Журнал регистрации приказов (скачать)

Содержание

Книга приказов: как вести правильно, образец

Журнал регистрации приказов (скачать)

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  • срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  • большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
  2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  • трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  • прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  • перемещение между должностями;
  • совмещение сотрудника;
  • совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  • порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  • направление в командировку;
  • оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  1. указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
  2. указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
  3. внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
  4. документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
  5. простановка печати фирмы;
  6. наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  • титулка;
  • список лиц, ответственных за ведение Книги;
  • главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  3. дата заведения отчетной тетради;
  4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  • реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  • подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  1. порядковый номер подписанного документа;
  2. дата подписания и регистрации Приказа;
  3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
  4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

  • В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
  • К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  • КМ – оформление командировок;
  • ЛС – распорядительные документы по личному составу;
  • О – предоставление любого из видов отпуска.

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость  в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение

Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/kniga-prikazov

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов (скачать)

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Источник: https://ppt.ru/forms/prikazi/journal

Скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности в 2020 году – форма, бланк, эксель, электронный

Журнал регистрации приказов (скачать)

Документы, которые имеют значение для организации, отображаются в специальном журнале. Чтобы он имел юридическую силу, к оформлению требуется подойти со вниманием.

Для чего нужен

Каждое предприятие обязано завести журнал, так как с его помощью можно оптимизировать и упростить работу с документацией.

Стандартными ситуациями, для которых требуется документ, являются:

  • провести быстрый поиск по реквизитам документа и проверить основные положения;
  • оценить количество приказов определенного вида на предприятии;
  • зафиксировать день оформления приказа, чтобы подтвердить его существование при возникновении претензий.

Законодательство обязывает юридические лица и предпринимателей вести журнал. Вид документации, которые подлежат регистрации, указаны в приказе Министерства Культуры России №558 от 2010 года.

Согласно внутренним правилам, прошлые журналы требуется хранить в организации, утилизации они не подлежат. Если в журналах есть информация, которую можно использовать в научно-правовых целях, они передаются в государственный архив. На предприятии издается соответствующий приказ.

Журнал заводится при регистрации организации и заполняется, пока фирма не прекратит свое существование. Причиной для создания нового документа является окончание места для внесения записей в предыдущем журнале.

Рекомендуется покупать тетради с большим количеством страниц. Законом не разрешается досрочно закрывать журналы, если они не были испорчены или утеряны.

Какие приказы нужно регистрировать

Приказы по основной деятельности подготавливаются руководителем или уполномоченными специалистами подразделений. Исключениями являются сложные вопросы, которые требуют созыва специальной комиссии или проведения собрания с начальниками нескольких подразделений.

В отличие от документов по личному составу или направленных в отдел кадров, приказы по основной деятельности не относятся к определенному человеку. Они оформляются на всю организацию.

Стандартными примерами приказов являются:

  • о создании нового подразделения;
  • о назначении генерального директора;
  • об утверждения новых правил оформления внутреннего договора;
  • об изменении штатного расписания;
  • о появлении на предприятии безналичного расчета;
  • о требованиях к охране коммерческой тайны;
  • о сокращении числа сотрудников;
  • об установлении материальной ответственности целого подразделения;
  • об изменении форма расчетного листка.

Работодатели обязаны регистрировать приказы, которые меняют или устанавливают локальные правила для большей части сотрудников. Одинаковую важность имеют распоряжения для руководящих и обычных должностей.

В стандартный распорядительный акт входит:

  • система планирования организации;
  • решения о хозяйственной деятельности;
  • построение новой стратегии продаж;
  • изменение формы отчетности;
  • планы по развитию бизнеса.

Требования к оформлению

Если работодатель решил вручную заполнять журнал регистрации приказов, требуется проставить нумерацию на каждом листе, затем прошить все листы вместе. На последней странице приклеивается наклейка, на которой вписывается количество прошитых листов в документе, ФИО сотрудника, подпись и печать.

Наклейку имеет право заполнять уполномоченное лицо (тогда проставляется его должность) или руководитель. Печать организации требуется проставлять так, чтобы хотя бы треть заходила на наклейку.

Законодательством разрешено заводить новый журнал раз в год, однако можно и чаще, если старый закончился. Нумерация страниц в новом журнале начинается сначала, наклейка и титульный лист также заполняются с нуля.

Законодательством не установлена единая форма для заполнения журнала, обязанность разработать бланк документа.

В стандартном журнале должны быть следующие страницы:

  • титульный лист;
  • несколько страниц с перечислением всех исполнительных лиц, которые имеют право делать записи в журнале;
  • главный раздел, в котором регистрируются приказы по основной и другим видам деятельности.

Фирма может добавлять другие разделы, например, для дополнительных соглашений к приказам. На титульном листе требуется отразить:

  • название компании полностью;
  • название документа;
  • время составления журнала учета;
  • последний день ведения документа.

На страницах об ответственных специалистах разрешено записывать:

  • ФИО уполномоченных граждан полностью;
  • ссылки на бумаги, которые дают сотрудникам новые полномочия (например, приказ);
  • подписи сотрудника, которые подтверждают ответственность за предоставление неверных сведений;
  • даты, в течение которых граждане несут ответственность за журнал.

Основной раздел является самым обширным, в него разрешено вносить следующие сведения:

  • порядковый номер записи;
  • реквизиты документа, дата и номер;
  • количество листов, из которых состоит приказ;
  • ФИО полностью и должность специалиста, в отношении которого был выпущен приказ.

Номера проставляются без перерывов по всему журналу, даже если на странице нет записей. Номера приказа присваиваются в соответствии с внутренним распорядком компании. Чаще всего ставят индекс и цифровой номер.

В разделе «Вид приказа» требуется проставить действие, которое было выполнено в отношении человека, например, увольнение, повышение, прием на работу, взыскание штрафа, выход в декретный отпуск и т.д.

В любую запись вносятся основания для внесения в журнал, например, трудовой договор, заявление человека, составление дополнительного соглашения, доверенности, оформление уведомления сотрудника.

Форма журнала и скачать бланк

Законодательством не установлено единой формы для организаций. На работодателе лежит ответственность за разработку, проверку и утверждение бланка. В него разрешено добавлять любые поля, удовлетворяющие потребностям фирмы. Журнал оформляется в электронном и бумажном виде.

Традиционный журнал требуется пронумеровать, прошить и скрепить печатью. Чтобы подписаться в журнале, требуется поставить ФИО уполномоченного лица полностью и расшифровать подпись. На наклейку ставится число прошитых листов и инициалы руководителя фирмы.

Ответственное лицо расписывается на наклейке, с этого момента журнал получает юридическую силу. Если нарушить процесс оформления, документ не будет считаться значимым.

Скачать бланк журнала можно по ссылке.

Как заполнить и его образец

Стандартный образец журнала включает таблицу, в которой содержаться следующие графы:

  • номер записи по порядку;
  • время издания оригинального приказа;
  • наименование документа полностью;
  • несколько предложений о содержании приказа;
  • ФИО сотрудника, который несет ответственность за выполнение приказа;
  • если есть, то примечания и комментарии.

Структура таблицы не является обязательной, можно добавлять любое количество столбцов для внесения новых записей. Например, многие добавляют графу о списке сотрудников, которые ознакомились с оригинальным приказом и поставили свои подписи или как-либо отреагировали. Можно внести номера страниц, приложенных к документу, если есть.

Титульный лист должен содержать всю информацию о компании, директоре и всех сотрудниках, которые несут ответственность за журнал.

Он может быть простой тетрадкой в линейку, которую разделили на необходимое количество столбцов. Главное, чтобы ее хватило на 365 дней.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности:

Что не должно быть

В журнал регистрации нельзя вносить:

  • исправления;
  • необоснованные перечеркивания;
  • подчистки;
  • измененные или дополненные записи;
  • вырванных или порванных страниц.

Небольшие ошибки можно исправлять, аккуратно зачеркнув запись, поставив рядом подпись и вписав верные данные.

Срок хранения

Статьей 358 о перечне типовых управленческих документов, опубликованной Росархивом в 2000 году, установлен срок хранения журнала. Он составляет все время действия организации, но не более 75 лет. Приказ о сдаче журнала в госархив также хранится в течение 75 лет.

В электронном виде

Электронный журнал представляет собой компьютерный файл с таблицами, которые работодатели обязаны защищать от правок и доступа сотрудников. Форма и правила ведения документа совпадают с теми, которые установлены для бумажной версии.

Если налоговая служба решила устроить проверку и просит журнал, его можно распечатать в любой форме. Главное, чтобы у документа была обложка, титульный лист, нумерация страниц, прошитые листы, заверение и проставление печати.

Когда журнал передается в архив, требуется проверить его читаемость и полноценность данных. Документ печатается на качественной бумаге.

Рекомендуется отделять приказы по личному составу, которые считаются документами по внешнему движению, от бумаг по основной деятельности и внутреннему движению специалистов.

Первые документы часто требуются отделу кадров для составления отчетности и статистики о приеме на работу и увольнении, переводе на другие должности и т.д. Эти бумаги удобно распечатывать из электронного журнала.

Журнал регистрации приказов обязательно формируется на любом предприятии. Юрисдикция документа может распространяться на всех работников сразу, на руководство или на отдельные лица. Он требуется для наведения порядка в документах.

Журнал хранится в течение всего времени действия фирмы, его проверяет налоговая служба.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/skachat-obrazec-zhurnala-registracii-prikazov-po-osnovnoj-dejatelnosti/

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Журнал регистрации приказов (скачать)

Последние изменения: Январь 2020

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  • оплата труда, доплаты и премирование;
  • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  • дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  • утверждения обновления штатного расписания;
  • назначения работников на руководящие посты;
  • сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

 

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  2. Название распорядительного документа.
  3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
  2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2020 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/

Журнал регистрации приказов образец бланк

Журнал регистрации приказов (скачать)

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов.

Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.

К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Требования к оформлению журнала

  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.).

    Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.

  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.

  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.

  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Журнал регистрации приказов

Все издаваемые приказы и распоряжения руководства на предприятии по личному составу удобно регистрировать в едином журнале. В данной статье предлагаем скачать примерный образец журнала регистрации приказов по личному составу.

Основное предназначение данного журнала состоит в систематизации информации об издаваемых приказах, в упрощении контроля за их исполнением и движением и их поиска.

Бланк журнала регистрации приказов по личному составу разрабатывается на предприятии самостоятельно в зависимости от требований конкретной компании. Представленный ниже образец – это один из возможных вариантов оформления данного документа.

Регистрации и систематизации подвергаются не только приказы, но и другие документы: например, для учета трудовых книжек может быть применен такой журнал, для регистрации командировочных удостоверений — этот журнал, журнал для регистрации платежных ведомостей можно скачать здесь.

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу?

Каждому приказу присваивается номер, под которым он регистрируется в журнале. Номер может включать как буквенные обозначение, так и цифровые, возможны различные их сочетания. Буквенные обозначения могут зависеть от типа приказа или отражать принадлежность к определенному подразделению.

Буквенные обозначение очень удобны прежде всего тем, что позволяю быстро найти нужны документ. Например, буква «О» может означать, что приказ составлен при отправлении работника в отпуск. «В» проставляется на приказах о дисциплинарных взысканиях, об объявлении выговора, «КМ» — приказы на командировку и т.д.

Разработка и ведение журнала регистрации приказов может быть возложена на работника кадровой службы или делопроизводителя (секретаря, офис-менеджера).

Бланк журнала может содержать следующие графы:

  • Регистрационный номер приказа;
  • Дата его оформления;
  • Краткое содержание документа;
  • Лицо, подписывающее и утверждающее распоряжение;
  • Лицо, являющееся исполнителем;
  • Перечень лиц для ознакомления;
  • Место, куда передается документ;
  • Подпись ответственного лица в получении приказа;
  • Отметка об исполнении и направлении в дело.

Примерный образец журнала представлен для скачивания ниже. Бланк имеет формат xls, вы можете его скачать и изменить в соответствии с нуждами вашей организации.

Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу – ссылка.

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу?

На крупных предприятиях с солидной численностью сотрудников, кадровая служба обязана использовать журнал регистрации приказов по личному составу. Это незаменимый документ для анализа и контроля распоряжений руководства организации. Использование журнала помогает кадровым службам быстро и эффективно выполнять работу, вести качественный документооборот.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Зачем нужен журнал?

Законодательством не предусмотрено наказание за отсутствие журнала по основной деятельности компании, не установлены главные указания к его оформлению. Компании разрабатывают свой формат журнала, руководствуясь законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

В журнале отражаются все издаваемые руководством распоряжения в отношении персонала. Ведение такого документа дает возможность отследить действующее распоряжение, хронологию издания, сориентироваться и быстро найти необходимый приказ.

В журнале фиксируется вся трудовая деятельность сотрудников на предприятии.

При возникновении судебных разбирательств между руководством компании и персоналом, журнал будет являться существенным доказательством.

Обязательно ли вести такой журнал? Нет, но это очень удобно. Однако, если вы откажетесь от такого документа, никто вас не оштрафует.

Личный состав – весь персонал компании (постоянный и временный), занятый в трудовой сфере компании.

Официальные трудовые отношения между организацией и работником возникают после подписания договорных отношений. После подписание договора с двух сторон, сотрудник автоматически зачисляется в штат.

Здесь можно подробно почитать о том, что такое “штат” и “штатное расписание”.

Что необходимо фиксировать в документе?

В журнал вносятся приказы, которые имеют отношения к рядовому персоналу компании. К основным таким приказам относятся:

Распоряжения, касающиеся руководителей компании, не заносятся в журнал.

Скачайте бесплатно бланк журнала учета приказов по личному составу.

Правила ведения

Обязанность по вводу данных в журнал лежит на сотруднике, который занимается учетом кадровой документации. Обычно эта сфера деятельности осуществляется сотрудниками кадровой службы.

Журнал не является унифицированным документом, но при его оформлении следует придерживаться основных правил оформления:

  • даты начала/завершения ведения журнала;
  • название компании;
  • персональные данные работника, который ведет журнал;
  • время хранения.

Основная часть обычно оформляется в таблицу, в которой необходимо отразить следующую информацию:

Образец журнала:

Журнал может иметь электронный и рукописный вид. При оформлении журнала в рукописном виде, важно обратить внимание на необходимость защиты страниц от повреждения и потери.

Листы должны быть не только пронумерованы, но и прошиты, заверены печатью и подписью директора (доверенным лицом директора).

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.