или предоставление отдыха в другое время;
  • сохранение рабочего места и должности, какую занимал командированный сотрудник до отъезда по служебным делам вне зависимости от срока выполнения поручения.

Помимо того, работодатель обязан взять на себя все денежные расходы, связанные с поездкой и компенсировать направляемому в командировку сотруднику:

  • оплату проезда к пункту назначения для выполнения поставленных целей и возвращение к постоянному месту работы и жительства;
  • затраты на проживание (в гостинице или арендуемом жилом помещении);
  • суточные (на питание, находясь вне дома);
  • другой траты денег, в интересах качественного и полного исполнения полученного задания.

Для того чтобы все эти выплаты были правомерно отражены в бухгалтерском учете, необходимо командировку каждого сотрудника оформить документально должным образом.

Постановление Правительства, вынесенное «13» октября 2008 года за № 749 и утвердившее Положение, которое акцентировало внимание на особенностях направления работников в служебные командировки, в пункте 8 оговаривало:

порядок и формы, позволявшие вести учет сотрудников, командированных одной организацией и прибывших в другое учреждение для выполнения поставленных целей, определялись Минтруда и социальной защиты РФ.

«11» сентября 2009 года в соответствии с этим пунктом был издан Приказ Министерства здравоохранения и социального развития № 739н, зарегистрированный в Министерстве юстиции РФ за № 15008 от «13» октября 2009 года, утвердившем:

  • порядок, в котором должен был вестись учет выбывших в служебную поездку в организации, направившей работника и прибывших для выполнения определенных целей работников в учреждении, куда он был командирован;
  • унифицированные формы журнала для учета командированных сотрудников в направляющих в служебную поездку людей и отдельно для организаций, в какой эти люди должны выполнять поставленные цели во время командировки.

Следует заметить, что согласно Положению № 749 бумажное оформление всех требуемых документов для учета командировок занимало значительную часть рабочего времени, причем неоправданную, поскольку данные всей этой документации практически просто дублировались из одного в другой бланк.

Для того чтобы направить работника в командировку, было необходимо:

  1. написать руководителю служебное задание, которое сотрудник должен выполнить вне своего основного рабочего места в предполагаемые сроки;
  2. издать приказ о направлении конкретного работника (группы людей) в командировку;
  3. выписать командировочное удостоверение каждому направляемому сотруднику с повторением всех данных, уже упомянутых в служебном задании и приказе;
  4. зарегистрировать в журнале выезд работников для выполнения целей, поставленных перед командированными сотрудниками, опять повторяя пункт назначения и номер выписанного удостоверения.

По приезду к месту, куда был командирован человек, нужно было снова зарегистрировать его командировочное удостоверение, отметив дату прибытия, а по окончанию выполнения работ – дату убытия из организации, в какую его командировали.

Своим Постановлением № 1595, вынесенным «29» декабря 2014 года, Правительство России упразднило обязательство оформлять письменно служебное задание и удостоверение при направлении работников в служебные поездки, признанные командировками, упростив и предоставление документов, требуемых для авансового отчета.

Однако оставалось непонятным как заполнять журналы регистрации, требующие указания номера командировочного удостоверения.

Только «29» июля 2015 года за № 771 Правительством России выносится новое Постановление, отменяющее вообще пункт 8 действующего Положения № 749.

Отменив обязательность вести учет командировок, согласно установленного ранее порядка, оставался действующим Приказ № 739н, их утвердивших.

Наконец, изданный «17» сентября 2015 года Министерством труда и социальной защиты РФ Приказ за № 646н, зарегистрированный в министерстве юстиции «05» октября 2015 года за № 39143, окончательно признал утратившим законную силу действие Приказа № 739н.

В 2017 году, на основании всех внесенных изменений в законодательные и правовые акты, регулирующие вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки, упрощено оформление необходимых документов.

Ведение журналов регистрации командированных сотрудников отменено.

Но, как и другими унифицированными формами для ведения статистики и учета командировок, отдельные работодатели предпочитают пользоваться и далее, утвердив необходимость этих документов в локальных актах, действующих в пределах организации, что не противоречит закону.

Образец журнала для ведения регистрации выезжающих в командировку работников

ЖУРНАЛ

учета работников, направленных в командировки

в ООО «Алмаз»

(наименование предприятия, учреждения, организации)

№ п/пЛичные данные командированного сотрудника(фамилия, имя,  отчество)Занимаемая должность, профессия, структурное подразделение№ командировочного удостоверенияЛичные данные должностного лица, должность работника, подписавшего командировочное удостоверение(фамилия, имя, отчество)ДатаПодпись командированного работника в получении командировочного удостоверения
фактического выбытияфактического прибытия
1ФроловСергей ИвановичМенеджер по продажам126Директор ООО «Алмаз»Полищук Вадим Владимирович28.02.201703.03. 2017

На что следует обратить внимание при ведении журналов, регистрирующих отбывающих или прибывающих в командировку сотрудников?

Если в организации продолжают вести учет убывших в служебную командировку работников, или наоборот, прибывших из других учреждений (предприятий), можно скачать форму для заполнения в интернете, или разработать свою, дополнив необходимые графы.

Поскольку регистрационный журнал в 2017 году не будет затребован ни одним контролирующим органом, не принимается во внимание при бухгалтерском учете командировочных расходов, нет обязательной унифицированной формы и его ведения.

Все же, если он ведется, стоит придерживаться основных правил делопроизводства:

  • указать начало его ведения, по окончанию ведения – дату, когда закончен;
  • страницы должны быть пронумерованы, прошиты, концы нитей закреплены с указанием ответственного лица, назначенного руководителем за его ведение, его личной подписью и росписью начальника.

Подписи скрепляются печатью;

  • записи должны вестись аккуратно, в случае описки или допущенной ошибки, исправление нужно заверить подписью лица, ответственного за ведение журнала;
  • по окончанию ведения документы такого рода хранятся в течение 5 лет.

Что должно быть отражено в содержание журнала регистрации командировок?

Как в любом регистрационном журнале, при ведении учета командированных сотрудников (убывших с предприятия или прибывших с другой организации), необходимо указать:

  1. порядковый номер записи (практически и являющийся регистрационным номером);
  2. данные о сотруднике, выезжающем в командировку или приехавшем для выполнения порученного задания;
  3. фактические сроки, когда человек уехал из одной организации и прибыл в другую, либо наоборот (если ведется учет прибывших сторонних работников в командировку);
  4. подпись лица, направленного в командировку.

Вместо послесловия

Хочется добавить еще раз, что в 2017 году для оформления направления в служебную командировку, достаточно письменного приказа руководителя предприятия.

Для учета расходов, связанных с поездкой и отнесением их на производственные нужды необходим только авансовый отчет вернувшегося из поездки сотрудника с предоставлением подлинников расходных (платежных) документов на проезд или оплату жилья.

vse-o-trude.ru

Журнал заполняют по желанию

Источник: https://uridicheskoelico.guru/rabota-s-kadrami/zhurnal-registratsii-komandirovochnyh-udostoverenij-obrazets.html

Журнал командировочных удостоверений: скачать образец, нужно ли вести учет и регистрацию, правила заполнения

Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

В каждой организации должен вестись учет и регистрация оформляемой документации.

Четкое ведение этого процесса позволяет снизить риск возникновения проблем с отчетностью, утерей бумаг и других подобных недоразумений.

Информация об оформляемых документах в большинстве случаев вносится в соответствующий журнал, разработанный специально для этой цели.

Учету подлежит документация, касающаяся командировок. В частности, на предприятии должна вестись регистрация командировочных удостоверений.

Назначение документа

Командировочное удостоверение представляет собой документ, в котором фиксируется информация о командировке. В частности, о месте, в которое был отправлен сотрудник, а также о других подробностях данного мероприятия.

Удостоверение указанного типа выдается специалисту перед его отправкой в командировку.

По возвращению на рабочее место работник сдает документ руководителю в течение 3-х дней.

Он принимается и регистрируется в специальном журнале ответственным лицом. В основном в качестве такового выступает кадровик, назначенный для выполнения данного действия работодателем.

Главное предназначение журнала – регистрация и учет командировочных удостоверений. В случае возникновения необходимости руководитель может найти в нем нужную информацию, касающуюся этого вопроса.

Обязательно ли вести учет и регистрацию?

Важно отметить, что в настоящее время командировочное удостоверение не является документом, обязательным для заполнения.

Данную бумагу можно заменить билетом, на котором сотруднику ответственными специалистами делается отметка о прибытии работника на место командировки и выбытии из такового.

Из этого можно сделать вывод, что и журнал, созданный для учета и регистрации подобных документов, перестал иметь статус обязательного.

Несмотря на отмену обязательной необходимости ведения, многие работодатели продолжают их заполнять. Если на предприятии командировочные удостоверения не оформляются, то, следовательно, осуществлять их учет и регистрацию не нужно.

В такой ситуации учету подлежат документы, используемые вместо них. К примеру, билет, на котором ставится отметка о прибытии и выбытии из командировки.

Важно учитывать, что у командировочных удостоверений есть определенный срок сдачи руководителю. По возвращению из командировки сотрудник должен сдать документ в течение нескольких дней.

Технология, необходимость и правила заполнения документации должны быть установлены руководителем предприятия. Информация такого характера отражается в локальных нормативных документах фирмы.

Как оформить?

Журнал, в котором регистрируется командировочные удостоверения, как было указано ранее, не является обязательным документом. Именно поэтому унифицированной формы для его оформления не предусмотрено.

Работодатель вправе разработать собственный образец, или заполнять документ аналогично тому, как заполняются другие книги подобного назначения.

В стандартном виде журнал регистрации заполняется по следующей схеме:

  • Обложка. На ней следует отражать информацию такого характера:
    • полное название компании;
    • дата начала ведения;
    • дата окончания ведения. Заполняется при необходимости. В период заполнения журнала данная графа пустует.
  • Основная часть. Представляет собой таблицу, в которую вносятся данные о сотруднике, командировочное удостоверение которого регистрируется. Отражению подлежат такие сведения:
    • инициалы трудящегося;
    • занимаемая специалистом должность;
    • описание места, в котором работник пребывал в командировке;
    • номер командировочного удостоверения;
    • инициалы ответственного специалиста;
    • фактическая длительность командировки, точная дата прибытия и выбытия;
    • подпись специалиста.

Подпись сотрудника выступает в качестве его согласия с информацией, указанной в журнале. Перед тем как ее оставить, работнику необходимо тщательно проверить подлинность данных.

Скачать образец

Скачать пример журнала выдачи – ссылка.

Выводы

Журнал в настоящее время, как и сами командировочные удостоверения, является документом, необязательным для ведения. Унифицированной формы для его заполнения нет.

Компания вправе как вести, так и не вести такой журнал. В случае его оформления необходимо придерживаться стандартных правил.

В форме отражается информация об удостоверении, специалисте, его предоставившем, подробностях командировки.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/obraztsy-dokumentov/zhurnal-komandirovochnyh-udostoverenij.html

Журнал регистрации командировочных удостоверений – Бухгалтерия

Журнал регистрации командировочных удостоверений: скачать

Поездки сотрудников предприятия в другую местность на определенный срок с целью выполнения служебных поручений, данных руководителем, признаются командировками (ст. 166 ТК РФ).

Законодатель гарантирует сохранение работникам во время отсутствия (ст. 167 ТК РФ):

  • выплату заработной платы не ниже, чем среднемесячный размер из расчета предыдущих 12 месяцев (или фактического периода работы);
  • оплату за работу в выходные и праздничные дни  – в двукратном размере или предоставление отдыха в другое время;
  • сохранение рабочего места и должности, какую занимал командированный сотрудник до отъезда по служебным делам вне зависимости от срока выполнения поручения.

Помимо того, работодатель обязан взять на себя все денежные расходы, связанные с поездкой и компенсировать направляемому в командировку сотруднику:

  • оплату проезда к пункту назначения для выполнения поставленных целей и возвращение к постоянному месту работы и жительства;
  • затраты на проживание (в гостинице или арендуемом жилом помещении);
  • суточные (на питание, находясь вне дома);
  • другой траты денег, в интересах качественного и полного исполнения полученного задания.

Для того чтобы все эти выплаты были правомерно отражены в бухгалтерском учете, необходимо командировку каждого сотрудника оформить документально должным образом.

Постановление Правительства, вынесенное «13» октября 2008 года за № 749 и утвердившее Положение, которое акцентировало внимание на особенностях направления работников в служебные командировки, в пункте 8 оговаривало:

порядок и формы, позволявшие вести учет сотрудников, командированных одной организацией и прибывших в другое учреждение для выполнения поставленных целей, определялись Минтруда и социальной защиты РФ.

«11» сентября 2009 года в соответствии с этим пунктом был издан Приказ Министерства здравоохранения и социального развития № 739н, зарегистрированный в Министерстве юстиции РФ за № 15008 от «13» октября 2009 года, утвердившем:

  • порядок, в котором должен был вестись учет выбывших в служебную поездку в организации, направившей работника и прибывших для выполнения определенных целей работников в учреждении, куда он был командирован;
  • унифицированные формы журнала для учета командированных сотрудников в направляющих в служебную поездку людей и отдельно для организаций, в какой эти люди должны выполнять поставленные цели во время командировки.

Следует заметить, что согласно Положению № 749 бумажное оформление всех требуемых документов для учета командировок занимало значительную часть рабочего времени, причем неоправданную, поскольку данные всей этой документации практически просто дублировались из одного в другой бланк.

Для того чтобы направить работника в командировку, было необходимо:

  1. написать руководителю служебное задание, которое сотрудник должен выполнить вне своего основного рабочего места в предполагаемые сроки;
  2. издать приказ о направлении конкретного работника (группы людей) в командировку;
  3. выписать командировочное удостоверение каждому направляемому сотруднику с повторением всех данных, уже упомянутых в служебном задании и приказе;
  4. зарегистрировать в журнале выезд работников для выполнения целей, поставленных перед командированными сотрудниками, опять повторяя пункт назначения и номер выписанного удостоверения.

По приезду к месту, куда был командирован человек, нужно было снова зарегистрировать его командировочное удостоверение, отметив дату прибытия, а по окончанию выполнения работ – дату убытия из организации, в какую его командировали.

Своим Постановлением № 1595, вынесенным «29» декабря 2014 года, Правительство России упразднило обязательство оформлять письменно служебное задание и удостоверение при направлении работников в служебные поездки, признанные командировками, упростив и предоставление документов, требуемых для авансового отчета.

Однако оставалось непонятным как заполнять журналы регистрации, требующие указания номера командировочного удостоверения.

Только «29» июля 2015 года за № 771 Правительством России выносится новое Постановление, отменяющее вообще пункт 8 действующего Положения № 749.

Отменив обязательность вести учет командировок, согласно установленного ранее порядка, оставался действующим Приказ № 739н, их утвердивших.

Наконец, изданный «17» сентября 2015 года Министерством труда и социальной защиты РФ Приказ за № 646н, зарегистрированный в министерстве юстиции «05» октября 2015 года за № 39143, окончательно признал утратившим законную силу действие Приказа № 739н.

В 2017 году, на основании всех внесенных изменений в законодательные и правовые акты, регулирующие вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки, упрощено оформление необходимых документов.

Ведение журналов регистрации командированных сотрудников отменено.

Но, как и другими унифицированными формами для ведения статистики и учета командировок, отдельные работодатели предпочитают пользоваться и далее, утвердив необходимость этих документов в локальных актах, действующих в пределах организации, что не противоречит закону.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы

Бумага: белая, высокого качества
Обложка: золотистый картон 
Съемная обложка из прозрачного ПВХ

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Работодатели ведут учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему.

Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:

  • журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Кроме того, работодатель обеспечивает хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.  

Вид основного раздела журнала

Несмотря на то что в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст.

313 НК РФ журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета, в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы (по запросу налоговых органов) в качестве косвенных доказательств при признании в налоговом учете организациями-исполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам, как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на служебные командировки.

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” (изменения внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).

Служебное задание и командировочное удостоверение перестали быть документами, обязательными для применения.

Работники направляются в командировки на основании решения (а не распоряжения как было ранее) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. 

Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н) признаны утратившими силу (Приказ Минтруда России от 17.09.2015 N 646н).

Источник: http://www.HR-OK.ru/e-store/personnel_registration/5136/

Журнал регистрации командировочных удостоверений образец скачать

Источник: https://analyzbuhuchet.ru/zhurnal-registracii-komandirovochnyx-udostoverenij.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.